Einen Themenabend Schritt für Schritt organisieren

Ein Themenabend gelingt, wenn Programm, Raum und Technik früh aufeinander abgestimmt sind. Beginne mit Datum, Ort und dem Ablauf, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und Reservierungen. In den letzten Tagen prüfst du Kostüme, Requisiten, Texte und Cues und richtest den Saal so ein, dass Eingang, Garderobe und Laufwege funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Vorstellung und Programm festlegen
2 Personen
3
Einladungen erstellen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Reservierungen vornehmen
8
Ablaufplan ausdrucken
9
Besucherliste drucken
10
Programmhefte falten
2 Personen
11
Dekorationsteile prüfen
2 Personen
12
Kostüme prüfen
2 Personen
13
Requisiten sortieren
2 Personen
14
Texte und Cues bereitlegen
2 Personen
15
Getränke einkaufen
2 Personen
16
Snacks einkaufen
2 Personen
17
Getränke kalt stellen
2 Personen
18
Snacks vorbereiten
3 Personen
19
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
20
Eingangstresen einrichten
2 Personen
21
Garderobe einrichten
2 Personen
22
Saal räumen
4 Personen
23
Tische aufstellen
3 Personen
24
Stühle aufstellen
4 Personen
25
Laufwege freimachen
2 Personen
26
Dekor aufbauen
4 Personen
27
Dekoration sicher befestigen
2 Personen
28
Requisiten bereitstellen
2 Personen
29
Tontechnik anschließen
2 Personen
30
Beleuchtung anschließen
2 Personen
31
Mikrofone testen
2 Personen
32
Lichtmodi testen
2 Personen
33
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
34
Toiletten kontrollieren
2 Personen
35
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
36
Kostüme bereitlegen
2 Personen
37
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
38
Programmhefte auslegen
2 Personen

Event

39
Eingang besetzen
2 Personen
40
Besucher empfangen
2 Personen
41
Jacken entgegennehmen
2 Personen
42
Programmhefte verteilen
2 Personen
43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
44
Snacks servieren
2 Personen
45
Publikum in den Saal begleiten
2 Personen
46
Licht während der Vorstellung bedienen
47
Ton während der Vorstellung bedienen
48
Requisiten während der Szenen bereitlegen
2 Personen
49
Pausengetränke bereitstellen
3 Personen
50
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Raum während der Pause betreuen
2 Personen
53
Toiletten zwischendurch kontrollieren
54
Publikum im Anschluss begleiten
2 Personen
55
Jacken zurückgeben
2 Personen

Nachbereitung

56
Reste sicher verpacken
2 Personen
57
Geschirr sammeln
3 Personen
58
Abfall sammeln
3 Personen
59
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
60
Deko abbauen
4 Personen
61
Requisiten verstauen
2 Personen
62
Kostüme einsammeln
2 Personen
63
Audioausrüstung abkoppeln
2 Personen
64
Beleuchtung abkoppeln
2 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Saal reinigen
3 Personen
67
Toiletten reinigen
2 Personen
68
Ausrüstung sicher verstauen
2 Personen
69
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
71
Kostüme reinigen und zurückgeben
2 Personen
72
Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
KlappischeAnz. 8
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 100

Geschirr

KaffeetassenAnz. 90
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
TortenplattenAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
AA-BatterienAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
ArbeitslampenAnz. 4
LichtfilterAnz. 6

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 3
DekorplattenAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
KlebebandAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
KabelbinderAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
ScherenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 12
KannenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Moderation fest, bevor du die Einladungen verschickst. So können Gäste Thema, Beginn und voraussichtliche Dauer direkt einplanen.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin. Plane Snacks und Getränke erst danach verbindlich ein.
Teste Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone mindestens 2 Tage vorher. Lege zusätzlich AA-Batterien, Verlängerungskabel und Kabelmatten bereit, damit am Abend keine improvisierten Kabelwege entstehen.
Räume den Saal am Vortag und stelle Tische und Stühle nach dem Ablauf auf. Freie Laufwege sind besonders zwischen Eingang, Garderobe, Sitzplätzen und Getränkebereich nötig.
Bereite Ablaufplan, Besucherliste und Programmhefte am Vortag vor. Getränke sollten spätestens 4 Stunden vor Beginn kalt stehen, Snacks kannst du je nach Gericht 1 bis 3 Stunden vorher vorbereiten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Themenabend einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit Sitzplätze, Getränke und Ernährungswünsche feststehen.
Wann sollte das Programm für einen Themenabend feststehen?: Lege das Grundprogramm mindestens 3 Wochen vor dem Abend fest, bevor du die Einladungen verschickst. Texte, Cues und Reihenfolge sollten spätestens 2 Tage vorher vollständig bereitliegen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Themenabend?: Plane für Raum, Technik, Beleuchtung, Dekoration und Garderobe mindestens 3 Stunden ein. Die Raumaufteilung und die Laufwege solltest du bereits am Vortag festlegen.
Wann sollte man Getränke und Snacks für einen Themenabend einkaufen?: Kaufe haltbare Getränke und Snacks 2 bis 3 Tage vorher ein. Frische Produkte besorgst du am selben oder am vorherigen Tag; Getränke stellst du etwa 4 Stunden vor Beginn kalt.

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