Toneelavond organiseren: checklist en planning

Een toneelavond vraagt meer voorbereiding dan alleen acteurs en een podium. Je regelt tegelijk de locatie, kaartverkoop, techniek, decor, kostuums, catering en publieksbegeleiding. Begin met datum, voorstelling en begroting en werk daarna toe naar een compleet draaiboek. In de laatste week draait het vooral om controleren: zijn microfoons getest, staan decorpanelen klaar en weten vrijwilligers waar ze moeten zijn? Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Voorstelling en programma vastleggen
2 personen
Reservering voor locatie maken
Vergunningen en meldingen controleren
Begroting en entreeprijs vastleggen
2 personen
Acteurs en crew bevestigen
2 personen
Promotietekst schrijven
Affiche en online afbeelding maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Publiciteit verspreiden
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kaartverkoop en betalingen controleren
Publiekslijst en crewlijst maken
Draaiboek afdrukken
Techniek en lichtplan controleren
2 personen
Decor en rekwisieten inventariseren
2 personen
Kostuums controleren
2 personen
Catering en boodschappen plannen
2 personen
Vrijwilligers indelen
Publiek en crew informeren
Boodschappen doen
2 personen
Decor en rekwisieten klaarzetten
3 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Locatiesleutels ophalen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal en foyer inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Entree- en garderobetafel plaatsen
2 personen
Decor opbouwen
4 personen
Rekwisieten op scène plaatsen
2 personen
Licht en geluid aansluiten
3 personen
Microfoons en muziek testen
3 personen
Technische doorloop uitvoeren
5 personen
Pauzedrankjes klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Crewmaaltijd klaarzetten
2 personen
Acteurs laten omkleden
2 personen
Publieksontvangst voorbereiden
2 personen
Kaarten en programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Kassa en entree bemannen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma openen
Eerste toneelbedrijf uitvoeren
8 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede toneelbedrijf uitvoeren
8 personen
Applaus en bedankwoord verzorgen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Decor en rekwisieten afbreken
4 personen
Licht en geluid uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Foyer en zaal schoonmaken
3 personen
Locatie opleveren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
Ongebruikte boodschappen opruimen
Bezoekersbedankje versturen
Foto's en materialen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Klaptafel voor entree
Kledingrekkenaantal 2
Kleerhangersaantal 100
Regisseursstoelaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop voor afspeellijst
Gereedschapskist
Zaklampenaantal 3
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
LED-bouwlampenaantal 2
Lichtfiltersaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Decorpanelenaantal 4
Decoratieve plantenaantal 6
Theaterposteraantal 4
Pijlbordjesaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Plakhaakjesaantal 20
Bindtouw

Servies

Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Koffielepelsaantal 50
Serveerplateausaantal 8
Kannenaantal 8
Afwasborstelsaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Scharenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Afwasteilaantal 2

Catering

Kassa
Geldkist
Pinapparaat
Programmaboekjesaantal 100
Entreeticketsaantal 100
Naamstickersaantal 100
Pennenaantal 12
Allergenenkaartjesaantal 20
Boodschappen

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Tips

Leg datum, locatie, programma en begroting eerst vast. Controleer daarna direct of vergunningen of meldingen nodig zijn, zodat je niet pas vlak voor de voorstelling tegen voorwaarden aanloopt.
Open de aanmeldingen zodra de promotietekst, affiche en online afbeelding klaar zijn. Verwerk betalingen en dieetwensen doorlopend en maak uiterlijk enkele dagen vooraf een actuele publiekslijst.
Plan een aparte techniekcontrole vóór de repetitie op locatie. Test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, audiokabels, verlengkabels en stekkerdozen samen met het lichtplan.
Inventariseer decor, rekwisieten en kostuums per scène. Leg achtergronddoek, decorpanelen, kledingrekken en kleerhangers klaar en markeer wat vóór aanvang op het podium moet staan.
Maak voor entree en catering een eigen werkplek. Zet een klaptafel, publiekslijst, waterglazen, koffiekopjes, kannen en serveerplateaus klaar en wijs per taak een vrijwilliger aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een toneelavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, voorstelling, begroting en spelers. Plan de techniek-, decor- en kostuumcontrole in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet ik kaartverkoop voor een toneelavond openen?: Open de aanmeldingen zodra programma, entreeprijs en promotie klaar zijn, meestal 4 tot 6 weken voor de voorstelling. Controleer betalingen en dieetwensen dagelijks in de laatste week.
Wat moet ik voor de techniek van een toneelavond testen?: Test uiterlijk 1 week vooraf de luidsprekers, het mengpaneel, de draadloze microfoons, audiokabels en laptop. Doe op de locatie nog één volledige soundcheck en controleer alle verlengkabels en stekkerdozen.
Wanneer zet ik decor en kostuums klaar voor een toneelavond?: Inventariseer alles 7 dagen vooraf en leg decor, rekwisieten en kostuums uiterlijk de dag vóór de voorstelling klaar. Controleer op de speeldag per scène of de juiste spullen op hun plek staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.