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Checklist pour organiser une soirée théâtre

Une soirée théâtre demande de coordonner le spectacle, le lieu, les comédiens, le public et la technique dans le bon ordre. Commence par confirmer la date et la salle, puis verrouille le programme, le budget et les autorisations avant de communiquer. Les dernières semaines servent surtout à suivre les inscriptions, préparer les costumes et accessoires, répartir les bénévoles et tester le son et la lumière. Cette checklist rassemble les 64 tâches et 61 éléments à prévoir pour arriver au jour J sans oubli.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Fixer le spectacle et le programme

    2 personnes

  • Faire une réservation pour le lieu

  • Vérifier les autorisations et les déclarations

  • Fixer le budget et le prix d’entrée

    2 personnes

  • Confirmer les acteurs et l’équipe

    2 personnes

  • Rédiger le texte promotionnel

  • Créer une affiche et une image en ligne

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Diffuser la publicité

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Vérifier la billetterie et les paiements

  • Créer la liste du public et la liste de l'équipe

  • Imprimer le déroulé

  • Vérifier le plan technique et d’éclairage

    2 personnes

  • Inventorier le décor et les accessoires

    2 personnes

  • Vérifier les costumes

    2 personnes

  • Planifier le catering et les courses

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

  • Informer le public et l’équipe

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Installer le décor et les accessoires

    3 personnes

  • Préparer les costumes

    2 personnes

  • Récupérer les clés du lieu

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Inspecter la salle et le foyer

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer la table d’entrée et du vestiaire

    2 personnes

  • Monter la décoration

    4 personnes

  • Placer les accessoires sur scène

    2 personnes

  • Brancher l’éclairage et le son

    3 personnes

  • Tester les micros et la musique

    3 personnes

  • Réaliser la répétition technique

    5 personnes

  • Préparer les boissons de pause

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer le repas de l'équipe

    2 personnes

  • Faire changer les acteurs

    2 personnes

  • Préparer l'accueil du public

    2 personnes

  • Préparer les cartes et les programmes

    2 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Tenir la caisse et l’entrée

    2 personnes

  • Accueillir le public

    3 personnes

  • Ouvrir le programme

  • Jouer le premier acte

    8 personnes

  • Servir les boissons de la pause

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Jouer le deuxième acte

    8 personnes

  • Préparer les applaudissements et le mot de remerciement

    2 personnes

  • Accompagner le public vers la sortie

    3 personnes

Suivi

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Démonter la décoration et les accessoires

    4 personnes

  • Éteindre la lumière et le son

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer le foyer et la salle

    3 personnes

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

  • Ranger les courses non utilisées

  • Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

  • Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 90
  • Tablesqté 8
  • Table pliante pour l’entrée
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Cintresqté 100
  • Chaise de réalisateurqté 2

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Microphones sans filqté 2
  • Pieds de microqté 2
  • Câbles audioqté 6
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Ordinateur portable pour la playlist
  • Boîte à outils
  • Lampes de pocheqté 3
  • Piles de rechangeqté 24

Éclairage

  • Projecteurs de scèneqté 4
  • Projecteurs de chantier LEDqté 2
  • Filtres de lumièreqté 6
  • Ruban gafferqté 4

Décoration

  • Bâche de fond
  • Panneaux décoratifsqté 4
  • Plantes décorativesqté 6
  • Affiche de théâtreqté 4
  • Panneaux de directionqté 8
  • Nappesqté 8
  • Compositions floralesqté 4
  • Crochets adhésifsqté 20
  • Cordelette

Vaisselle

  • Verres à eauqté 100
  • Tasses à caféqté 50
  • Cuillères à caféqté 50
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Carafesqté 8
  • Brosses à vaisselleqté 3

Cuisine

  • Machine à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 3
  • Planches à découperqté 3
  • Couteau de chefqté 2
  • Ciseauxqté 3
  • Pinces de serviceqté 6
  • Thermosqté 4
  • Bac à vaisselleqté 2

Catering

  • Caisse
  • Caisse
  • Terminal de paiement
  • Brochures du programmeqté 100
  • Billets d’entréeqté 100
  • Étiquettes nominativesqté 100
  • Stylosqté 12
  • Cartes des allergènesqté 20
  • Courses

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Serpillièreqté 2
  • Seauxqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Chiffons microfibresqté 12

Conseils

  • Réserve le lieu dès que la date et le programme sont suffisamment stables. Demande au moins 4 semaines avant la représentation quelles autorisations, déclarations et contraintes techniques s’appliquent.
  • Ouvre les inscriptions après avoir fixé le prix d’entrée et le mode de paiement. Prévois une date limite située 5 à 7 jours avant la soirée pour récupérer les besoins alimentaires et établir la liste du public.
  • Fais un inventaire séparé du décor, des accessoires et des costumes au plus tard 10 jours avant. Vérifie notamment les portants, cintres, bâche de fond, panneaux décoratifs et affiche de théâtre, souvent oubliés jusqu’au montage.
  • Teste le plan technique dans la salle au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Branche les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, les projecteurs et les rallonges, puis fixe les câbles au ruban gaffer.
  • Prépare l’accueil avec une table d’entrée, les listes imprimées et les panneaux de direction. Pour le catering, compte les verres, tasses, cuillères, plateaux et carafes selon le nombre confirmé de participants, avec une marge de 10 %.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée théâtre ?
Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 premières semaines servent à confirmer le lieu, le spectacle, le budget et l’équipe ; les 2 dernières sont consacrées aux inscriptions, aux achats, aux répétitions techniques et au montage.
Quand ouvrir les inscriptions pour une soirée théâtre ?
Ouvre la billetterie dès que la date, le lieu, le programme et le prix sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant. Ferme-la 5 à 7 jours avant la représentation pour finaliser les listes et le catering.
Quand tester le son et les lumières ?
Fais un premier contrôle au moins 7 jours avant pour repérer les câbles ou équipements manquants. Le jour de l’événement, réserve au minimum 3 heures avant l’ouverture des portes pour installer et tester les projecteurs, microphones et haut-parleurs.
Que faut-il prévoir pour l’accueil du public ?
Prépare une table d’entrée, la liste du public, les informations de paiement et les panneaux de direction au moins 1 heure avant l’ouverture. Ajoute les verres, carafes et plateaux si une boisson est prévue, en comptant environ 10 % de matériel en plus.

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