Checklist para organizar una noche de teatro

Organizar una noche de teatro requiere coordinar mucho más que la actuación. Esta checklist reúne el orden práctico: reservar el recinto, confirmar al elenco, vender entradas, preparar sonido e iluminación y tener listos decorados, vestuario y catering. Empieza con la fecha, el programa y el presupuesto; después pasa a la difusión y las inscripciones. Durante la última semana, comprueba el material y entrega al equipo un plan de trabajo claro para evitar decisiones de última hora.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Registrar la actuación y el programa
2 personas
Hacer la reserva del recinto
Comprobar permisos y notificaciones
Fijar el presupuesto y el precio de entrada
2 personas
Confirmar a actores y equipo
2 personas
Escribir texto promocional
Crear cartel y imagen online
Enviar invitaciones
2 personas
Difundir publicidad
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la venta de entradas y los pagos
Crear la lista de público y la lista de equipo
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar la técnica y el plan de iluminación
2 personas
Inventariar decorados y utilería
2 personas
Comprobar los disfraces
2 personas
Planificar el catering y las compras
2 personas
Asignar voluntarios
Informar al público y al equipo
Hacer la compra
2 personas
Preparar la decoración y los accesorios
3 personas
Preparar los disfraces
2 personas
Recoger las llaves del recinto

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar la sala y el vestíbulo
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar la mesa de entrada y guardarropa
2 personas
Montar la decoración
4 personas
Colocar utilería en el escenario
2 personas
Conectar la luz y el sonido
3 personas
Probar micrófonos y música
3 personas
Realizar el ensayo técnico
5 personas
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la comida del equipo
2 personas
Ayudar a los actores a cambiarse
2 personas
Preparar la recepción del público
2 personas
Preparar las tarjetas y los programas
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Atender caja y entrada
2 personas
Recibir al público
3 personas
Abrir el programa
Representar el primer acto
8 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Realizar el segundo acto
8 personas
Gestionar los aplausos y el discurso de agradecimiento
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Desmontar la decoración y los atrezos
4 personas
Apagar la luz y el sonido
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el foyer y la sala
3 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
Retirar los productos no utilizados
Enviar agradecimiento a los visitantes
Archivar fotos y materiales

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 8
Mesa plegable para la entrada
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Silla de directorcant. 2

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables de audiocant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Portátil para la lista de reproducción
Caja de herramientas
Linternascant. 3
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos de escenariocant. 4
Focos LED de obracant. 2
Filtros de luzcant. 6
Cinta gaffercant. 4

Decoración

Lona de fondo
Paneles decorativoscant. 4
Plantas decorativascant. 6
Póster de teatrocant. 4
Carteles de flechascant. 8
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 4
Ganchos adhesivoscant. 20
Cordel

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Tazas de cafécant. 50
Cucharillas de cafécant. 50
Bandejas para servircant. 8
Jarrascant. 8
Cepillos para fregarcant. 3

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 2
Tijerascant. 3
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 4
Palangana para lavarcant. 2

Catering

Caja registradora
Caja registradora
Máquina de sellado
Programascant. 100
Entradascant. 100
Pegatinas con nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 12
Tarjetas de alérgenoscant. 20
Compras

Limpieza

Papelelerascant. 6
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de anunciar la obra. Reserva también un margen para el montaje y la prueba técnica, no solo para la hora de apertura al público.
Confirma por escrito a actores y equipo al menos 7 días antes. En ese mismo momento, comparte horarios, responsabilidades, lista de público y cualquier preferencia dietética registrada.
Haz una prueba completa de sonido e iluminación antes de recibir al público. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cables, focos y regletas, y lleva cinta gaffer para fijar cables sueltos.
No dejes vestuario, decorados y utilería para el día del estreno. Haz un inventario entre 3 y 5 días antes y separa todo por escenas para detectar a tiempo lo que falta o necesita reparación.
Prepara la entrada y la atención al público con antelación: mesa plegable, lista de asistentes, carteles de flechas, percheros y vasos de agua deben estar colocados antes de abrir las puertas. Así el equipo no abandona sus puestos durante la llegada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de teatro?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, recinto, permisos, presupuesto y elenco. Reserva la última semana para entradas, compras, inventario y pruebas técnicas.
¿Cuándo hay que cerrar la venta de entradas y las inscripciones?: Comprueba los pagos y actualiza la lista de público durante los 7 días anteriores. Cierra las inscripciones al menos 24 horas antes si necesitas preparar catering, sillas o listas definitivas.
¿Cuándo se hace la prueba de sonido y luces?: Haz una prueba completa entre 2 y 4 horas antes de la apertura, con los micrófonos, altavoces, mesa de mezclas y focos instalados. Comprueba también los cables alargadores, regletas y el plan de iluminación.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una función de teatro?: Deja listos los disfraces, decorados, accesorios, carteles y materiales de entrada. Imprime el plan de trabajo y confirma por mensaje la hora de llegada de actores, técnicos y voluntarios antes de que termine el día.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.