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Themenabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Themenabend braucht mehr als ein Motto und passende Dekoration. Du koordinierst Location, Programm, Schauspieler und Crew, während Anmeldungen, Zahlungen, Kostüme und Technik rechtzeitig zusammenkommen müssen. Plane die großen Entscheidungen zuerst und verschiebe Einkäufe, Bühnenbild und Kostümkontrolle nicht auf den Veranstaltungstag. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zum vorbereiteten Einlass und zeigt, welche Details besonders häufig zu spät auffallen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Vorstellung und Programm festlegen

    2 Personen

  • Reservierung für die Location vornehmen

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Budget und Eintrittspreis festlegen

    2 Personen

  • Schauspieler und Crew bestätigen

    2 Personen

  • Werbetext schreiben

  • Plakat und Online-Grafik erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung verbreiten

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ticketverkauf und Zahlungen kontrollieren

  • Publikums- und Teamliste erstellen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Technik- und Lichtplan prüfen

    2 Personen

  • Dekor und Requisiten inventarisieren

    2 Personen

  • Kostüme prüfen

    2 Personen

  • Catering und Einkäufe planen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Publikum und Crew informieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Bühnenbild und Requisiten vorbereiten

    3 Personen

  • Kostüme bereitlegen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal und Foyer inspizieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Einlass- und Garderobentisch aufstellen

    2 Personen

  • Dekor aufbauen

    4 Personen

  • Requisiten auf der Bühne platzieren

    2 Personen

  • Licht und Ton anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone und Musik testen

    3 Personen

  • Technische Generalprobe durchführen

    5 Personen

  • Pausengetränke bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Crew-Mahlzeit bereitstellen

    2 Personen

  • Schauspieler zum Umziehen schicken

    2 Personen

  • Publikumsbegrüßung vorbereiten

    2 Personen

  • Karten und Programmhefte bereitlegen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Kasse und Eingang besetzen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Programm öffnen

  • Ersten Akt aufführen

    8 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweiten Akt aufführen

    8 Personen

  • Applaus und Dankeswort übernehmen

    2 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Dekoration und Requisiten abbauen

    4 Personen

  • Licht und Ton ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Foyer und Saal reinigen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Nicht verwendete Einkäufe aufräumen

  • Dankeschön an Besucher senden

  • Fotos und Materialien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 8
  • Klapptisch für den Eingang
  • KleiderständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 100
  • RegiestuhlAnz. 2

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop für die Playlist
  • Werkzeugkiste
  • TaschenlampenAnz. 3
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 4
  • LED-BaustrahlerAnz. 2
  • LichtfilterAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • DekorplattenAnz. 4
  • Dekorative PflanzenAnz. 6
  • TheaterplakatAnz. 4
  • WegweiserAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • KlebehakenAnz. 20
  • Bindfaden

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • KaffeelöffelAnz. 50
  • ServierplattenAnz. 8
  • KannenAnz. 8
  • SpülbürstenAnz. 3

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • ScherenAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SpülwanneAnz. 2

Catering

  • Kasse
  • Geldkassette
  • Kartenterminal
  • ProgrammhefteAnz. 100
  • EintrittskartenAnz. 100
  • NamensaufkleberAnz. 100
  • StifteAnz. 12
  • AllergiekärtchenAnz. 20
  • Einkäufe

Reinigung

  • MülleimerAnz. 6
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12

Tipps

  • Lege Termin, Ort, Programm und Budget zuerst fest. Reserviere die Location erst, wenn klar ist, wie viele Sitzplätze, Tische und Flächen für Bühne, Requisiten und Garderobe benötigt werden.
  • Öffne das Anmeldeformular früh genug, um Ernährungswünsche und Zahlungen gesammelt zu erfassen. Prüfe die Anmeldungen regelmäßig und erstelle daraus eine getrennte Publikums- und Teamliste.
  • Teste die Technik nicht erst beim Einlass: Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Audiokabel und Laptop sollten gemeinsam mit dem Lichtplan geprüft werden. Plane zusätzlich Verlängerungskabel und Gaffer Tape als praktische Reserve ein.
  • Bereite Kostüme, Bühnenbild und Requisiten spätestens am Vortag vollständig vor. Lege Kostüme nach Rollen bereit und kontrolliere, ob Dekorplatten, Hintergrundtuch und Wegweiser tatsächlich am richtigen Ort eingesetzt werden.
  • Richte den Einlass mit Klapptisch, Plakat, Wegweisern und einer aktuellen Gästeliste ein. Stelle Wasser, Kannen und Gläser nicht erst während des Programms bereit, sondern decke sie vor dem Eintreffen von Publikum und Crew ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Themenabend organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Location, Programm und Budget. Schauspieler, Crew und Genehmigungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Abend geklärt sein.
Was muss ich bei einem Themenabend für die Technik vorbereiten?
Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Audiokabel und Licht gemeinsam mindestens 3 bis 5 Tage vorher. Am Veranstaltungstag sollte nur noch ein kurzer Funktionstest von etwa 30 Minuten nötig sein.
Wann sollte ich Einladungen und Werbung für den Themenabend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und starte die öffentliche Werbung spätestens 3 Wochen vorher. So bleiben mindestens 14 Tage, um Anmeldungen, Zahlungen und Rückfragen zu bearbeiten.
Wie plane ich Catering und Ernährungswünsche für einen Themenabend?
Frage Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung ab und werte sie spätestens 10 Tage vorher aus. Plane Getränke, Geschirr und Servierplatten anhand der bestätigten Gästezahl und kaufe verderbliche Waren erst kurz vor dem Termin.

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