Checklist voor de themaviering Samen in verbondenheid

Een themaviering rond Samen in verbondenheid vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je moet de inhoud, muziek, ontvangst, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met thema, programma en locatie en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en taakverdeling. In de laatste dagen controleer je vooral teksten, dieetwensen, verse producten, microfoons en de opstelling van stoelen en tafels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Thema en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Voorganger of spreker bevestigen
Muzikale begeleiding vastleggen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Liturgie en teksten verzamelen
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Muziek en liederen selecteren
2 personen
Vrijwilligers voor ontvangst indelen
Vrijwilligers voor catering indelen
Techniek en aansluitingen controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Ruimte en toiletten controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluid en microfoons opstellen
2 personen
Muziekinstrumenten klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Programma en liedbundels klaarleggen
2 personen
Technische eindtest uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Themaviering begeleiden
4 personen
Muzikale bijdragen verzorgen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Dessert en koffie serveren
3 personen
Afscheid en uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Eten en afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen en opbergen
2 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Tafelkleedjesaantal 8
Kleedkamerrek

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Dessertbordjesaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Muziekstandaardsaantal 4

Decoratie

Themadoekenaantal 4
Kaarsenaantal 30
Kaarshoudersaantal 15
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummersaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg thema, programma, voorganger of spreker en muzikale begeleiding eerst vast. Zonder die vier onderdelen kun je liturgie, teksten, muziek en uitnodigingen niet definitief maken.
Verstuur uitnodigingen pas nadat datum, locatie en programma kloppen. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen doorlopend, zodat je cateringhoeveelheden uiterlijk enkele dagen vooraf kunt bevestigen.
Plan ontvangst en catering met aparte vrijwilligers. Maak naamkaartjes vooraf klaar en richt de ontvangsttafel zo in dat bezoekers niet tegelijk hun kaartje, programma en route hoeven te zoeken.
Test techniek niet pas bij aanvang. Controleer aansluitingen, draagbare speakers, draadloze microfoons, microfoonstatieven, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens één dag eerder.
Haal verse producten zo laat mogelijk op, maar zet stoelen, tafels, versiering en cateringservies eerder klaar. Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor de volledige ruimtecontrole en geluidscheck.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een themaviering organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met thema, programma, locatie, spreker en muzikale begeleiding. Verstuur uitnodigingen zodra deze basis vaststaat en sluit de praktische controle uiterlijk 1 dag voor de viering af.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de themaviering verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit. Maak 5 tot 7 dagen vooraf een overzicht en bevestig daarna de cateringhoeveelheden, zodat speciale porties niet op het laatste moment geregeld hoeven worden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, ontvangsttafel, versiering, servies en catering. Reserveer daarnaast ongeveer 30 minuten voor microfoons, speakers en aansluitingen en houd 30 minuten over voor een laatste controle.
Wanneer controleer ik liturgie, muziek en programma's?: Verzamel liturgie, teksten, muziek en liederen uiterlijk 1 week vooraf. Print programma's pas na de laatste inhoudelijke controle, bij voorkeur 1 tot 2 dagen voor de themaviering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.