Checklist para organizar la celebración “Juntos en conexión”
Organizar “Juntos en conexión” requiere coordinar un programa con contenido, música, recepción y catering sin dejar los detalles técnicos para el último momento. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico: primero reservas y participantes, después textos, comida y voluntariado, y por último el montaje. Incluye también los puntos que suelen olvidarse, como las preferencias dietéticas, las conexiones del sonido, los baños y la recogida de productos frescos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el tema y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar al orador o celebrante
Acordar el acompañamiento musical
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reunir la liturgia y los textos
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Seleccionar música y canciones
2 personas
Asignar voluntarios para la recepción
Asignar voluntarios para el catering
Comprobar la técnica y las conexiones
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Confirmar las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Comprobar el espacio y los baños
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el sonido y los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos musicales
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar aperitivos y bocadillos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Dejar listos el programa y los cancioneros
2 personas
Realizar prueba técnica final
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Coordinar la ceremonia temática
4 personas
Gestionar las aportaciones musicales
3 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir por separado las comidas dietéticas
2 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Servir el postre y el café
3 personas
Despedida y acompañar a la salida
3 personas
Seguimiento
Recoger la comida y los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar y guardar el equipo
2 personas
Limpiar el espacio
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Manteles individualescant. 8
- Burra de camerino
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Platos de postrecant. 60
- Cuchilloscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cucharascant. 70
- Cucharonescant. 10
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de serviciocant. 6
- Neveras portátilescant. 3
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Atrilescant. 4
Decoración
- Banderolas temáticascant. 4
- Velascant. 30
- Portavelascant. 15
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Números de mesacant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Aspiradora
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero el lugar, el programa y la persona encargada de la celebración; intenta tener estas tres confirmaciones al menos 6 semanas antes. Sin ellas no podrás diseñar invitaciones ni calcular bien el catering.
- Envía las invitaciones con una fecha límite de respuesta de 2 semanas y registra por separado las inscripciones y las preferencias dietéticas. Así podrás confirmar cantidades de comida y bebida con datos reales, no con estimaciones.
- Prepara la liturgia, los textos y la música antes de imprimir el programa. Reserva al menos 2 horas para revisar nombres, orden de las intervenciones y copias suficientes para las personas asistentes.
- Haz una prueba técnica completa entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público: comprueba altavoces, micrófonos inalámbricos, soportes, cables, regletas y atriles. No esperes a la primera intervención para descubrir que falta una conexión.
- Divide el montaje entre responsables concretos: recepción, catering, sillas y mesas, decoración y sonido. Revisa también los baños, recoge los productos frescos el mismo día y deja preparada la mesa de recepción antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar Juntos en conexión?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar al orador o celebrante, acordar la música, enviar invitaciones y cerrar el catering después de recibir las respuestas.
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para Juntos en conexión?
- Envíalas aproximadamente 4 semanas antes y fija el plazo de inscripción 2 semanas antes del encuentro. Necesitas ese tiempo para recoger preferencias dietéticas, confirmar cantidades y asignar voluntarios.
- ¿Cuándo se comprueba el sonido y los micrófonos?
- Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de que lleguen los invitados. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable, regleta y conexión, y deja una persona responsable durante el programa.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el espacio?
- Reserva al menos 2 horas antes del inicio para colocar sillas y mesas, montar la recepción, colgar la decoración y preparar el catering. Añade tiempo extra si hay que montar sonido, micrófonos o atriles.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!