Checklist pour une célébration thématique sur la solidarité

Une célébration sur le thème de la solidarité demande plus qu’un programme et quelques tables. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les textes, la musique, l’accueil et le repas, puis vérifier la technique avant l’arrivée du public. Cette checklist de 52 tâches et 38 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés : badges, branchements, produits frais, toilettes et répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le thème et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer l’officiant ou l’intervenant
Organiser l’animation musicale
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler la liturgie et les textes
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Sélectionner la musique et les chants
2 personnes
Répartir les bénévoles à l'accueil
Répartir les bénévoles pour le catering
Vérifier la technique et les branchements
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Confirmer les quantités de traiteur
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Vérifier l’espace et les toilettes
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le son et les microphones
2 personnes
Installer les instruments de musique
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le programme et les recueils de chants
2 personnes
Effectuer le test technique final
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Animer la cérémonie thématique
4 personnes
Assurer les interventions musicales
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir séparément les repas spéciaux
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Servir le dessert et le café
3 personnes
Accompagner l’au revoir et la sortie
3 personnes

Suivi

Collecter la nourriture et les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre et ranger le matériel
2 personnes
Nettoyer l’espace
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Nappesqté 8
Portant de vestiaire

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 60
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Glacièresqté 3

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pieds de microqté 4

Décoration

Tissus à thèmeqté 4
Bougiesqté 30
Bougeoirsqté 15
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Numéros de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et l’intervenant avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour confirmer le programme, la liturgie et les besoins techniques.
Clôturez les inscriptions 7 jours avant la célébration. Utilisez cette échéance pour recueillir les allergies, régimes particuliers et quantités à transmettre au traiteur.
Répartissez les bénévoles sur trois postes distincts : accueil, catering et installation. Pour une arrivée fluide, prévoyez les personnes de l’accueil 30 minutes avant l’ouverture des portes.
Testez les enceintes, microphones sans fil, pieds de micro, rallonges et multiprises le jour précédent, puis refaites un essai 60 minutes avant le début.
Ne laissez pas les produits frais, les badges et les programmes imprimés au dernier moment. Récupérez les produits frais le jour même et préparez les badges ainsi que les textes au moins 24 heures avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une célébration sur la solidarité ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer l’intervenant, envoyer les invitations et organiser le traiteur, la musique et les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour une célébration thématique ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de confirmer les repas, les badges et le nombre de programmes à imprimer.
Que faut-il tester pour la partie technique ?: Testez les enceintes, les microphones, les pieds de micro, les rallonges et les multiprises au moins la veille. Faites un second test 60 minutes avant l’arrivée des participants, avec les branchements réellement utilisés.
Quand installer les tables, les chaises et la décoration ?: Installez le mobilier et la table d’accueil le jour même, au moins 2 heures avant le début. Suspendez les tissus, placez les bougies et les compositions florales après l’installation des tables, puis vérifiez les toilettes avant l’ouverture.

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