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Checkliste für den Themengottesdienst „Gemeinsam verbunden“

Ein Themengottesdienst mit dem Motto „Gemeinsam verbunden“ braucht mehr als ein stimmiges Programm. Bis zum Termin müssen Sprecher, Musik, Liturgie, Einladungen, Technik und Bewirtung zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Themenplanung bis zum gedeckten Empfangstisch. Besonders leicht werden Anmeldungen, Ernährungswünsche, Mikrofone und frische Lebensmittel zu spät berücksichtigt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Thema und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Redner oder Sprecher bestätigen

  • Musikalische Begleitung festlegen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Liturgie und Texte sammeln

    2 Personen

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Musik und Lieder auswählen

    2 Personen

  • Freiwillige für den Empfang einteilen

  • Freiwillige für das Catering einteilen

  • Technik und Anschlüsse überprüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Cateringmengen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Räume und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Tonanlage und Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Musikinstrumente bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks und belegte Brötchen vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Programm und Liederbücher bereitlegen

    2 Personen

  • Technischen Abschlusstest durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Themenfeier begleiten

    4 Personen

  • Musikalische Beiträge übernehmen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks und Brötchen servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten separat servieren

    2 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    3 Personen

  • Dessert und Kaffee servieren

    3 Personen

  • Verabschiedung und Ausgang begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Abfall einsammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten und verstauen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • Umkleideraum-Garderobe

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • GläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 60
  • MesserAnz. 70
  • GabelnAnz. 70
  • LöffelAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • NotenständerAnz. 4

Dekoration

  • ThemenbannerAnz. 4
  • KerzenAnz. 30
  • KerzenhalterAnz. 15
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 60
  • TischnummernAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Staubsauger
  • Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Thema und Ablauf früh fest und bestätige Sprecher sowie musikalische Begleitung spätestens einige Wochen vor dem Gottesdienst. So bleibt Zeit, Liturgie, Texte, Lieder und Programmheft aufeinander abzustimmen.
  • Plane den Empfang nicht nur nach der erwarteten Personenzahl. Teile mindestens je eine verantwortliche Person für Empfang und Catering ein und erfasse Ernährungswünsche vor dem Einkauf.
  • Prüfe die Technik mindestens einen Tag vorher am tatsächlichen Aufbauort. Teste Funkmikrofone, tragbare Lautsprecher, Mikrofonständer und alle Verlängerungskabel gemeinsam mit den vorgesehenen Sprechern.
  • Bereite Namensschilder, Programmhefte und den Empfangstisch vor dem Veranstaltungstag vor. Am Tag selbst sollten nur noch Stühle, Tische, Dekoration und die Tonanlage aufgebaut werden.
  • Kontrolliere Räume und Toiletten vor dem Einlass und stelle Kaffee, Wasser und Geschirr rechtzeitig bereit. Frische Produkte gehören erst kurz vor dem Empfang abgeholt oder gekühlt, damit sie nicht unnötig lange stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Themengottesdienst organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Thema, Ort, Sprecher und Musik. Die Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.
Wie viele Helfer braucht ein Themengottesdienst?
Plane mindestens eine Person für den Empfang und eine weitere für das Catering ein; bei größerer Beteiligung sind jeweils 2 bis 3 Personen praktikabler. Zusätzlich sollten Technik, Dekoration und Aufbau klare Verantwortliche haben.
Wann sollte die Technik für den Gottesdienst geprüft werden?
Führe den vollständigen Funktionstest mindestens 24 Stunden vorher durch und wiederhole den Mikrofon- und Lautsprechertest am Veranstaltungstag. Prüfe dabei auch Anschlüsse, Stromversorgung und Verlängerungskabel.
Wann sollte man das Catering für den Themengottesdienst einkaufen?
Bestätige die Mengen nach Ablauf der Anmeldefrist und kaufe haltbare Produkte möglichst 1 bis 2 Tage vorher. Frische Lebensmittel solltest du am selben Tag abholen und bis zum Aufbau gekühlt lagern.

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