Checklist voor een goed georganiseerde theeproeverij

Een theeproeverij staat of valt met de voorbereiding: gasten moeten op tijd bevestigen, de thee moet in een logische volgorde klaarstaan en elk proefstation heeft dezelfde basis nodig. Begin met uitnodigingen en dieetwensen, leg daarna de proefvolgorde vast en controleer je boodschappenlijst. In de laatste week regel je thee, servies en tastingkaarten. Op de dag zelf werk je van locatie openen naar tafels dekken, water verwarmen en registreren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Locatie reserveren
Theeselectie samenstellen
2 personen
Proefvolgorde vastleggen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Thee en materialen controleren
Tastingkaarten voorbereiden
Naamkaartjes maken
Theeporties afwegen
2 personen
Koekjes en gebak controleren
Koeling vullen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafels dekken
3 personen
Proefstations inrichten
2 personen
Waterkokers vullen
2 personen
Thee klaarzetten
2 personen
Hapjes presenteren
2 personen
Registratietafel inrichten
Geluid en verlichting testen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Eerste thee schenken
3 personen
Thee toelichten
Proefnotities begeleiden
2 personen
Tweede thee schenken
3 personen
Derde thee schenken
3 personen
Vierde thee schenken
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
Servies verzamelen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Tafelkleedaantal 6
Serveerbuffetaantal 2

Servies

Theekopjesaantal 50
Schoteltjesaantal 50
Theelepelsaantal 50
Waterglazenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Serveertraysaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Theetangenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Theepottenaantal 8
Theezevenaantal 12
Keukenweegschaalaantal 2
Kookwekkersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4

Catering

Tastingkaartenaantal 50
Klembordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Menukaartenaantal 6
Theecontainersaantal 12
Melkkannetjesaantal 6
Suikerkommenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafelnummersaantal 6
Welkomstbord

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Droogrekkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 2

Tips

Plan de theevolgorde uiterlijk een week vooraf. Zet lichtere smaken vóór krachtige of gerookte thee, zodat de eerste indruk niet wordt overstemd.
Weeg theeporties vooraf af met een keukenweegschaal. Leg per proefstation dezelfde hoeveelheid klaar en gebruik kookwekkers om de trektijd gelijk te houden.
Controleer 2 dagen voor de proeverij alle kopjes, schoteltjes, glazen, theezeven en waterkokers. Eén ontbrekend onderdeel per station levert tijdens het proeven direct vertraging op.
Zet per deelnemer minimaal één waterglas klaar en vul waterkannen vóór de start. Water tussendoor helpt smaken neutraliseren en voorkomt dat gasten alleen thee blijven drinken.
Richt de registratietafel minstens 30 minuten voor ontvangst in met naamkaartjes, tastingkaarten en klemborden. Zo hoef je aanmeldingen en binnenkomende gasten niet tegelijk aan de proefstations af te handelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een theeproeverij organiseren?: Stuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Verzamel dieetwensen en bevestig aanmeldingen uiterlijk 1 week voor de proeverij, zodat je thee, hapjes en zitplaatsen kunt afstemmen.
Hoeveel thee heb ik nodig voor een theeproeverij?: Weeg per persoon per soort de hoeveelheid af volgens de gekozen zetmethode en neem voor elke thee ongeveer 10% extra mee voor morsen en een tweede ronde. Controleer dit minimaal 2 dagen vooraf tegen het definitieve aantal deelnemers.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een theeproeverij klaar te zetten?: Reserveer minstens 90 minuten op locatie. Reken op tijd voor tafels en stoelen, proefstations, waterkokers, thee, hapjes, registratie en een test van geluid en verlichting.
Welke volgorde gebruik je bij een theeproeverij?: Begin met milde, lichte thee en bouw op naar vollere, kruidige of gerookte smaken. Leg de definitieve proefvolgorde uiterlijk een week van tevoren vast en zet de tastingkaarten in dezelfde volgorde klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.