Checklist voor een goed georganiseerde theeproeverij
Bij een theeproeverij draait de planning niet alleen om verschillende theesoorten. Je moet ook de proefvolgorde, informatie per thee, servies en heet water op elkaar afstemmen. Begin met de ruimte, datum en uitnodigingen en verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding. Controleer leveringen en boodschappen enkele dagen vooraf. Op de dag zelf richt je proefstations in, zet je water en melk klaar en houd je genoeg tijd over om waterkokers en tafels te controleren voordat de gasten binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Ruimte reserveren
Datum en tijden bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Theeselectie samenstellen
2 personen
Proefvolgorde bepalen
2 personen
Thee-informatie voorbereiden
Proefkaarten maken
2 personen
Naamkaartjes maken
Leveringen controleren
Boodschappen doen
2 personen
Thee en servies controleren
2 personen
Dieetproducten apart zetten
Tafelschikking uitzetten
2 personen
Thee droog bewaren
Event
Ruimte openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafels dekken
3 personen
Proefstations inrichten
3 personen
Water en melk klaarzetten
2 personen
Waterkokers vullen
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Proefkaarten uitdelen
Theeproeverij toelichten
Eerste proefronde serveren
3 personen
Tweede proefronde serveren
3 personen
Derde proefronde serveren
3 personen
Vierde proefronde serveren
3 personen
Vijfde proefronde serveren
3 personen
Zesde proefronde serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en thee opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Voorraad inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Lege verpakkingen afvoeren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 32
- Tafelkledenaantal 6
- Serveerbuffet
Servies
- Theekopjesaantal 36
- Schoteltjesaantal 36
- Theeglazenaantal 36
- Waterglazenaantal 36
- Theelepelsaantal 40
- Gebaksbordenaantal 36
- Serveerbladenaantal 6
- Serveertangenaantal 4
Apparatuur
- Waterkokersaantal 3
- Heetwaterketel
- Thermoskannenaantal 4
- Keukentimersaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 3
Keuken
- Maatbekersaantal 3
- Theefiltersaantal 6
- Theescheppenaantal 4
- Afvalkommenaantal 4
Decoratie
- Theelabelsaantal 24
- Menukaartenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 36
- Pennenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan per proefronde één duidelijk proefstation met kopjes, schoteltjes, theeglazen, lepels en afvalkommen. Zo voorkom je dat gasten tijdens de proeverij servies of gebruikte theeblaadjes over de tafels verspreiden.
- Bepaal de proefvolgorde vooraf en zet de theelabels en proefkaarten per ronde klaar. Begin met lichtere smaken en bewaar krachtigere thee voor later, zodat eerdere aroma’s minder blijven overheersen.
- Controleer minimaal één dag van tevoren of alle waterkokers, de heetwaterketel en thermoskannen werken. Vul de waterkokers pas bij het opbouwen en houd verlengsnoeren uit looppaden.
- Verwerk dieetwensen niet alleen op de boodschappenlijst, maar zet dieetproducten apart bij het klaarzetten. Noteer ze ook bij de juiste naamkaartjes, zodat je tijdens de ontvangst niet opnieuw alles hoeft uit te zoeken.
- Reserveer voor de opbouw minstens 60 minuten vóór de ontvangst. Tafels, tafelkleden, stoelen, proefstations en serveerbladen kosten samen meer tijd dan alleen het neerzetten van kopjes en thee.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een theeproeverij organiseren?
- Regel de ruimte en datum bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna en vraag dieetwensen uiterlijk 1 week voor de proeverij op.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een theeproeverij op te bouwen?
- Reken op minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, servies, proefkaarten en proefstations. Plan nog 15 minuten extra voor het vullen en testen van waterkokers en het klaarzetten van water en melk.
- Hoeveel verschillende theesoorten heb je nodig voor een theeproeverij?
- Kies meestal 4 tot 6 theesoorten voor één proeverij. Zet de proefvolgorde vooraf vast en maak per soort informatie en een proefkaart klaar, zodat deelnemers niet alleen losse kopjes thee krijgen.
- Wanneer moet ik thee en servies controleren?
- Controleer thee, kopjes, schoteltjes, glazen, lepels en serveermateriaal uiterlijk 1 dag vooraf. Bewaar de thee daarna droog en controleer op de dag zelf nog één keer of alle proefstations compleet zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!