Zo organiseer je een theaterfestival

Begin met het programma en werk daarna pas de locatie, artiesten en techniek uit. Reserveer de speelplek vroeg, leg afspraken met artiesten vast en controleer of vergunningen en verzekering nodig zijn. Bouw vervolgens de publiekswerving, catering en vrijwilligersorganisatie op rond een duidelijke planning. In de laatste week draait alles om bevestigen: technische fiches, dieetwensen, route, kaarten en het draaiboek. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel, onduidelijke crewindeling of te late artiesteninformatie de voorstelling vertraagt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma definitief maken
2 personen
2
Artiesten contracteren
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Vergunningen aanvragen
5
Verzekering regelen
6
Techniek reserveren
7
Catering reserveren
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Sociale media publiceren
11
Posters verspreiden
3 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Artiënteninformatie verzamelen
15
Draaiboek afdrukken
2 personen
16
Routebeschrijving publiceren
17
Crewindeling maken
2 personen
18
Publiekskaarten nummeren
2 personen
19
Programmafolders vouwen
3 personen
20
Technische fiche controleren
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen klaarzetten
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Podium opbouwen
4 personen
28
Licht ophangen
3 personen
29
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
30
Techniek testen
3 personen
31
Stoelen opstellen
4 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Decor ophangen
3 personen
34
Cateringbuffet inrichten
4 personen
35
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
36
Artiestenkleedkamers inrichten
2 personen
37
Programmafolders klaarleggen
2 personen
38
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

39
Artiënten ontvangen
2 personen
40
Publiek verwelkomen
4 personen
41
Kaarten controleren
3 personen
42
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
43
Opening aankondigen
44
Voorstelling één begeleiden
4 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
49
Voorstelling twee begeleiden
4 personen
50
Kinderworkshop begeleiden
4 personen
51
Publieksvragen verzamelen
52
Artiënten begeleiden
2 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Voorstelling drie begeleiden
4 personen
55
Publiek begeleiden tijdens pauze
3 personen
56
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
57
Slotwoord verzorgen
58
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
59
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

60
Catering afbouwen
4 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Lichtinstallatie afbouwen
3 personen
63
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Restanten opslaan
2 personen
72
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 12
Krukkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Mengpaneel
Speakersaantal 4
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Diaprojector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Portofoonsaantal 8
Mobiele opladersaantal 6

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 8
Theaterpostersaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Touwaantal 4
Krijtbordenaantal 6

Servies

Glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Opslagbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Zet het programma eerst definitief op papier en contracteer daarna de artiesten. Vraag per act meteen de technische fiche, aankomsttijd, contactpersoon en benodigde speelduur op; zonder die gegevens kun je de techniek en het draaiboek niet betrouwbaar maken.
Reserveer locatie, techniek en vergunningen in de eerste planningsfase. Controleer minstens 4 weken voor het festival of podiumdelen, trappen, speakers, microfoons, mengpaneel, verlichting, verlengkabels en stekkerdozen daadwerkelijk beschikbaar zijn en bij elkaar passen.
Maak één tijdlijn voor publiek, artiesten en crew. Plan naast de voorstellingen ook opbouw, soundcheck, catering, pauzes, afbouw en een buffer van minimaal 15 minuten per programmaonderdeel; dat voorkomt dat een uitlopende act de rest van de avond opschuift.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en geef de cateraar een definitief aantal. Tel voor koffie, glazen, borden en bestek niet alleen bezoekers mee, maar ook artiesten, vrijwilligers en techniekcrew; die groep wordt bij kleine festivals vaak vergeten.
Loop de locatie uiterlijk 7 dagen vooraf met het draaiboek door. Controleer publieksroute, pijlborden, stoelen, afvalbakken, kleedruimte, projectiescherm en stroompunten en druk daarna de definitieve publiekskaarten, programmafolders en crewindeling af.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een theaterfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met programma, locatie en artiesten. Regel vergunningen, verzekering en techniek uiterlijk 8 tot 12 weken voor de festivaldag, omdat wijzigingen daarna snel doorwerken in het draaiboek.
Wanneer moet ik artiesten voor een theaterfestival boeken?: Boek artiesten zodra het programma inhoudelijk vaststaat, idealiter 3 tot 4 maanden vooraf. Leg contract, speeltijd, vergoeding, technische eisen en aankomsttijd schriftelijk vast en vraag de technische fiche direct op.
Hoe maak je een draaiboek voor een theaterfestival?: Werk per tijdstip met vijf kolommen: tijd, activiteit, verantwoordelijke, locatie en benodigd materiaal. Neem opbouw, soundcheck, deuren open, iedere voorstelling, pauzes, catering en afbouw op en druk de definitieve versie uiterlijk 2 dagen vooraf af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een theaterfestival?: Reken als startpunt op 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers, naast een aparte coördinator en een techniekverantwoordelijke. Voeg extra mensen toe voor kaartcontrole, publieksbegeleiding, catering en op- en afbouw als die activiteiten gelijktijdig plaatsvinden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.