Organiser un festival de théâtre, étape par étape

Un festival de théâtre se construit d’abord autour d’un programme confirmé, d’un lieu adapté et d’une équipe clairement répartie. Commencez par engager les artistes, réserver la technique et vérifier les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à coordonner les informations pratiques, le catering, la communication et l’accueil. Le jour J, prévoyez un déroulé imprimé, une fiche technique vérifiée et un plan précis pour les bénévoles, les artistes et le public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Finaliser le programme
2 personnes
2
Engager les artistes
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Demander les autorisations
5
Gérer l’assurance
6
Réserver la technique
7
Réserver le catering
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier sur les réseaux sociaux
11
Distribuer les affiches
3 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Collecter les informations des artistes
15
Imprimer le déroulé
2 personnes
16
Publier l’itinéraire
17
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
18
Numéroter les cartes du public
2 personnes
19
Plier les programmes
3 personnes
20
Vérifier la fiche technique
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Faire les courses
3 personnes
23
Préparer le matériel
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Monter la scène
4 personnes
28
Installer l’éclairage
3 personnes
29
Raccorder la sonorisation
3 personnes
30
Tester la technique
3 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
35
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
36
Aménager les loges des artistes
2 personnes
37
Préparer les brochures du programme
2 personnes
38
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

39
Accueil des artistes
2 personnes
40
Accueillir le public
4 personnes
41
Contrôler les billets
3 personnes
42
Accompagner le public à la salle
3 personnes
43
Annoncer l'ouverture
44
Encadrer la première représentation
4 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Animer le programme de la pause
2 personnes
49
Accompagner la deuxième représentation
4 personnes
50
Encadrer l'atelier pour enfants
4 personnes
51
Recueillir les questions du public
52
Accompagner les artistes
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Accompagner la troisième représentation
4 personnes
55
Encadrer le public pendant la pause
3 personnes
56
Animer la représentation du soir
4 personnes
57
Prononcer le discours de clôture
58
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
59
Rassembler les objets trouvés

Suivi

60
Démonter le catering
4 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Démonter l'installation d'éclairage
3 personnes
63
Démonter la sono
3 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Ranger les restes
2 personnes
72
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 180
Tablesqté 12
Tabouretsqté 10
Portants à vêtementsqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Chargeurs mobilesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12

Décoration

Toiles de fondqté 3
Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches de théâtreqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Cordeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6

Vaisselle

Verresqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Bacs de rangementqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Conseils

Bloquez le programme et les artistes avant de lancer les invitations. Gardez au moins 2 semaines pour recueillir les informations des artistes et leurs besoins alimentaires.
Réservez la salle, l’assurance, les autorisations et la technique dès que les dates sont fixées. Une table de mixage, des haut-parleurs, des microphones et un projecteur nécessitent souvent des branchements et des essais séparés.
Organisez l’accueil du public à l’avance : traitez les inscriptions, numérotez les cartes du public et publiez l’itinéraire au moins 7 jours avant le festival.
Imprimez le déroulé et répartissez les rôles de l’équipe 2 à 3 jours avant. Ajoutez les horaires d’arrivée des artistes, du catering, de l’installation et des balances techniques.
Le jour précédent, vérifiez la météo, préparez le matériel, refroidissez les boissons et préparez les en-cas. Prévoyez aussi les rallonges, multiprises, poubelles et panneaux indicateurs : ces éléments sont souvent oubliés jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de théâtre ?: Commencez au moins 3 à 6 mois avant la date. Le lieu, les artistes, les autorisations, l’assurance et la technique doivent être confirmés avant la communication publique.
Quand réserver les artistes et la salle pour un festival de théâtre ?: Réservez-les dès que la période est choisie, idéalement 3 mois à l’avance. Le programme ne peut être finalisé qu’après confirmation des disponibilités, des besoins techniques et des horaires.
Combien de temps avant envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant le festival, puis publiez un rappel 7 jours avant. Ce délai laisse le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Que vérifier la veille d’un festival de théâtre ?: Vérifiez la fiche technique, la météo, les branchements, l’éclairage et le matériel de scène la veille. Préparez aussi les boissons, les en-cas, les programmes imprimés et la répartition de l’équipe.

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