Ein Theaterfestival Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mit Programm, Künstlern und Location. Reserviere den Spielort erst endgültig, wenn Bühnenfläche, Bestuhlung und die benötigte Technik dort geprüft sind; für jedes Stück solltest du die technischen Angaben gesammelt vorliegen haben.
• Beantrage Genehmigungen und organisiere die Versicherung frühzeitig. Setze dir dafür eine Frist von mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Festival, weil fehlende Unterlagen später auch Buchungen und Werbung verzögern können.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass. Für Bühne, Treppen, Stühle, Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone und Beleuchtung solltest du einen eigenen Aufbau- und Testblock einplanen, nicht nur die Anlieferungszeit.
• Teile die Crew nach Aufgaben und Zeitfenstern ein. Beim Einlass brauchst du neben Karten und nummerierten Publikumsplätzen mindestens eine Person für Fragen sowie eine klare Beschilderung vom Eingang bis zum Saal.
• Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst beim Catering. Schließe die Rückmeldungen einige Tage vor dem Festival ab, damit Getränke, Snacks, Geschirr und Kühlboxen passend vorbereitet und gekühlt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Theaterfestival organisieren?

Starte idealerweise 6 bis 8 Monate vorher mit Programm, Künstlern und Location. Genehmigungen, Versicherung und Technik sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin angestoßen oder fest gebucht sein.

Was muss bei der Technik eines Theaterfestivals geklärt werden?

Kläre pro Aufführung Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Bühnenstrahler, Projektor und Leinwand sowie Strom- und Verlängerungskabel. Der technische Check sollte spätestens 1 bis 2 Wochen vorher abgeschlossen sein; am Veranstaltungstag folgt ein vollständiger Test vor dem Einlass.

Wie viele Helfer braucht ein Theaterfestival?

Plane mindestens eine verantwortliche Person für Bühne und Technik, eine für den Einlass und eine für Künstlerbetreuung und Catering ein. Bei mehreren Sälen oder parallelen Aufführungen brauchst du pro zusätzlichem Bereich mindestens eine weitere Ansprechperson.

Wann sollte man die Verpflegung für ein Theaterfestival bestellen?

Bestelle Catering und Getränke, sobald die Anmeldefrist absehbar ist, und bestätige die endgültige Menge 5 bis 7 Tage vorher. Ernährungswünsche sollten zu diesem Zeitpunkt bereits erfasst sein; Getränke und Snacks werden am Festivaltag rechtzeitig vor dem Einlass gekühlt und vorbereitet.

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