Cómo organizar un festival de teatro sin perder el control
Un festival de teatro se coordina en capas: primero cierras el programa y el lugar, después aseguras permisos, artistas y necesidades técnicas, y al final preparas al público y al equipo. Con 72 tareas y 53 elementos, el riesgo no suele estar en olvidar una silla, sino en confirmar demasiado tarde quién hace qué y cuándo. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo desde la contratación hasta la apertura de puertas y la revisión final del montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el programa final
2 personas
- 2
Contratar artistas
2 personas
- 3
Reservar el lugar
- 4
Solicitar permisos
- 5
Gestionar el seguro
- 6
Reservar técnica
- 7
Reservar el catering
- 8
Reclutar voluntarios
2 personas
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Publicar en redes sociales
- 11
Distribuir carteles
3 personas
- 12
Gestionar inscripciones
2 personas
- 13
Recoger preferencias dietéticas
- 14
Recopilar información de los artistas
- 15
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
- 16
Publicar la ruta
- 17
Hacer la distribución del equipo
2 personas
- 18
Numerar las tarjetas del público
2 personas
- 19
Doblar folletos del programa
3 personas
- 20
Comprobar la ficha técnica
2 personas
- 21
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 22
Hacer la compra
3 personas
- 23
Preparar los materiales
3 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Preparar aperitivos
4 personas
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Montar el escenario
4 personas
- 28
Colgar luces
3 personas
- 29
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 30
Probar la técnica
3 personas
- 31
Colocar las sillas
4 personas
- 32
Montar mesas
3 personas
- 33
Colgar la decoración
3 personas
- 34
Montar el buffet de catering
4 personas
- 35
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 36
Preparar los camerinos de los artistas
2 personas
- 37
Preparar folletos del programa
2 personas
- 38
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
- 39
Recibir a los artistas
2 personas
- 40
Dar la bienvenida al público
4 personas
- 41
Comprobar los mapas
3 personas
- 42
Guiar al público al recinto
3 personas
- 43
Anunciar la apertura
- 44
Coordinar la actuación 1
4 personas
- 45
Servir las bebidas
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Servir aperitivos
3 personas
- 48
Coordinar el programa del descanso
2 personas
- 49
Coordinar la segunda función
4 personas
- 50
Coordinar el taller infantil
4 personas
- 51
Recoger preguntas del público
- 52
Guiar a los artistas
2 personas
- 53
Reponer el bufé
3 personas
- 54
Acompañar la tercera función
4 personas
- 55
Acompañar al público durante el descanso
3 personas
- 56
Coordinar la función de la noche
4 personas
- 57
Preparar el discurso de clausura
- 58
Guiar al público hacia la salida
3 personas
- 59
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 60
Desmontar el catering
4 personas
- 61
Apagar el equipo
2 personas
- 62
Desmontar la instalación de luces
3 personas
- 63
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 66
Recoger la basura
3 personas
- 67
Lavar la vajilla
3 personas
- 68
Limpiar el lugar
4 personas
- 69
Inventariar materiales
2 personas
- 70
Devolver el material alquilado
2 personas
- 71
Guardar los restos
2 personas
- 72
Devolver los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escaleras del escenariocant. 2
- Sillascant. 180
- Mesascant. 12
- Taburetescant. 10
- Percheroscant. 3
- Papeleracant. 8
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Proyector de diapositivas
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Walkie-talkiescant. 8
- Cargadores móvilescant. 6
Iluminación
- Focos de escenariocant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Iluminación ambientalcant. 12
Decoración
- Telones de fondocant. 3
- Guirnaldascant. 8
- Pósteres de teatrocant. 12
- Carteles direccionalescant. 10
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Bolígrafoscant. 20
- Cinta adhesivacant. 8
- Tijerascant. 6
- Cuerdacant. 4
- Pizarrascant. 6
Vajilla
- Vasoscant. 220
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 220
- Cubiertoscant. 220
- Bandejas de serviciocant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Cuencoscant. 16
- Cajas de almacenamientocant. 12
Catering
- Compras
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Escobascant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
Consejos
- Cierra el programa antes de anunciar el festival. Necesitas confirmar artistas, horarios, duración de cada función y requisitos técnicos antes de imprimir folletos o publicar la ruta.
- Empieza los permisos y el seguro en cuanto reserves el lugar. Deja al menos 4 semanas de margen para corregir documentación o adaptar el montaje a las condiciones del espacio.
- Pide a cada compañía su ficha técnica y sus datos completos con varias semanas de antelación. Comprueba especialmente sonido, focos, proyector, pantalla, cables y tomas eléctricas antes del día del festival.
- Asigna responsables por zonas y entrega un plan de trabajo impreso el día del montaje. Incluye quién recibe a los artistas, quién controla las inscripciones y quién resuelve incidencias técnicas.
- No dejes el catering y las bebidas para la última mañana. Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones, haz la compra con tiempo y enfría las bebidas antes de que llegue el público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y los artistas; después tramita permisos, seguro, técnica y catering, dejando las últimas 2 semanas para difusión, inscripciones y coordinación.
- ¿Cuándo hay que contratar a los artistas de un festival de teatro?
- Contrátalos cuando el programa y el presupuesto estén definidos, idealmente entre 8 y 10 semanas antes. Pide entonces sus horarios, necesidades técnicas y datos de contacto para evitar cambios en la última semana.
- ¿Qué hay que comprobar antes de abrir un festival de teatro?
- Entre 2 y 3 horas antes revisa el escenario, las sillas, la mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, focos, proyector, pantalla y cables. Comprueba también la ruta publicada, las tarjetas del público, los folletos y el pronóstico del tiempo.
- ¿Cómo organizar a los voluntarios en un festival de teatro?
- Distribuye las funciones al menos 7 días antes y confirma los turnos 48 horas antes. Asigna responsables para entradas, orientación, artistas, catering y apoyo técnico, con un plan de trabajo impreso para cada equipo.
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