Theaterfestival organiseren: checklist en planning

Een theaterfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen groepen en voorstellingen vastleggen. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, techniek, publieksinformatie, catering en een team dat op de dag zelf weet wat er moet gebeuren. Begin met datum, locatie en programma, en werk daarna toe naar reserveringen, aanmeldingen en een praktisch draaiboek. Plan de technische test en de opbouw ruim vóór de eerste voorstelling, zodat problemen met geluid, licht of decor niet op het laatste moment ontstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum en locatie vastleggen
2 personen
Theatergroepen benaderen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Optredens en tijden bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Reserveringen voor materiaal maken
2 personen
Catering reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programmafolders sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Decorstukken ophalen
2 personen
Technische apparatuur testen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Podium opbouwen
5 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Backstage inrichten
3 personen
Decorstukken plaatsen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht ophangen en richten
3 personen
Geluid aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtplan testen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Programmafolders neerleggen
2 personen
Briefing publieksbegeleiders geven
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
3 personen
Artiesten inchecken
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Kaartjes controleren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste voorstelling begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
Avondpauze serveren
4 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Slotvoorstelling begeleiden
4 personen
Afsluitend applausmoment begeleiden
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Restanten catering veiligstellen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decorstukken afbreken
4 personen
Podium afbreken
5 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Artiestenmateriaal terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 100
Podiummattenaantal 6
Statafelsaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Muziekspeler

Verlichting

Theaterspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Sfeerverlichtingaantal 12
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Zwarte theaterdoekenaantal 6
Achtergronddoekaantal 2
Decorpanelenaantal 8
Festivalbanneraantal 2
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Papieren slingersaantal 10

Servies

Dinerbordenaantal 200
Dessertbordenaantal 200
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 220
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Eetlepelsaantal 200
Vorkenaantal 200
Messenaantal 200
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelroostersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Catering

Kassalade
Pinapparaat
Menubordenaantal 4
Allergenenkaartaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6

Overig

Entreebandjesaantal 250
Naamkaartjesaantal 80
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Notitieblokkenaantal 10
Gaffer tapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Schaarsetsaantal 6
Gereedschapskoffersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en bevestig daarna pas optredens en tijden met alle theatergroepen. Houd ruimte tussen voorstellingen voor wissels, publieksbewegingen en onverwachte uitloop.
Controleer vergunningen en verzekeringsgegevens uiterlijk enkele weken vóór het festival. Vraag ook na of de locatie voorwaarden heeft voor publiekscapaciteit, catering, laden en lossen of het gebruik van versterkt geluid.
Plan de techniek als een aparte repetitie: test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, DI-boxen, podiummonitoren en theaterspots vóór de festivaldag. Leg verlengkabels en stekkerdozen per speelplek klaar en controleer waar stroom beschikbaar is.
Maak de vrijwilligersindeling concreet met begin- en eindtijden, inclusief ontvangst, garderobe, catering, zaalbegeleiding en opbouw. Print het draaiboek en geef naamkaartjes, programmafolders en bezoekersinformatie vóór de deuren opengaan aan de juiste mensen.
Regel de publieksstroom vóór de opbouw: maak de laad- en loszone vrij, zet stoelen en tafels volgens de zaalindeling neer en plaats pijlborden naar ingang, garderobe en zalen. Verzamel dieetwensen voordat je de catering definitief bevestigt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een theaterfestival organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, theatergroepen en programma. Regel vergunningen, materiaal, catering en vrijwilligers uiterlijk 4 tot 6 weken vóór het festival.
Wanneer moet ik de techniek van een theaterfestival testen?: Plan minstens één volledige technische test vóór de festivaldag, bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf. Controleer op de dag zelf opnieuw geluid, licht, microfoons, kabels en muziekspeler vóór de eerste voorstelling.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een theaterfestival?: Tel per gelijktijdige publieksfunctie minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst of kaartcontrole, 1 voor zaalbegeleiding en 1 voor praktische ondersteuning. Voeg voor opbouw en afbouw extra mensen toe, zodat podiumdelen, stoelen en decor niet door één persoon worden verplaatst.
Wanneer verstuur ik bezoekersinformatie voor een theaterfestival?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vóór het festival. Vermeld daarin het programma, aanvangstijden, adres, bereikbaarheid, entree-instructies en eventuele informatie over catering of dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.