Theaterfestival organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Auftritte und Spielzeiten spätestens 14 Tage vor dem Festival schriftlich. Plane zwischen zwei Gruppen mindestens 30 Minuten für Bühnenwechsel, Technik und Einlass ein.
• Prüfe Genehmigungen und Versicherungsdaten mindestens sechs Wochen vor dem Termin. Das wird häufig zu spät erledigt, besonders wenn Bühne, Beleuchtung oder öffentliche Flächen betroffen sind.
• Teile Freiwillige nicht nur nach Aufgaben, sondern nach Zeitfenstern ein: Für Aufbau und Abbau brauchst du andere Personen als für Einlass, Garderobe und Bühnenbetreuung während der Vorstellungen.
• Teste Mischpult, Funkmikrofone, Lautsprecher, Scheinwerfer und Laptop spätestens am Vortag gemeinsam. Lege Audiokabel, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien anschließend nach Einsatzort bereit.
• Schicke Besucherinformationen spätestens fünf Tage vor dem Festival. Nenne darin Einlasszeit, Spielbeginn, Wegweiser, Sitzordnung und Hinweise zu erfassten Ernährungswünschen, damit am Veranstaltungstag weniger Rückfragen entstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Theaterfestival organisieren?

Beginne etwa drei Monate vorher mit Datum, Ort, Theatergruppen und Programm. Genehmigungen, Versicherungen und Materialreservierungen solltest du spätestens sechs Wochen vor dem Festival prüfen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Theaterfestival?

Plane mindestens vier Stunden für Bühne, Stühle, Beleuchtung, Ton und Dekoration ein. Öffne die Location so früh, dass ein vollständiger Techniktest mindestens 60 Minuten vor dem Einlass möglich ist.

Wann sollte das Programm eines Theaterfestivals feststehen?

Setze das Programm spätestens vier Wochen vor dem Termin fest. Die endgültigen Auftrittszeiten solltest du 14 Tage vorher mit allen Gruppen bestätigen und danach in Einladungen und Besucherinformationen übernehmen.

Wie viele Helfer braucht ein Theaterfestival?

Für ein kleines Festival mit mehreren Auftritten sind mindestens sechs Helfer sinnvoll: zwei für Aufbau und Technik, zwei für Einlass und Garderobe sowie zwei als Bühnen- und Publikumsbetreuung. Für parallele Spielorte brauchst du je Bereich zusätzlich mindestens zwei Personen.

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