Checklist para organizar un festival de teatro

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el lugar y las compañías antes de publicar el programa. Confirma por escrito cada actuación y su horario, porque un cambio de 30 minutos puede afectar al catering, los voluntarios y la información enviada al público.
• Comprueba los permisos y los datos del seguro con varias semanas de margen. No des por hecho que el recinto cubre el festival: verifica qué actividad, horario y equipo están incluidos.
• Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, monitores, focos, controlador de luces y cables con el mismo portátil y las mismas conexiones que usarás durante las actuaciones.
• Asigna los turnos de voluntariado por franjas concretas, al menos de 2 horas. Necesitarás cubrir recepción, orientación, cambios entre obras, carga y descarga y apoyo al catering, no solo la entrada.
• Prepara la información del público y el plan de trabajo en papel el día anterior. Imprime el programa, las tarjetas de nombre y los carteles direccionales, y deja despejada la zona de carga antes de montar el escenario y colocar las sillas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro?

Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija la fecha y el lugar, contacta con las compañías y revisa permisos y seguro; después puedes cerrar programa, catering y voluntariado.

¿Cuándo hay que confirmar las actuaciones de un festival de teatro?

Confírmalas por escrito entre 4 y 6 semanas antes, incluyendo duración, horario de llegada y necesidades técnicas. Envía el programa definitivo al público cuando no queden cambios relevantes, idealmente 2 semanas antes.

¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de teatro?

Como referencia, calcula 1 voluntario por cada 30 a 40 asistentes para recepción y orientación, más 2 personas para los cambios de sala o escenario. Ajusta la cifra si hay varias actuaciones simultáneas o una zona de catering.

¿Cuándo se monta el escenario y se prueba el equipo técnico?

Reserva entre 3 y 4 horas para despejar la carga, montar las piezas del escenario, colocar sillas y conectar sonido e iluminación. Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes de la apertura y deja tiempo para corregir cables, focos o micrófonos.