Checklist pour organiser un festival de théâtre

Un festival de théâtre demande de coordonner les troupes, les horaires, le lieu et l’accueil du public sans laisser la technique au dernier moment. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance, le catering et les réservations de matériel doivent être vérifiés plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, prévois du temps pour le déchargement, le montage de la scène, les tests son et lumière et l’installation des chaises.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du festival
2 personnes
Contacter des troupes de théâtre
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Confirmer les spectacles et les horaires
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier les informations d'assurance
Faire les réservations pour le matériel
2 personnes
Réserver le catering
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Trier les brochures du programme
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les éléments de décor
2 personnes
Tester le matériel technique
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Monter la scène
5 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager les coulisses
3 personnes
Installer les éléments de décor
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Suspendre et orienter les lumières
3 personnes
Brancher le son
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester le plan d’éclairage
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Déposer les brochures du programme
2 personnes
Faire le briefing des encadrants du public
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
3 personnes
Enregistrer les artistes
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer la première représentation
3 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Animer la représentation du soir
4 personnes
Servir la pause du soir
4 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Animer le spectacle de clôture
4 personnes
Animer le moment d'applaudissements final
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

Sécuriser les restes de la restauration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les éléments de décor
4 personnes
Démonter la scène
5 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rapporter le matériel des artistes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 100
Tapis de scèneqté 6
Tables hautesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Lecteur audio

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes à batterieqté 8

Décoration

Rideaux de théâtre noirsqté 6
Bâche de fondqté 2
Panneaux décoratifsqté 8
Bannière du festivalqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Guirlandes en papierqté 10

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 200
Assiettes à dessertqté 200
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 120
Cuillères à soupeqté 200
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 200
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Grilles de refroidissementqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Catering

Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Panneaux de menuqté 4
Carte des allergènesqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 8
Pains de glaceqté 24
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6

Autre

Bracelets d’entréeqté 250
Badges nominatifsqté 80
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 6
Blocs-notesqté 10
Ruban gafferqté 8
Attaches-câblesqté 200
Jeux de ciseauxqté 6
Boîtes à outilsqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Conseils

Bloque le programme avant d’envoyer les invitations : confirme chaque spectacle, sa durée et son horaire, puis garde une marge d’au moins 15 minutes entre deux représentations pour les changements de plateau.
Réserve le matériel technique dès que les spectacles sont confirmés. Vérifie avant l’ouverture les haut-parleurs, microphones sans fil, câbles, rallonges, multiprises, projecteurs et contrôleur d’éclairage.
Prévois les bénévoles par créneau plutôt qu’en une seule équipe. Il faut notamment des personnes pour l’accueil, les inscriptions, les badges, l’orientation du public, le catering et les changements entre spectacles.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmets le nombre final au catering au plus tard 3 à 5 jours avant le festival. Cette étape évite de découvrir les allergies ou régimes le jour même.
Organise le montage à rebours de l’ouverture : libère d’abord la zone de chargement, monte la scène et ses escaliers, installe les chaises, puis teste le son et les lumières avec le déroulé imprimé à portée de main.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de théâtre ?: Commence idéalement 6 à 12 mois avant la date. Fixe d’abord le lieu et le calendrier, puis contacte les troupes, vérifie les autorisations et réserve le matériel avant de publier le programme.
Combien de temps prévoir pour monter une scène de festival de théâtre ?: Prévois au minimum une demi-journée pour le montage de la scène, des chaises, du son et de l’éclairage. Ajoute 1 à 2 heures pour les essais techniques et les ajustements avec les troupes.
Quand envoyer les informations aux visiteurs ?: Envoie un premier message dès que les inscriptions sont confirmées, puis un rappel 3 à 7 jours avant le festival. Indique les horaires, l’accès, le déroulé, les consignes d’accueil et les éventuels besoins pratiques.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de théâtre ?: Pour une petite journée, prévois au moins 1 bénévole à l’accueil, 1 à l’orientation et 2 à 4 personnes pour la technique, le catering et les changements de plateau par créneau. Augmente l’équipe si plusieurs spectacles se chevauchent.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.