Theaterfestival organiseren: checklist van plan tot voorstelling

Een theaterfestival vraagt om meer dan een programma en een podium. Je regelt artiestencontracten, locatie, vergunningen, verzekering, techniek, catering en een team dat alles op de dag zelf uitvoert. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde: eerst het programma en de productie, daarna kaartverkoop en communicatie, en tot slot de opbouw en publieksontvangst. Zo zie je ook op tijd welke informatie nog ontbreekt, zoals technische fiches, dieetwensen en routebeschrijvingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma definitief maken
2 personen
Artiesten contracteren
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Verzekering regelen
Techniek reserveren
Catering reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media publiceren
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiënteninformatie verzamelen
Draaiboek afdrukken
2 personen
Routebeschrijving publiceren
Crewindeling maken
2 personen
Publiekskaarten nummeren
2 personen
Programmafolders vouwen
3 personen
Technische fiche controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Licht ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Techniek testen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Decor ophangen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Artiestenkleedkamers inrichten
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Artiënten ontvangen
2 personen
Publiek verwelkomen
4 personen
Kaarten controleren
3 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Opening aankondigen
Voorstelling één begeleiden
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
Voorstelling twee begeleiden
4 personen
Kinderworkshop begeleiden
4 personen
Publieksvragen verzamelen
Artiënten begeleiden
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Voorstelling drie begeleiden
4 personen
Publiek begeleiden tijdens pauze
3 personen
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
Slotwoord verzorgen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Catering afbouwen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Lichtinstallatie afbouwen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 12
Krukkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Mengpaneel
Speakersaantal 4
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Diaprojector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Portofoonsaantal 8
Mobiele opladersaantal 6

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Vlaggenlijnenaantal 8
Theaterpostersaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 40
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Touwaantal 4
Krijtbordenaantal 6

Servies

Glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Opslagbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Leg het programma en de artiestencontracten eerst vast. Vraag daarna per productie de technische fiche op en controleer minimaal één week voor het festival of podium, speakers, microfoons, licht en projectie daarop aansluiten.
Reserveer locatie, techniek en catering voordat je de uitnodigingen en posters verspreidt. Controleer meteen hoeveel stoelen, tafels, afvalbakken, verlengkabels en stekkerdozen beschikbaar zijn, zodat je geen materiaal op het laatste moment hoeft te zoeken.
Plan de publiekscommunicatie in twee momenten: publiceer de routebeschrijving en het programma zodra de aanmeldingen openen, en verstuur uiterlijk 3 dagen vooraf een praktische herinnering met aanvangstijd, bereikbaarheid en eventuele dieetgegevens.
Maak voor de festivaldag één draaiboek met crewindeling, telefoonnummers, tijdstippen en technische afspraken. Druk voor iedere verantwoordelijke een exemplaar af en nummer de publiekskaarten voordat de deuren opengaan.
Doe boodschappen en zet materialen minstens één dag eerder klaar waar dat kan. Koel dranken enkele uren vooraf, bereid hapjes volgens de cateringplanning en controleer vlak voor ontvangst de weersverwachting, bewegwijzering en verlichting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een theaterfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer de locatie en vraag vergunningen zo vroeg mogelijk aan; leg programma, artiesten en techniek uiterlijk 6 weken voor de festivaldatum vast.
Wanneer moet ik een vergunning voor een theaterfestival aanvragen?: Dien de aanvraag in zodra locatie, datum en programma voldoende vaststaan. Houd minimaal 8 tot 12 weken aan, omdat de benodigde termijn per gemeente en type activiteit verschilt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een theaterfestival?: Reken voor een klein festival op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers, naast een coördinator en technische verantwoordelijke. Plan extra mensen voor ontvangst, publiekskaarten, catering, zaalwissels en opruimen.
Wanneer moet ik de techniek van een theaterfestival controleren?: Controleer de technische fiches uiterlijk 7 dagen vooraf en plan vóór de deuren openen een volledige soundcheck en lichtcontrole. Test ook projectiescherm, diaprojector, kabels en alle microfoons afzonderlijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.