Checklist para organizar un festival de teatro

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa antes de contratar la técnica: cada obra puede necesitar micrófonos, focos, proyector, pantalla o una distribución distinta del escenario. Deja al menos 2 semanas para resolver incompatibilidades.
• Solicita permisos y gestiona el seguro con varias semanas de margen. Guarda en una misma carpeta los documentos del lugar, la ruta publicada, los contactos de artistas y la información de emergencias.
• Calcula la llegada del público con 30 minutos de antelación y prepara las tarjetas numeradas, los folletos doblados y los carteles direccionales antes de abrir las puertas. Así el equipo de recepción no tiene que hacer tareas de montaje.
• Pide las preferencias dietéticas al confirmar las inscripciones y encarga el catering según el número actualizado. Para el servicio, prepara vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas; deja las bebidas en las neveras portátiles al menos 2 horas antes.
• Haz una comprobación técnica completa el mismo día: sonido, focos, cables alargadores, regletas, proyector y pantalla. Imprime el plan de trabajo y reparte las funciones antes de que lleguen los artistas y los voluntarios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite cerrar el programa, reservar el lugar, contratar artistas, solicitar permisos, gestionar el seguro y resolver las necesidades técnicas.

¿Cuándo hay que contratar la técnica para un festival de teatro?

Contrátala cuando el programa y las fichas técnicas de las obras estén confirmados, idealmente 4 semanas antes. Reserva tiempo para comprobar la mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, focos, proyector y cableado.

¿Cuándo se prepara el catering del festival?

Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y confirma las cantidades entre 5 y 7 días antes. El día del festival, enfría las bebidas al menos 2 horas antes y prepara los aperitivos antes de la llegada del público.

¿Qué hay que revisar el día antes de un festival de teatro?

Revisa el pronóstico del tiempo, la ficha técnica, la ruta publicada, las inscripciones y la distribución del equipo. También conviene imprimir el plan de trabajo, doblar los folletos y comprobar que están listos los carteles, las tarjetas numeradas y los materiales.

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