Checklist pour organiser un festival de théâtre

Un festival de théâtre demande de coordonner la programmation, les artistes, le lieu, la technique et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par verrouiller les spectacles et les contrats, puis réserve le lieu, les prestataires et les autorisations. Les dernières semaines servent surtout à rassembler les informations pratiques, organiser l’équipe et vérifier chaque besoin technique. Cette checklist t’aide à ne pas découvrir le jour J qu’il manque un micro, un itinéraire ou une information alimentaire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Finaliser le programme
2 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Réserver le lieu
Demander les autorisations
Gérer l’assurance
Réserver la technique
Réserver le catering
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations des artistes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Publier l’itinéraire
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
Numéroter les cartes du public
2 personnes
Plier les programmes
3 personnes
Vérifier la fiche technique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester la technique
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les loges des artistes
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueil des artistes
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Contrôler les billets
3 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Encadrer la première représentation
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer le programme de la pause
2 personnes
Accompagner la deuxième représentation
4 personnes
Encadrer l'atelier pour enfants
4 personnes
Recueillir les questions du public
Accompagner les artistes
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Accompagner la troisième représentation
4 personnes
Encadrer le public pendant la pause
3 personnes
Animer la représentation du soir
4 personnes
Prononcer le discours de clôture
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter l'installation d'éclairage
3 personnes
Démonter la sono
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 180
Tablesqté 12
Tabouretsqté 10
Portants à vêtementsqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Chargeurs mobilesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12

Décoration

Toiles de fondqté 3
Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches de théâtreqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Cordeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6

Vaisselle

Verresqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Bacs de rangementqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Conseils

Finalise le programme avant de lancer la communication : les invitations, les affiches et les publications doivent reprendre les mêmes horaires, titres et noms d’artistes.
Demande les fiches techniques et les besoins alimentaires au moins 3 semaines avant le festival. Tu auras ainsi le temps d’adapter la sonorisation, les projecteurs, le catering et les prises électriques.
Prévois un responsable pour chaque zone : accueil, public, scène, artistes, catering et technique. Une répartition écrite de l’équipe évite les appels simultanés quand un spectacle commence.
Imprime le déroulé, l’itinéraire et les informations utiles quelques jours avant l’ouverture. Prépare aussi les panneaux indicateurs, les programmes pliés et les cartes du public pour ne pas faire ces tâches à l’accueil.
Vérifie la météo 48 heures avant, même si les représentations sont prévues en intérieur. Elle peut modifier les déplacements, l’installation extérieure, les boissons à refroidir et le nombre de bénévoles nécessaires à l’entrée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de théâtre ?: Commence idéalement 6 à 12 mois avant la première représentation. Les artistes, le lieu, les autorisations, l’assurance et la technique doivent être engagés avant de publier le programme.
Quand réserver la technique pour un festival de théâtre ?: Réserve la sonorisation, les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, la projection et l’éclairage au moins 8 semaines à l’avance. Envoie la fiche technique de chaque spectacle au prestataire dès qu’elle est disponible.
Combien de bénévoles prévoir pour un festival de théâtre ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 pour la salle par espace ou représentation, puis ajoute des personnes pour la scène, les artistes et le catering. Établis la répartition de l’équipe au moins 2 semaines avant le festival.
Quand envoyer les invitations et ouvrir les inscriptions ?: Envoie les invitations dès que le programme, le lieu et les horaires sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Traite ensuite les inscriptions chaque semaine et arrête les chiffres définitifs 3 à 5 jours avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.