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Theaterfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Theaterfestival braucht früh klare Entscheidungen: Programm, Künstler, Spielort und Genehmigungen bilden die Grundlage. Danach folgen Technik, Catering, Helfer, Anmeldungen und die Informationen für das Publikum. Plane außerdem genug Zeit für technische Daten, nummerierte Karten, Programmhefte und den Aufbau ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Festlegung bis zu den letzten Vorbereitungen am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Künstler buchen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen beantragen

  • Versicherung organisieren

  • Technik reservieren

  • Catering reservieren

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • In sozialen Medien veröffentlichen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Drehbuch ausdrucken

    2 Personen

  • Wegbeschreibung veröffentlichen

  • Crew-Einteilung erstellen

    2 Personen

  • Publikumskarten nummerieren

    2 Personen

  • Programmhefte falten

    3 Personen

  • Technisches Datenblatt prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Licht aufhängen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    3 Personen

  • Technik testen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Deko aufhängen

    3 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    4 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Künstlergarderoben einrichten

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Publikum begrüßen

    4 Personen

  • Karten kontrollieren

    3 Personen

  • Publikum in den Saal begleiten

    3 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Vorstellung eins begleiten

    4 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Pausenprogramm betreuen

    2 Personen

  • Aufführung zwei begleiten

    4 Personen

  • Kinderworkshop begleiten

    4 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

  • Künstler begleiten

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Vorstellung drei begleiten

    4 Personen

  • Publikum in der Pause begleiten

    3 Personen

  • Abendvorstellung begleiten

    4 Personen

  • Schlusswort halten

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Catering abbauen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Lichtanlage abbauen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • BühnentreppenAnz. 2
  • StühleAnz. 180
  • TischeAnz. 12
  • HockerAnz. 10
  • KleiderständerAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 4
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • Diaprojektor
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • FunkgeräteAnz. 8
  • Mobile LadegeräteAnz. 6

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 12

Dekoration

  • HintergrundvorhängeAnz. 3
  • WimpelkettenAnz. 8
  • TheaterplakateAnz. 12
  • WegweiserAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 40
  • StifteAnz. 20
  • KlebebandAnz. 8
  • SchereAnz. 6
  • SeilAnz. 4
  • KreidetafelnAnz. 6

Geschirr

  • GläserAnz. 220
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 220
  • BestecksetsAnz. 220
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchälchenAnz. 16
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesenAnz. 4
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Tipps

  • Lege das Programm fest, bevor du Einladungen, Plakate und Beiträge für soziale Medien veröffentlichst. So stimmen Spielzeiten, Künstlernamen und Wegbeschreibung überall überein.
  • Beantrage Genehmigungen und organisiere die Versicherung mehrere Wochen vor dem Festival. Prüfe außerdem früh, welche Anforderungen der Spielort für Bühne, Publikum und Technik stellt.
  • Sammle die technischen Daten aller Künstler und prüfe sie mit dem Mischpult, den Lautsprechern, Mikrofonen, Projektor und der Leinwand. Plane Kabelwege und teste die Bühnenstrahler spätestens bei der Aufbauprobe.
  • Teile Crew und Freiwillige nicht erst am Veranstaltungstag ein. Erstelle Schichten für Einlass, Karten, Technik, Catering und Aufsicht und gib jeder Person eine konkrete Aufgabe mit Uhrzeit.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und bereite Snacks erst kurz vor dem Einlass vor. Rechne bei der Verpflegung mit den erfassten Ernährungswünschen und stelle Gläser, Tassen, Teller und Besteck vollständig bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Theaterfestival organisieren?
Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Programm, Künstlern und Spielort. Genehmigungen, Versicherung, Technik und Catering sollten mehrere Wochen vor dem Festival feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Theaterfestival?
Für einen kleinen Spielort solltest du mindestens vier bis sechs Helfer gleichzeitig einplanen: für Einlass, Karten, Technik, Catering und Orientierung. Bei mehreren Bühnen oder Schichten brauchst du entsprechend mehr Personen.
Wann sollte man die Technik für ein Theaterfestival testen?
Prüfe das technische Datenblatt mindestens zwei Wochen vorher und teste die komplette Anlage beim Aufbau. Plane dafür mindestens zwei bis drei Stunden ein, besonders wenn Projektor, Mikrofone und Bühnenlicht verwendet werden.
Wie viele Getränke braucht man für ein Theaterfestival?
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane danach etwa ein Getränk pro Person und Stunde. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich Wasserreserven einplanen und die Kühlboxen vor dem Einlass füllen.

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