Theaterdiner organiseren: checklist en planning

Een theaterdiner vraagt om een strakke volgorde: eerst leg je locatie, theatergezelschap en dineropstelling vast, daarna regel je menu, gasten en benodigdheden. Verzamel dieetwensen ruim vóór je het definitieve dieetoverzicht maakt en bevestig reserveringen opnieuw. In de laatste week controleer je teksten, rekwisieten, kostuums, servies en glaswerk. Op de dag zelf moeten ontvangst, keuken, tafels, licht en stroom op elkaar aansluiten, zodat het diner en de voorstelling niet op elkaar wachten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal bevestigen
Theatergezelschap vastleggen
Dineropstelling bepalen
2 personen
Menu samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Zitplaatsen indelen
2 personen
Dieetoverzicht uitwerken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Menukaarten afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Theaterteksten controleren
2 personen
Rekwisieten verzamelen
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Servies en glaswerk tellen
2 personen
Tafelnummers maken

Event

Locatie openen
2 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
Servies op tafel zetten
4 personen
Glazen en bestek neerleggen
4 personen
Menukaarten plaatsen
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Koude gerechten klaarzetten
3 personen
Warme gerechten voorbereiden
4 personen
Desserts gekoeld bewaren
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Theaterdecor opbouwen
4 personen
Rekwisieten opstellen
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Medewerkers instrueren
3 personen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Aperitief serveren
4 personen
Gasten naar tafel begeleiden
3 personen
Eerste theaterakte begeleiden
2 personen
Voorgerecht uitserveren
5 personen
Borden afruimen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Tweede theaterakte begeleiden
2 personen
Hoofdgerecht serveren
5 personen
Hoofdgerecht afruimen
4 personen
Derde theaterakte begeleiden
2 personen
Dessert uitserveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Restanten veilig koelen
3 personen
Servies verzamelen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Keuken schoonmaken
4 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Decor en rekwisieten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Voorraad terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Wasgoed verzamelen
2 personen
Gevonden voorwerpen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 8
Stoelenaantal 66
Buffettafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 75
Diepe bordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 75
Wijnglazenaantal 75
Koffielepelsaantal 70
Dinerbesteksetsaantal 75
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Sauskommenaantal 8
Broodmandenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Gastronormbakkenaantal 12
Ovenschalenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen dessertaantal 8

Apparatuur

Warmhoudbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelkastenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler

Verlichting

Theaterspotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servetten van stofaantal 70
Tafellopersaantal 8
Menukaarthoudersaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 70
Tafelnummersaantal 8
Kunstbloemenaantal 12
Theatergordijnenaantal 2
Decoratieve kandelaarsaantal 8
LED-kaarsenaantal 24
Theaterrekwisietenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de zaalindeling vóór je tafels en stoelen klaarzet. Houd naast de dineropstelling ruimte vrij voor spelers, rekwisieten en een veilige looproute naar keuken en buffet.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en verwerk ze in één overzicht. Markeer aangepaste borden duidelijk, zodat keuken en bediening niet tijdens het uitserveren hoeven te zoeken.
Tel servies en glaswerk per soort en voeg een kleine reserve toe. Controleer naast dinerborden ook diepe borden, dessertborden, koffiekopjes, waterglazen, wijnglazen en besteksets.
Werk het draaiboek uit met vaste tijden voor ontvangst, gangen en scènes. Leg menukaarten, naamkaartjes en tafelnummers vóór de opening op hun plaats en druk minstens één extra exemplaar van het draaiboek af.
Doe boodschappen en voorbereidingen niet allemaal op de dag zelf. Was en snijd groenten vooraf, bereid desserts eerder en zet dranken gekoeld klaar; controleer op de dag zelf nog warmhoudbakken, inductiekookplaten, waterkokers en koffiezetapparaten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een theaterdiner organiseren?: Leg locatie en theatergezelschap bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je dieetwensen, reserveringen en de zitplaatsen nog op tijd kunt verwerken.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een theaterdiner verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 2 weken voor het diner. Maak daarna één definitief overzicht voor keuken, bediening en tafelindeling.
Hoeveel servies en glazen heb ik nodig voor een theaterdiner?: Tel per aangemelde gast minimaal één dinerbestekset, dinerbord, waterglas en wijnglas, plus de onderdelen die het menu vraagt. Houd daarnaast ongeveer 10 procent reserve aan voor breuk, vervuiling of extra gasten.
Wanneer bereid ik de zaal en keuken voor?: Open de locatie minimaal 3 uur vóór ontvangst. Gebruik het eerste uur voor licht, stroom en apparatuur, het tweede uur voor tafels, servies en naamkaartjes en het laatste uur voor buffet, dranken en de theateropstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.