Theaterdinner organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Raum und Saal mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe dabei nicht nur die Tischfläche, sondern auch Stromanschlüsse, Licht, Platz für Requisiten und einen freien Bereich für die Theatergruppe.
• Verschicke die Einladungen mit einer klaren Rückmeldefrist von etwa 3 Wochen. Erfasse pro Anmeldung Personenzahl, Ernährungswünsche und Sitzplatzbedarf, damit Menü- und Diätübersicht rechtzeitig fertig werden.
• Plane die Sitzordnung erst nach Ablauf der Anmeldefrist und ordne Tischnummern sichtbar zu. Rechne pro Gast mit einem Abendbesteck-Set, den passenden Tellern und Gläsern sowie mindestens einem zusätzlichen Set je 10 Personen.
• Bereite Drucksachen und Bühnenmaterial spätestens 3 Tage vor dem Dinner vor. Drehbuch, Theatertexte, Menükarten, Namensschilder, Requisiten und Kostüme sollten getrennt geprüft und griffbereit bereitliegen.
• Teile Küche und Aufbau auf zwei Zeitfenster auf: Gemüse und Desserts am Vortag vorbereiten, Getränke mehrere Stunden vorher kühlen und Licht, Strom, Warmhaltebehälter sowie Kaffeemaschinen vor dem Einlass testen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Theaterdinner organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Saal, Theatergruppe und Menüplanung. Die Einladungen sollten etwa 3 Wochen vorher verschickt werden, damit Sitzplätze und Mengen zuverlässig geplant werden können.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Theaterdinner?

Plane für die erste Stunde ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Stelle Wasser zusätzlich bereit und kühle die Getränke spätestens 3 bis 4 Stunden vor Beginn.

Wann sollte ich die Sitzordnung für ein Theaterdinner festlegen?

Warte bis zum Ende der Anmeldefrist, meist etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Berücksichtige dann Ernährungswünsche, Gruppenwünsche und die Sicht auf den Aufführungsbereich, bevor du Tischnummern und Namensschilder druckst.

Was muss am Tag des Theaterdinners zuerst aufgebaut werden?

Öffne den Veranstaltungsort zunächst 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass und kontrolliere Licht und Strom. Danach stellst du Tische und Stühle, Buffet- und Empfangstisch, Geschirr sowie den Aufführungsbereich auf, bevor Essen und Requisiten bereitgelegt werden.

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