Organiser un dîner-spectacle sans rien oublier

Un dîner-spectacle demande de coordonner un repas et une représentation au même moment. Il faut donc réserver la troupe avant de fixer le déroulé, puis ajuster les places, le menu et la salle au format du spectacle. Cette checklist rassemble 68 tâches et 58 éléments à prévoir, de la confirmation du lieu aux accessoires, costumes, boissons et équipements de cuisine. Elle vous aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les oublis fréquents avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la salle
Réserver la troupe de théâtre
Déterminer la configuration du dîner
2 personnes
Composer le menu
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
Répartir les places assises
2 personnes
Établir le récapitulatif des régimes alimentaires
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer les menus
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les textes de théâtre
2 personnes
Rassembler les accessoires
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer les desserts
3 personnes
Compter la vaisselle et le verre
2 personnes
Créer des numéros de table

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le linge de table
3 personnes
Mettre la vaisselle sur la table
4 personnes
Disposer les verres et les couverts
4 personnes
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Préparer les plats froids
3 personnes
Préparer les plats chauds
4 personnes
Conserver les desserts au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Monter le décor de théâtre
4 personnes
Installer les accessoires
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Instruire les employés
3 personnes
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir l'apéritif
4 personnes
Accompagner les invités à table
3 personnes
Accompagner le premier acte de théâtre
2 personnes
Servir l’entrée
5 personnes
Débarrasser les assiettes
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Accompagner le deuxième acte de théâtre
2 personnes
Servir le plat principal
5 personnes
Débarrasser le plat principal
4 personnes
Accompagner le troisième acte de théâtre
2 personnes
Servir le dessert
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

Refroidir les restes en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine
4 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Démonter la décoration et les accessoires
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rapporter le stock
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rassembler le linge
2 personnes
Vérifier les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 8
Chaisesqté 66
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes creusesqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 75
Verres à vinqté 75
Cuillères à caféqté 70
Sets de couverts pour le dînerqté 75
Louchesqté 12
Pince de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 12
Ramequins à sauceqté 8
Corbeilles à painqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Bacs gastronormesqté 12
Plats à gratinqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de service pour dessertqté 8

Équipement

Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Réfrigérateursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphone
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 4
Lampes d'ambianceqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Serviettes en tissuqté 70
Chemins de tableqté 8
Porte-menusqté 12
Porte-nomsqté 70
Numéros de tableqté 8
Fleurs artificiellesqté 12
Rideaux de théâtreqté 2
Chandeliers décoratifsqté 8
Bougies LEDqté 24
Accessoires de théâtreqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Cintresqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez la troupe avant d’envoyer les invitations : le nombre d’artistes, leurs besoins techniques et la durée des scènes influencent la configuration des tables et le déroulé du repas.
Demandez les régimes et allergies au moment de l’inscription, puis établissez un récapitulatif séparé. Prévoyez une identification claire des menus pour éviter les erreurs au service.
Comptez la vaisselle par service, et non seulement par invité : assiettes plates, creuses et à dessert, verres à eau et à vin, tasses et couverts doivent être disponibles avant l’arrivée du public.
Préparez les accessoires et les costumes plusieurs jours avant le dîner. Le jour J, vérifiez aussi les textes, l’éclairage et l’alimentation avant l’installation des tables.
Mettez les boissons au frais assez tôt et regroupez les préparations de cuisine par moment de service. Les desserts, les légumes découpés et les plats à maintenir au chaud ne se gèrent pas tous à la dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un dîner-spectacle ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la troupe, confirmer la salle, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un dîner-spectacle ?: Envoyez-les au moins 4 semaines avant la soirée. Fixez une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant l’événement afin de confirmer les places, les repas et les régimes alimentaires.
Comment organiser les places lors d’un dîner-spectacle ?: Répartissez les convives après la clôture des inscriptions, idéalement 7 à 10 jours avant le dîner. Vérifiez que les tables offrent une bonne visibilité tout en laissant un passage dégagé pour les artistes et le service.
Que faut-il vérifier le jour d’un dîner-spectacle ?: Ouvrez le lieu plusieurs heures avant l’accueil du public, généralement 3 à 4 heures. Contrôlez l’éclairage, l’alimentation, les accessoires, les costumes, la vaisselle, les boissons et l’impression du déroulé avant l’arrivée des invités.

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