Theateravond organiseren: checklist en planning
Een theateravond vraagt om meer dan een programma en een podium. Je regelt vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, catering en techniek, en op de dag zelf moeten entree, garderobe, zitplaatsen en koffiepunt klaarstaan. Plan de techniek ruim vóór de ontvangst, zodat microfoons, muziekspeler en podiumspots getest zijn voordat bezoekers binnenkomen. Met deze checklist houd je de voorbereiding, opbouw en afronding van de avond overzichtelijk.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Theaterprogramma bevestigen
Techniek reserveren
Cateringbestelling plaatsen
Programma afdrukken
Naambadges voorbereiden
Aanmeldlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Podiumverlichting plaatsen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Allergenenkaarten plaatsen
Programma's klaarleggen
Briefing ontvangstteam geven
Event
Deuren openen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Licht en geluid bedienen
2 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Publieksvragen opvangen
Gasten begeleiden
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Garderobe uitgeven
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Podium afbouwen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Techniek retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 90
- Tafelsaantal 8
- Garderoberekkenaantal 2
- Barkrukkenaantal 4
- Podiumdelenaantal 6
- Kleedkamertafelsaantal 2
Servies
- Waterglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Gebaksvorkjesaantal 100
- Koffielepelsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Muziekspeler
- Laptop
Verlichting
- Podiumspotsaantal 4
- Lichtslingersaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
Decoratie
- Theatergordijnenaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
- Programmabordenaantal 3
- Naambadgesaantal 100
- Badgehoudersaantal 100
- Programmaflyersaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Hapjesschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 2
Schoonmaak
- Schoonmaakemmeraantal 2
- Dweilenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Handschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf en verwerk aanmeldingen tot uiterlijk 3 dagen voor de voorstelling. Gebruik de definitieve lijst ook voor naambadges, catering en de controle bij de entree.
- Bevestig het theaterprogramma en de techniek uiterlijk 2 weken vooraf. Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor het aansluiten en testen van geluidsinstallatie, draadloze microfoons en podiumverlichting.
- Maak de zitopstelling voordat je de deuren opent. Zet stoelen, tafels en de entreebalie klaar en houd een aparte plek vrij voor de garderobe, zodat bezoekers niet in de looproute blijven staan.
- Bestel catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en controleer dieetwensen 3 dagen vooraf. Koel dranken op tijd en zet koffiezetapparaten, waterkokers, kopjes en glazen vóór de inloop klaar.
- Controleer verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de opbouw van het podium. Leg programmaborden, programmaflyers, naambadges en badgehouders bij de entree, zodat één persoon de ontvangst kan verzorgen zonder de techniek te onderbreken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een theateravond organiseren?
- Begin minimaal 4 weken vooraf met uitnodigingen, het programma en reserveringen voor catering en techniek. Houd de laatste 3 dagen vrij voor aanmeldingen, dieetwensen en de definitieve bestelling.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een theateravond op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur voor de volledige opbouw. Reserveer daarvan minstens 60 minuten voor podium, geluidsinstallatie, microfoons en verlichting en controleer daarna de ruimtes en entree.
- Wanneer moet ik de catering voor een theateravond bestellen?
- Plaats de cateringbestelling zodra het programma en de aanmeldingen grotendeels vaststaan, bij voorkeur 3 dagen vooraf. Controleer dieetwensen nog één keer voordat je het definitieve aantal doorgeeft.
- Wat moet ik klaarzetten voor de ontvangst van bezoekers?
- Zet minimaal 30 minuten vóór aanvang de entreebalie, aanmeldlijst, naambadges, programmaflyers en garderobe klaar. Zorg ook dat dranken gekoeld zijn en het koffiepunt met kopjes, glazen en servies is ingericht.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!