Checklist para organizar una noche de teatro

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra las inscripciones antes de hacer el pedido de catering. Usa la lista final para ajustar las cantidades y separar las preferencias dietéticas; revisar estos datos el mismo día suele llegar demasiado tarde.
• Programa la prueba técnica varias horas antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos inalámbricos, reproductor de música, portátil, focos, cables alargadores y regletas con el escenario ya montado.
• Prepara la entrada antes de que llegue el primer invitado. Deja juntas la lista de inscripción, las acreditaciones, los portabadges y el mostrador, y asigna al menos una persona para controlar el acceso.
• Monta primero las sillas y el escenario, y después las mesas de servicio. Así puedes comprobar la visibilidad desde la sala antes de colocar manteles, bandejas, vasos y platos.
• Enfría las bebidas y prepara el punto de café antes de la apertura. Coloca máquinas de café, teteras, tazas, cucharillas y vasos en una zona accesible, pero separada de la entrada y del paso hacia el escenario.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de teatro?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y reservar catering y técnica. Deja la confirmación final del programa y el pedido de comida para aproximadamente 7 días antes.

¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una noche de teatro?

Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento. Ese margen permite comprobar la lista, recoger preferencias dietéticas y ajustar el pedido de catering sin trabajar con cifras provisionales.

¿Cuánto tiempo antes se prueba el sonido y la iluminación?

Haz la prueba técnica entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. El escenario, los micrófonos, los focos, el portátil y el reproductor de música deben estar conectados durante la comprobación.

¿Cuándo se prepara el programa y las acreditaciones?

Imprime el programa y prepara las acreditaciones entre 1 y 2 días antes. Reserva el día del evento para colocarlos en la entrada y resolver cambios de última hora en la lista de inscripción.

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