Theaterabend organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen frühzeitig und setze eine klare Rückmeldefrist. Zwei bis drei Wochen vor dem Theaterabend solltest du die Anmeldungen prüfen und Ernährungswünsche gesammelt an das Catering weitergeben.
• Bestätige Programm, Technik und Catering nicht erst am Veranstaltungstag. Kläre die endgültige Bestellung einige Tage vorher und drucke Programmflyer sowie Programmschilder mit ausreichend Reserve.
• Plane für Bühne und Technik mindestens zwei Stunden vor dem Einlass ein. Bühnenstrahler, Beschallungsanlage, Funkmikrofone und Musikplayer sollten angeschlossen und mit einem vollständigen Durchlauf getestet werden.
• Richte den Eingangsbereich vor dem ersten Gast vollständig ein. Anmeldeliste, Namensschilder, Badgehalter und Garderobe gehören zusammen an den Eingang, damit niemand während des Einlasses suchen muss.
• Kühle Getränke rechtzeitig und bereite den Kaffeepunkt nicht nebenbei vor. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen, Gläser und Serviergeschirr sollten vor dem Einlass bereitstehen, während Tische und Stühle bereits kontrolliert sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Theaterabend organisieren?

Beginne etwa vier bis sechs Wochen vorher mit Einladungen, Programmabstimmung und Reservierungen. Die endgültige Personenzahl, Ernährungswünsche und Cateringbestellung solltest du spätestens drei bis fünf Tage vor dem Termin klären.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Theaterabend?

Plane mindestens zwei Stunden für Bühne, Bestuhlung, Beleuchtung, Ton und Empfang ein. Bei einer neuen Location oder umfangreicher Technik sind drei Stunden realistischer, damit ein vollständiger Testlauf möglich ist.

Wann sollte man die Technik für einen Theaterabend testen?

Teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Laptop und Bühnenbeleuchtung spätestens 60 Minuten vor dem Einlass. Ein kurzer Programmablauf mit allen Sprech- und Musikstellen zeigt, ob Lautstärke und Licht stimmen.

Wie viele Programme sollte man für einen Theaterabend drucken?

Drucke ein Programm pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 80 Gästen sind das beispielsweise 88 Exemplare, damit auch kurzfristige Gäste oder beschädigte Flyer abgedeckt sind.

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