Checklist pour organiser une soirée théâtre sans oubli

Une soirée théâtre demande de coordonner le public, la représentation, l’accueil et la technique sur une même journée. Cette checklist de 54 tâches vous guide des invitations au rangement final, avec les équipements et la vaisselle à préparer. Prévoyez notamment le suivi des inscriptions, les besoins alimentaires et les tests de son et de lumière avant l’arrivée des invités. Le jour J, gardez du temps pour installer la scène, le vestiaire, le comptoir d’entrée et le coin café.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Confirmer le programme du théâtre
Réserver la technique
Passer la commande traiteur
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
Vérifier la liste des inscriptions
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l’éclairage de scène
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le coin café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les cartes des allergènes
Préparer les programmes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Répondre aux questions du public
Accompagner les invités
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Distribuer le vestiaire
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Portantsqté 2
Tabourets de barqté 4
Éléments de podiumqté 6
Tables de logeqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Lecteur audio
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6

Décoration

Rideaux de théâtreqté 2
Nappesqté 8
Panneaux du programmeqté 3
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Flyers du programmeqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Plateaux de snacksqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gantsqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant de réserver définitivement le traiteur. Une relance 7 à 10 jours avant la soirée permet de vérifier les désistements et les réponses manquantes.
Bloquez au moins 2 heures avant l’ouverture des portes pour monter les éléments de podium, installer les rideaux, les chaises et les tables, puis aménager l’accueil et le vestiaire.
Testez la sonorisation, les microphones sans fil, le lecteur audio et l’ordinateur portable avec le programme prévu. Faites aussi un essai des projecteurs de scène et vérifiez chaque rallonge et multiprise avant l’arrivée du public.
Préparez les badges nominatifs, les porte-badges et les flyers du programme par ordre alphabétique ou par groupe. Cette organisation réduit l’attente au comptoir d’entrée pendant les 15 premières minutes.
Refroidissez les boissons au moins 3 heures avant le début et installez les machines à café et les bouilloires environ 30 minutes avant l’accueil. Comptez la vaisselle séparément pour l’eau, le café et le service du gâteau ou des collations.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une soirée théâtre ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les invitations, les inscriptions, le traiteur, le programme du théâtre et la réservation technique doivent être confirmés au plus tard 2 semaines avant.
Quand confirmer le nombre de repas pour une soirée théâtre ?: Fixez une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement. Transmettez ensuite au traiteur le nombre d’inscrits, les besoins alimentaires et une petite marge adaptée aux changements de dernière minute.
Combien de temps faut-il pour installer la scène et la technique ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer la scène, les rideaux, la sonorisation et l’éclairage. Gardez ensuite 30 minutes supplémentaires pour tester les microphones, le lecteur audio, l’ordinateur et les projecteurs.
Quand préparer l’accueil et le vestiaire ?: Installez le comptoir d’entrée, les badges et le vestiaire 60 à 90 minutes avant l’ouverture des portes. Les boissons peuvent être refroidies plus tôt, tandis que le coin café se prépare environ 30 minutes avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.