Checklist voor een tentopzetwedstrijd organiseren

Een tentopzetwedstrijd staat of valt met een strak wedstrijdveld en materiaal dat per team klaarligt. Regel eerst de wedstrijdregels, reservering en deelnemers, en werk daarna toe naar teams, startvolgorde en gelabelde tentsets. Op de dag zelf richt je registratie, jurytafel en zones in voordat de deelnemers arriveren. Controleer ook de ondergrond en weersverwachting: natte grond, ontbrekende haringen of lege timers zorgen sneller voor discussie dan een moeilijke opdracht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdregels uitschrijven
Wedstrijdterrein reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Teams en startvolgorde maken
Tentsets controleren
2 personen
Tentsets per team labelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Wedstrijdkaarten afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Prijzen en medailles controleren
Timers en megafoon opladen
Materiaal per zone klaarzetten
3 personen
Weersverwachting controleren
Terrein en ondergrond controleren
2 personen
Wedstrijdveld uitzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Tentsets op startposities leggen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffet en snacks klaarzetten
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Teamindeling toelichten
Veiligheidsinstructies geven
Tentopzet demonstreren
2 personen
Eerste wedstrijdronde starten
3 personen
Opzettijden registreren
3 personen
Tentveiligheid controleren
3 personen
Dranken en snacks serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finaleronde aankondigen
Finaleronde begeleiden
3 personen
Finaletijden controleren
3 personen
Maaltijd uitserveren
4 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Tenten laten afbreken
4 personen

Nazorg

Afval inzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tentmateriaal droog inpakken
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materiaal tellen en opslaan
2 personen
Tenten en zeilen laten drogen
2 personen
Materiaal schoonmaken
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Uitslag naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3

Sportmateriaal

Tweepersoonstentenaantal 12
Grondzeilenaantal 12
Haringzakkenaantal 12
Rubberen hamersaantal 12
Werkhandschoenenaantal 24
Meetlintenaantal 3
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 24
Stopwatchesaantal 4

Apparatuur

Megafoon
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 24
Waterbestendige scorekaartenaantal 20
Prijzencertificatenaantal 3

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Startvlaggenaantal 10
Finishvlag
Richtingspijlenaantal 12
Teamlabelsaantal 12
Medaillesaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Handvegers en blikkenaantal 2
Waterjerrycansaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Label elke tentset per team en leg tweepersoonstent, grondzeil, haringen, rubberen hamer en werkhandschoenen samen op de startpositie. Controleer dit minimaal één dag vooraf, zodat ontbrekend materiaal nog kan worden aangevuld.
Zet het wedstrijdveld uit met afzetlint en pionnen en maak startposities duidelijk met teamlabels, startvlaggen en richtingspijlen. Houd tussen teams genoeg ruimte over om veilig met rubberen hamers te werken.
Test stopwatches, megafoon en powerbanks de avond ervoor en leg verlengkabels en stekkerdozen alleen klaar waar ze geen looproute kruisen. Neem batterijlantaarns mee als de wedstrijd later op de dag kan uitlopen.
Plan registratie vóór de start en laat deelnemers daar dieetwensen of laatste wijzigingen doorgeven. Leg de deelnemerslijst, wedstrijdkaarten en teamindeling op de registratietafel, niet pas bij de jury.
Controleer de weersverwachting en de ondergrond uiterlijk de dag voor de wedstrijd en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels en stoelen eerst op een stabiele plek en houd buffet en dranken uit de wedstrijdzone.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een tentopzetwedstrijd te organiseren?: Reken op minimaal 2 weken voor reservering, regels, uitnodigingen en aanmeldingen. Plan de laatste 2 dagen voor materiaalcontrole, teamindeling, printwerk en het klaarzetten van de zones.
Hoeveel tenten heb je nodig voor een tentopzetwedstrijd?: Gebruik minimaal 1 tweepersoonstent per team, plus één complete reserve-set als dat mogelijk is. Leg per team ook een grondzeil, haringen, rubberen hamer en werkhandschoenen klaar.
Wanneer maak je de teams en startvolgorde?: Maak de teams en startvolgorde zodra de deelnemers zijn bevestigd, bij voorkeur 2 tot 3 dagen voor de wedstrijd. Print de indeling en leg teamlabels ook fysiek bij de juiste startposities.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste klaarzetten?: Zet eerst het wedstrijdveld uit en controleer de ondergrond, daarna de registratie- en jurytafel. Leg vervolgens de gelabelde tentsets op hun startposities en richt pas daarna buffet, dranken en zitplaatsen in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.