Checklist pour organiser un concours de montage de tente

Un concours de montage de tente se prépare comme une épreuve chronométrée : les règles, les équipes et chaque kit doivent être prêts avant l’arrivée des participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de l’inscription au rangement du terrain. Prévoyez aussi l’accueil, les boissons, le jury et une solution en cas de météo défavorable. Le jour J, chaque équipe doit trouver son emplacement, son matériel et ses consignes sans attendre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Rédiger le règlement du concours
Réserver l'aire de compétition
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Former les équipes et l’ordre de départ
Vérifier les kits de tente
2 personnes
Étiqueter les ensembles de tentes par équipe
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les cartes du concours
Imprimer la liste des participants
Vérifier les prix et les médailles
Recharger les minuteurs et le mégaphone
Préparer le matériel par zone
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le site et le sol
2 personnes
Délimiter le terrain de compétition
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Placer les sets de tente aux emplacements de départ
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le buffet et les snacks
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Expliquer la répartition des équipes
Donner les consignes de sécurité
Démontrer le montage de la tente
2 personnes
Lancer le premier tour de compétition
3 personnes
Enregistrer les temps de montage
3 personnes
Vérifier la sécurité de la tente
3 personnes
Servir les boissons et les snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le tour final
Animer la finale
3 personnes
Vérifier les horaires de la finale
3 personnes
Servir le repas
4 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Faire démonter les tentes
4 personnes

Suivi

Collecter les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer le matériel de tente au sec
4 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Compter et ranger le matériel
2 personnes
Faire sécher les tentes et les bâches
2 personnes
Nettoyer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3

Matériel de sport

Tentes pour deux personnesqté 12
Bâches de solqté 12
Sacs à harengqté 12
Marteaux en caoutchoucqté 12
Gants de travailqté 24
Mètres rubansqté 3
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 24
Chronomètresqté 4

Équipement

Mégaphone
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 2
Multiprisesqté 2
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 24
Cartes de score résistantes à l’eauqté 20
Certificats de prixqté 3

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Drapeaux de départqté 10
Drapeau d'arrivée
Flèches directionnellesqté 12
Étiquettes d’équipeqté 12
Médaillesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 8
Machines à caféqté 2

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Brosses à vaisselleqté 3
Balais à main et pellesqté 2
Bidons d'eauqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez le nombre de personnes par équipe, les étapes autorisées, les pénalités et le critère qui départage deux temps identiques.
Préparez les kits de tente équipe par équipe au moins la veille. Étiquetez chaque ensemble et placez-le sur son emplacement de départ pour éviter les échanges de matériel.
Tracez les zones avec du ruban de balisage et des cônes avant l’arrivée du public. Laissez un passage clairement séparé entre les participants, le jury et les spectateurs.
Prévoyez un chronomètre par zone, un mégaphone chargé et une batterie externe de secours. Faites un essai complet des annonces et du signal de départ avant la première manche.
Ne gardez pas le buffet pour la dernière minute : mettez les boissons au frais avant l’accueil et installez les tables, gobelets, assiettes et couverts au moins 30 minutes avant le début.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de montage de tente ?: Comptez au moins 3 à 4 semaines pour rédiger le règlement, réserver le terrain, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 2 derniers jours pour les vérifications de matériel, des prévisions météo et des listes.
Quand préparer les kits de tente pour le concours ?: Contrôlez chaque kit au plus tard la veille, puis étiquetez-le au nom ou au numéro de l’équipe. Le jour du concours, placez les ensembles sur les emplacements de départ avant l’ouverture des inscriptions.
Combien de personnes faut-il pour encadrer un concours de montage de tente ?: Prévoyez au minimum une personne à l’inscription, un responsable des annonces et du chronométrage, ainsi qu’un membre du jury par zone de compétition. Ajoutez une personne pour l’accueil et le buffet si vous attendez plus de 20 participants.
Que faire s’il pleut le jour du concours ?: Vérifiez les prévisions 48 heures puis 3 heures avant le début. Préparez des tentes de réception, des bâches de sol et une procédure de report ou d’adaptation écrite dans le règlement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.