Checklist voor een tentoonstellingsopening organiseren

Een tentoonstellingsopening vraagt om meer dan kunstwerken ophangen en drank inschenken. Je regelt tegelijk de ontvangst, presentatie, rondleidingen, catering en techniek. Begin met de gastenlijst en uitnodigingen, verzamel dieetwensen en plan daarna de inhoud van de avond. Op de dag zelf controleer je eerst de kunstwerken en bijschriften, daarna richt je ontvangst en catering in. Deze checklist bevat 46 taken en 37 spullen voor een overzichtelijke voorbereiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Rondleidingen plannen
2 personen
Openingstekst voorbereiden
Kunstwerken controleren
2 personen
Bijschriften controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Versproducten controleren
Locatie openen
2 personen
Kunstwerken nalopen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Versiering ophangen
2 personen
Licht op kunstwerken richten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Teambriefing houden
6 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
2 personen
Rondleidingen geven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Kunstwerken afsluiten
2 personen
Benodigdheden retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Ontvangsttafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Tentoonstelling

Presentatieplintenaantal 8
Wandhaakjesaantal 30
Kunstwerklabelsaantal 80
Beeldbeschermersaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4

Apparatuur

Geluidsbox
Draadloze microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Kabelmattenaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Gastenboek
Balpenhoudersaantal 6
Naamkaarthoudersaantal 80
Routebordstandaardsaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de rondleidingen en openingstekst voordat je de uitnodigingen verstuurt. Zo kun je gasten meteen een duidelijk programma en tijdsindeling geven.
Controleer kunstwerken, presentatieplinten, wandhaakjes en kunstwerklabels niet pas bij de opening. Plan een aparte naloo verschijnt? Controle enkele dagen eerder, zodat ontbrekende onderdelen nog kunnen worden geregeld.
Test geluidsbox, draadloze microfoon en verlichting vóórdat gasten binnenkomen. Leg stekkerdozen, verlengkabels en kabelmatten vooraf klaar; een technische storing valt tijdens de opening direct op.
Koel dranken op tijd en stem wijnglazen, waterglazen en hapjes af op het verwachte aantal gasten. Zet koffiezetapparaten en waterkokers op een vaste plek, zodat de catering niet in de looproute staat.
Maak de ontvangsttafel compleet met naamkaartjes, gastenboek en balpenhouders voordat de eerste bezoekers arriveren. Zet garderoberekken en afvalbakken zichtbaar maar niet naast de kunstwerken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tentoonstellingsopening organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en catering. Plan de definitieve techniek- en kunstwerkcontrole uiterlijk 1 dag voor de opening.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een tentoonstellingsopening?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast voortdurend water; het exacte aantal hangt af van de duur en het aantal aanmeldingen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen direct mee bij de aanmelding en sluit de inventarisatie ongeveer 7 dagen voor de opening. Geef de definitieve aantallen daarna door aan de cateraar.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een tentoonstellingsopening?: Reserveer minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, ontvangst, catering en techniek. Plan daarnaast een afzonderlijk controlemoment van 30 tot 60 minuten voor kunstwerken, bijschriften, licht en geluidsinstallatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.