Zo organiseer je een modelbouwtentoonstelling

Begin met de datum, het programma en de voorwaarden voor deelnemers. Daarna volgen de inschrijvingen, de standindeling en de praktische informatie voor exposanten. Plan ruim tijd voor juryleden, wedstrijdcategorieën, bewegwijzering en controle van modellen en vitrines. Op de dag zelf draait veel om een duidelijke plattegrond, goed zichtbare standnummers en voldoende vrijwilligers bij ontvangst en opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
3
Inschrijfformulier publiceren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotie op sociale media plaatsen
6
Posters verspreiden
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst controleren
2 personen
10
Exposanten indelen
2 personen
11
Reserveringen bevestigen
12
Plattegrond van stands maken
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Verzekeringsgegevens controleren
15
Exposanteninformatie versturen
16
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
17
Juryleden bevestigen
18
Prijscategorieën voorbereiden
2 personen
19
Naamkaartjes maken
2 personen
20
Standnummers afdrukken
21
Routebordjes afdrukken
22
Programmaflyers afdrukken
2 personen
23
Polsbandjes sorteren
24
Prijzen en certificaten klaarleggen
2 personen
25
Tentoonstellingsmaterialen controleren
3 personen
26
Verlichting testen
2 personen
27
Geluidsapparatuur testen
2 personen
28
Boodschappenlijst controleren
2 personen
29
Boodschappen doen
3 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
32
Materialen naar locatie brengen
4 personen
33
Locatie openen
2 personen
34
Entree en vluchtroutes controleren
2 personen
35
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
36
Standnummers aanbrengen
3 personen
37
Exposantenbalie inrichten
2 personen
38
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
39
Cateringbuffet inrichten
3 personen
40
Verlichting ophangen
3 personen
41
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
42
Routebordjes plaatsen
2 personen
43
Afvalbakken plaatsen
2 personen
44
Informatietafel vullen
2 personen
45
Exposanten ontvangen
4 personen
46
Modellen veilig opstellen
6 personen
47
Modelbeschrijvingen plaatsen
3 personen
48
Wedstrijdmodellen registreren
2 personen
49
Vrijwilligers instrueren
2 personen
50
Kassa en pinapparaat testen
2 personen

Event

51
Publieksingang openen
3 personen
52
Bezoekers registreren
3 personen
53
Entreegelden innen
2 personen
54
Programma uitdelen
2 personen
55
Bezoekers rondleiden
3 personen
56
Exposanten ondersteunen
2 personen
57
Demonstraties begeleiden
2 personen
58
Fotopunt bemannen
59
Koffie en thee serveren
2 personen
60
Hapjes serveren
2 personen
61
Dranken bijvullen
2 personen
62
Buffet schoonhouden
63
Toiletten controleren
64
Afvalbakken legen
2 personen
65
Jurybriefing verzorgen
2 personen
66
Wedstrijd beoordelen
4 personen
67
Winnaars bekendmaken
2 personen
68
Prijzen uitreiken
3 personen
69
Laatste bezoekers informeren
2 personen
70
Publieksingang sluiten
2 personen

Nazorg

71
Modellen veilig verpakken
6 personen
72
Exposanten uitchecken
3 personen
73
Catering opruimen
3 personen
74
Servies afwassen
2 personen
75
Afval verzamelen
3 personen
76
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
77
Decoratie verwijderen
3 personen
78
Apparatuur loskoppelen
2 personen
79
Locatie schoonmaken
5 personen
80
Gevonden voorwerpen verzamelen
81
Locatie afsluiten
2 personen
82
Materialen terugbrengen
3 personen
83
Geleende spullen retourneren
2 personen
84
Foto's met deelnemers delen
85
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 45
Barkrukkenaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 24
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Pinapparaat
Kassalade
Geluidsboxenaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 4
Papierversnipperaar

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Tafellampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Kabelmattenaantal 10

Tentoonstelling

Vitrinekastenaantal 6
Modelstandaardsaantal 30
Afschermhekkenaantal 12
Acrylplatenaantal 20
Modelbeschermkappenaantal 20
Draaischijvenaantal 8
Dioramaplatenaantal 20
Nummerhoudersaantal 40
Informatiebordjesaantal 40
Touwafzettingaantal 8

Registratie

Clipboardsaantal 6
Naamkaartjesaantal 80
Polsbandjesaantal 250
Klemboardsaantal 4
Pennensetsaantal 10
Geldkist
Stempelaantal 2
Lanyardsaantal 30

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordjesaantal 20
Rolbannersaantal 3
Plakgumaantal 6
Schilderstapeaantal 10
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 200

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 3
Afwasbakkenaantal 3
Thermosbekersaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vloermoppenaantal 3
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakkar
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegersaantal 4

Veiligheid

Kabelbruggenaantal 8
Antislipmattenaantal 12
Zaklampenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsschaaraantal 4

Transport

Transportkarrenaantal 4
Verhuisdekensaantal 20
Kunststof bakkenaantal 30
Spanbandenaantal 12
Noppenfolieaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer het inschrijfformulier uiterlijk 8 weken voor de tentoonstelling en vraag meteen om modelafmetingen, categorie, contactgegevens en eventuele dieetwensen. Zo kun je tafels en vitrinekasten indelen zonder achteraf te schuiven.
Maak de plattegrond zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en controleer die opnieuw 7 dagen voor de opening. Houd looppaden vrij en noteer per exposant het tafelnummer, de stroombehoefte en eventuele afschermhekken.
Bevestig juryleden en wedstrijdcategorieën minimaal 4 weken vooraf. Leg prijzen, certificaten, naamkaartjes en nummerhouders apart per categorie klaar; op de ochtend zelf zoeken kost snel meer dan een uur.
Stuur exposanteninformatie uiterlijk 10 dagen voor het evenement met opbouwtijd, route, standnummer, contactpersoon en regels voor modelbeschermkappen en touwafzetting. Vermeld ook wanneer tafelkleden, acrylplaten en verlichting beschikbaar zijn.
Test laptop, printer, pinapparaat, microfoon en geluidsboxen de dag vóór de opening. Leg verlengkabels en stekkerdozen vast met kabelmatten en controleer LED-bouwlampen en tafellampen voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een modelbouwtentoonstelling organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en deelnemersvoorwaarden. Plan inschrijvingen, promotie en reserveringen in de eerste 6 weken; gebruik de laatste 2 weken voor standindeling, materialen en briefing.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een modelbouwtentoonstelling?: Reken voor een tentoonstelling met meerdere stands op minimaal 3 uur opbouwtijd, exclusief het plaatsen van vitrinekasten en zware modellen. Laat exposanten minstens 90 minuten vóór opening aanwezig zijn en houd 30 minuten over voor een veiligheidscontrole.
Wanneer maak je de standindeling voor een modelbouwtentoonstelling?: Maak een eerste plattegrond zodra je ongeveer 70 procent van de aanmeldingen hebt verwerkt. Bevries de definitieve indeling 7 dagen voor de opening, zodat standnummers, routebordjes en exposanteninformatie nog op tijd kunnen worden gedrukt.
Wat moet je op de dag van een modelbouwtentoonstelling controleren?: Controleer vóór opening de deelnemerslijst, standnummers, polsbandjes, verlichting, kabels, vitrines en bewegwijzering. Reserveer minstens 30 minuten voor een ronde langs alle stands en leg een contactpersoon vast voor vragen over modellen, jury en veiligheid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.