Ouverture d’exposition : la checklist pour ne rien oublier

Une ouverture d’exposition se prépare en plusieurs temps : invitations, inscriptions, œuvres, accueil, technique et buffet. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans laisser les contrôles essentiels au dernier moment. Prévoyez notamment un passage dédié aux légendes, au son et à l’éclairage des œuvres. Le jour J, gardez assez de temps pour ouvrir le lieu, installer les tables et vérifier les produits frais avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Planifier les visites guidées
2 personnes
Préparer le texte d’ouverture
Contrôler les œuvres
2 personnes
Vérifier les légendes
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les produits frais
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les œuvres d’art
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Suspendre la décoration
2 personnes
Diriger la lumière sur les œuvres d’art
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
6 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
Faire des visites guidées
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Fermer les œuvres d'art
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 6
Chaisesqté 40
Table d’accueil
Portantsqté 2
Poubellesqté 4

Exposition

Socles de présentationqté 8
Crochets murauxqté 30
Étiquettes des œuvresqté 80
Protections d'écranqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4

Équipement

Enceinte
Micro sans fil
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Passe-câblesqté 20

Décoration

Nappesqté 6
Compositions floralesqté 6
Livre d’or
Porte-stylosqté 6
Porte-nomsqté 80
Pieds pour panneaux d’itinéraireqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’ouverture. Vous pourrez ainsi confirmer le nombre de personnes, commander le catering et prévoir les alternatives nécessaires.
Planifiez les visites guidées avec des horaires précis, puis vérifiez que le texte d’ouverture tient dans le temps prévu. Une répétition complète 2 à 3 jours avant permet de repérer les passages trop longs.
Contrôlez les œuvres, les socles, les crochets et les légendes avant l’installation finale. Faites une dernière vérification le jour même, car une étiquette déplacée ou une œuvre mal éclairée se remarque immédiatement.
Testez la sonorisation, le micro sans fil et les branchements avant l’arrivée des invités. Prévoyez au moins 30 minutes sur place pour contrôler les multiprises, rallonges et passe-câbles.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez le café, le thé, les encas et le buffet après l’installation de l’accueil. Gardez les produits frais au froid jusqu’au dernier moment et placez les poubelles à proximité des tables.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une ouverture d’exposition ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription à 7 jours, afin de confirmer le catering, les besoins alimentaires et le nombre de badges nominatifs.
Combien de temps prévoir pour installer une ouverture d’exposition ?: Prévoyez au moins 3 heures le jour même pour ouvrir le lieu, vérifier les œuvres, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil et monter le buffet. Ajoutez 30 minutes pour tester le son et l’éclairage.
Quand vérifier les légendes des œuvres ?: Faites une première vérification 2 à 3 jours avant l’ouverture, puis un contrôle final après l’installation des œuvres. Vérifiez chaque légende sur place, car son emplacement et sa lisibilité peuvent changer pendant le montage.
Combien de boissons prévoir pour une ouverture d’exposition ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée de la réception. Refroidissez les bouteilles plusieurs heures avant et prévoyez aussi de l’eau, du café et du thé.

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