LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Checkliste für deine Ausstellungseröffnung

Bei einer Ausstellungseröffnung müssen Kunstwerke, Gästeempfang und Bewirtung gleichzeitig funktionieren. Plane zuerst Gästeliste, Einladungen und Anmeldungen, danach Catering und Führungen. In den letzten Tagen prüfst du Kunstwerke, Bildunterschriften und Technik; am Veranstaltungstag bleiben Aufbau, Licht, Getränke und Buffet. Diese Checkliste umfasst 46 Aufgaben und 37 benötigte Dinge – vom Empfangstisch bis zum kabellosen Mikrofon.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Führungen planen

    2 Personen

  • Eröffnungstext vorbereiten

  • Kunstwerke überprüfen

    2 Personen

  • Bildunterschriften prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Frischprodukte kontrollieren

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Kunstwerke überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Licht auf Kunstwerke richten

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Teambriefing durchführen

    6 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

    2 Personen

  • Führungen geben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Kunstwerke abschließen

    2 Personen

  • Benötigte Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • CocktailtischeAnz. 6
  • StühleAnz. 40
  • Empfangstisch
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Ausstellung

  • PräsentationssockelAnz. 8
  • WandhakenAnz. 30
  • Kunstwerk-EtikettenAnz. 80
  • BildschonerAnz. 8

Geschirr

  • WeingläserAnz. 80
  • WassergläserAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4

Ausstattung

  • Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 20

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Gästebuch
  • KugelschreiberhalterAnz. 6
  • NamensschildhalterAnz. 80
  • Schilderständer für die RouteAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche vor der Catering-Bestellung einplanen kannst. Rechne außerdem mit Nachmeldungen bis wenige Tage vor der Eröffnung.
  • Prüfe jedes Kunstwerk zweimal: einmal beim Aufbau und ein zweites Mal nach dem Aufhängen. Bildunterschriften sollten spätestens vor dem Einlass neben dem richtigen Werk befestigt sein.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Einlass mit dem tatsächlichen Eröffnungstext. Richte das Licht erst danach auf die Kunstwerke, damit Kabel und Schatten nicht übersehen werden.
  • Baue Empfangstisch, Garderobenständer und Namensschilder vor dem Öffnen der Location auf. So können Gäste direkt begrüßt werden, während Getränke bereits gekühlt bereitstehen.
  • Plane den Aufbau des Buffets mit getrennten Bereichen für Teller, Gabeln, Servierlöffel und Servierzangen. Kaffee, Tee, Wasser und Snacks sollten spätestens zum Einlass vollständig bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich zu einer Ausstellungseröffnung einladen?
Verschicke die Einladungen mehrere Wochen vor der Eröffnung. Bitte um Rückmeldung bis etwa 7 Tage vorher, damit du Catering, Sitzplätze und Führungen konkret planen kannst.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Ausstellungseröffnung?
Plane für die erste Stunde ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person und zusätzlich Wasser ein. Kühlboxen und Gläser sollten vor dem Einlass bereitstehen; empfindliche Frischprodukte kommen erst kurz vorher dazu.
Wann sollte die Technik für die Ausstellungseröffnung getestet werden?
Teste Lautsprecher und kabelloses Mikrofon am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Lies dabei den vollständigen Eröffnungstext und prüfe auch Verlängerungskabel sowie Kabelmatten.
Wann muss das Catering für eine Ausstellungseröffnung bestellt werden?
Bestelle das Catering, sobald die Anmeldungen belastbar sind, idealerweise spätestens 7 Tage vor der Eröffnung. Erfasse Ernährungswünsche gemeinsam mit der finalen Gästezahl und kontrolliere Frischprodukte am Veranstaltungstag.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!