Zo organiseer je een tennisvereniging open dag

Begin 4 tot 6 weken vooraf met de datum, beschikbare tennisbanen en het programma voor clinics. Publiceer de open dag online en verstuur uitnodigingen zodra je weet hoeveel deelnemers je kunt ontvangen. Daarna verwerk je aanmeldingen, verzamel je dieetwensen en deel je vrijwilligers in per onderdeel. Plan op de laatste dagen vooral de praktische controle: materiaal, terrein, catering, printwerk en een alternatief bij regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Open dag online publiceren
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Tennisbanen reserveren
6
Programma voor clinics maken
2 personen
7
Vrijwilligers indelen
8
Weersverwachting controleren
9
Definitieve deelnemerslijst printen
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Plattegrond en programma printen
12
Aanmeldtafel voorbereiden
2 personen
13
Tennisballen sorteren
2 personen
14
Rackets controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Koelboxen vullen
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Tennisterrein inspecteren
2 personen
21
Tennisnetten controleren
2 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Aanmeldpunt inrichten
2 personen
25
Buffettafels inrichten
3 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Routeborden plaatsen
2 personen
28
Muziek aansluiten
2 personen
29
Sportmateriaal per baan klaarleggen
3 personen
30
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

31
Bezoekers registreren
3 personen
32
Bezoekers welkom heten
2 personen
33
Programma toelichten
34
Rackets uitdelen
2 personen
35
Tennisclinics begeleiden
4 personen
36
Baanwissels begeleiden
2 personen
37
Tennisballen verzamelen
2 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Dranken serveren
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Koffie en thee bijvullen
42
Buffet netjes houden
2 personen
43
Toiletten controleren
44
Afvalbakken legen
2 personen
45
Deelnemers informeren over lidmaatschap
2 personen
46
Afsluiting aankondigen

Nazorg

47
Sportmateriaal innemen
3 personen
48
Buffet opruimen
3 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
50
Partytenten afbreken
4 personen
51
Servies en glazen afwassen
3 personen
52
Afval verzamelen
3 personen
53
Terrein schoonmaken
4 personen
54
Muziekapparatuur uitschakelen
55
Materialen inventariseren
2 personen
56
Geleende materialen retourneren
2 personen
57
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Stoelaantal 50
Buffettafelaantal 3
Krukaantal 6

Sportmateriaal

Tennisracketaantal 30
Tennisbalaantal 120
Mini-tennisnetaantal 4
Pionaantal 30
Trainingsladderaantal 2
Hoepelaantal 12
Scorebordaantal 4
Ballenkorfaantal 6
Koordaantal 4

Servies

Herbruikbaar glasaantal 80
Herbruikbaar bordaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 4
Serveerschaalaantal 8
Serveertangaantal 6
Snijplankaantal 3
Keukenmesaantal 3

Apparatuur

Koelboxaantal 4
Draagbare speaker
Verlengkabelaantal 3
Stekkerdoosaantal 3
Oplaadbare telefoon

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelloperaantal 8
Naambordaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoeraantal 4
Ledlampaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmeraantal 2
Eerste hulp kit

Kantoor

Clipboardaantal 4
Balpenaantal 20
Stiftenaantal 2
Naamkaartjesaantal 80
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3
Inschrijfformulierenaantal 100
Programmaflyersaantal 100
Routebordaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan clinics in blokken van 45 tot 60 minuten en houd per baan bij hoeveel deelnemers en rackets nodig zijn. Zo voorkom je dat beginners wachten terwijl een andere baan materiaal tekortkomt.
Maak uiterlijk 3 dagen vooraf een definitieve deelnemerslijst en print naamkaartjes, programma’s en de plattegrond. Een digitale lijst alleen is onhandig wanneer de aanmeldtafel buiten staat of de verbinding wegvalt.
Wijs vrijwilligers niet alleen aan voor ontvangst, maar ook voor materiaal, clinics, buffet en opruimen. Reken bij de aanmeldtafel op minimaal 2 mensen tijdens het eerste uur, wanneer de meeste deelnemers binnenkomen.
Controleer 24 uur vooraf de tennisnetten, rackets, ballen en het terrein. Leg tennisballen per clinic klaar in ballenkorven en test de draagbare speaker, verlengkabel en stekkerdoos voordat bezoekers arriveren.
Zet drank minimaal 2 uur vooraf koud in koelboxen en bereid koffie, thee en hapjes in aparte zones. Zet partytenten, tafels en stoelen pas neer nadat je hebt gecontroleerd waar deelnemers veilig kunnen lopen en waar regenwater niet blijft staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tennisvereniging open dag organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, banen, programma en publicatie. Reserveer de banen en vraag vrijwilligers uiterlijk 3 weken vooraf; zo houd je nog tijd over voor wijzigingen in het programma.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een tennis open dag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per clinicbaan, 2 mensen bij de aanmeldtafel tijdens het eerste uur en 2 mensen voor catering en opruimen. Bij vier gelijktijdige banen kom je daarmee al snel op 8 tot 10 vrijwilligers.
Wanneer moet je de deelnemerslijst van een open dag definitief maken?: Maak de lijst 2 tot 3 dagen vooraf definitief en verwerk daarna alleen nog afmeldingen of noodzakelijke wijzigingen. Print op diezelfde dag de lijst, naamkaartjes, plattegrond en het programma.
Wat doe je bij regen tijdens een tennisvereniging open dag?: Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal uiterlijk de avond ervoor welke onderdelen worden aangepast. Gebruik partytenten voor ontvangst en catering, maar verplaats tennisclinics alleen naar een veilige overdekte plek als die beschikbaar is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.