Tag der offenen Tür im Tennisverein organisieren
Ein Tag der offenen Tür im Tennisverein braucht mehr als freie Plätze und ein paar Schläger. Plane zuerst den Ablauf, die Anmeldung und die Zuständigkeiten, bevor du Material und Verpflegung organisierst. Besonders leicht werden Helfer, Wetterwechsel und die Ausgabe von Getränken unterschätzt. Mit einem festen Zeitplan für Clinics, einem klaren Anmeldepunkt und einer ausgedruckten Teilnehmerliste bleibt der Tag auch bei vielen Gästen übersichtlich.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
2 Personen
- 2
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Tennisplätze reservieren
- 6
Programm für Clinics erstellen
2 Personen
- 7
Freiwillige einteilen
- 8
Wettervorhersage prüfen
- 9
Die endgültige Teilnehmerliste ausdrucken
- 10
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 11
Lageplan und Programm ausdrucken
- 12
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
- 13
Tennisbälle sortieren
2 Personen
- 14
Schläger kontrollieren
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 17
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 18
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 20
Tennisplatz inspizieren
2 Personen
- 21
Tennisnetze prüfen
2 Personen
- 22
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Anmeldepunkt einrichten
2 Personen
- 25
Buffettische einrichten
3 Personen
- 26
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 27
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 28
Musik anschließen
2 Personen
- 29
Sportmaterial pro Bahn bereitlegen
3 Personen
- 30
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 31
Besucher registrieren
3 Personen
- 32
Besucher begrüßen
2 Personen
- 33
Programm vorstellen
- 34
Schläger verteilen
2 Personen
- 35
Tennis-Clinics betreuen
4 Personen
- 36
Bahnwechsel begleiten
2 Personen
- 37
Tennisbälle einsammeln
2 Personen
- 38
Snacks servieren
3 Personen
- 39
Getränke servieren
2 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Kaffee und Tee nachfüllen
- 42
Buffet ordentlich halten
2 Personen
- 43
Toiletten kontrollieren
- 44
Mülleimer leeren
2 Personen
- 45
Teilnehmer über die Mitgliedschaft informieren
2 Personen
- 46
Abschluss ankündigen
Nachbereitung
- 47
Sportmaterial einsammeln
3 Personen
- 48
Buffet aufräumen
3 Personen
- 49
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 50
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 51
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
- 52
Abfall sammeln
3 Personen
- 53
Gelände reinigen
4 Personen
- 54
Musikanlage ausschalten
- 55
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 56
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 57
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 2
- KlapptischAnz. 8
- StuhlAnz. 50
- Buffet-TischAnz. 3
- HockerAnz. 6
Sportmaterial
- TennisschlägerAnz. 30
- TennisballAnz. 120
- Mini-TennisnetzAnz. 4
- MarkierungskegelAnz. 30
- TrainingsleiterAnz. 2
- ReifenAnz. 12
- AnzeigetafelAnz. 4
- BallenkorbAnz. 6
- KordelAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbares GlasAnz. 80
- Wiederverwendbarer TellerAnz. 80
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskanneAnz. 4
- ServierplatteAnz. 8
- ServierzangeAnz. 6
- SchneidebrettAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
Ausstattung
- KühlboxAnz. 4
- Tragbarer Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 3
- SteckdosenleisteAnz. 3
- Wiederaufladbares Telefon
Dekoration
- WimpelketteAnz. 6
- BallonsAnz. 100
- TischläuferAnz. 8
- NamensschildAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterketteAnz. 4
- LED-LampeAnz. 6
Reinigung
- MülleimerAnz. 6
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Erste-Hilfe-Set
Büro
- KlemmbrettAnz. 4
- KugelschreiberAnz. 20
- StifteAnz. 2
- NamensschilderAnz. 80
- KlebebandAnz. 4
- SchereAnz. 3
- AnmeldeformulareAnz. 100
- ProgrammflyerAnz. 100
- WegweiserAnz. 10
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm für die Clinics mindestens 2 Wochen vorher fest und teile die Gäste in Gruppen mit passenden Zeitfenstern ein. So entstehen keine langen Wartezeiten an den Plätzen.
- Plane pro 10 Gäste mindestens eine eingeteilte Ansprechperson ein: eine am Anmeldetisch, eine für die Plätze und eine für Verpflegung oder Nachschub. Bestätige die Helfer spätestens 3 Tage vorher erneut.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und lege fest, wann Zelte, Tische und Stühle aufgebaut werden. Kontrolliere außerdem, ob Verlängerungskabel und Steckdosenleisten trocken und sicher liegen.
- Sortiere Tennisbälle, kontrolliere Schläger und prüfe Netze, Körbe und Markierungsmaterial am Vortag. Bei einem Schnupperangebot mit Kindern solltest du zusätzlich Mini-Netze und einfache Bewegungsstationen bereitstellen.
- Kühle Getränke am Vorabend und fülle die Kühlboxen am Veranstaltungstag nach einem festen Plan. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Kaffee, Tee sowie Snacks vor dem ersten Anmeldestrom bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man den Tag der offenen Tür im Tennisverein planen?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Plätzen, Programm und Einladungen. Die Helferaufteilung und die Erfassung von Ernährungswünschen sollten spätestens 2 Wochen vorher stehen.
- Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür im Tennisverein?
- Plane mindestens eine feste Ansprechperson pro 10 Gäste ein, bei parallelen Clinics eher 1 Helfer pro Gruppe. Zusätzlich sollte mindestens eine Person für Getränke, Snacks und Nachfüllen eingeplant sein.
- Wie viele Tennisplätze braucht man für einen Tag der offenen Tür?
- Für Gruppen von 8 bis 12 Personen pro Clinic ist ein Platz ein praktikabler Richtwert. Bei mehr als 12 Teilnehmenden solltest du parallel mindestens zwei Plätze oder ein separates Mini-Tennisfeld einplanen.
- Wann sollte man die Teilnehmerliste und Namensschilder vorbereiten?
- Drucke die endgültige Teilnehmerliste am Vorabend oder spätestens 2 Stunden vor Beginn aus. Namensschilder, Lageplan und Programm gehören dann bereits am Anmeldetisch bereit, damit die Registrierung nicht ins Stocken gerät.
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