Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del club de tenis
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando las inscripciones, las clínicas y la recepción están coordinadas desde el principio. Empieza calculando participantes y horarios; después reserva las pistas, prepara el programa y asigna responsables. En los últimos días se concentran los olvidos: preferencias alimentarias, material deportivo, previsión meteorológica y señalización. El día anterior deja listas las tarjetas de nombre, el plano, las bebidas frías y la mesa de inscripciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
- 3
Gestionar inscripciones
2 personas
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Reservar las pistas de tenis
- 6
Crear el programa para las clínicas
2 personas
- 7
Asignar voluntarios
- 8
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 9
Imprimir la lista final de participantes
- 10
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 11
Imprimir el plano y el programa
- 12
Preparar la mesa de inscripciones
2 personas
- 13
Clasificar las pelotas de tenis
2 personas
- 14
Comprobar las raquetas
2 personas
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 17
Enfriar las bebidas
2 personas
- 18
Preparar café y té
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
3 personas
- 20
Inspeccionar la cancha de tenis
2 personas
- 21
Comprobar las redes de tenis
2 personas
- 22
Montar las carpas
4 personas
- 23
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 24
Montar el punto de inscripción
2 personas
- 25
Montar mesas de buffet
3 personas
- 26
Colgar la decoración
3 personas
- 27
Colocar señales de ruta
2 personas
- 28
Conectar la música
2 personas
- 29
Preparar el material deportivo por pista
3 personas
- 30
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
- 31
Registrar a los visitantes
3 personas
- 32
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 33
Presentar el programa
- 34
Distribuir raquetas
2 personas
- 35
Coordinar las clínicas de tenis
4 personas
- 36
Supervisar los cambios de pista
2 personas
- 37
Recoger pelotas de tenis
2 personas
- 38
Servir aperitivos
3 personas
- 39
Servir las bebidas
2 personas
- 40
Rellenar las bebidas
2 personas
- 41
Reponer café y té
- 42
Mantener el buffet ordenado
2 personas
- 43
Comprobar los baños
- 44
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 45
Informar a los participantes sobre la membresía
2 personas
- 46
Anunciar el cierre
Seguimiento
- 47
Recoger el material deportivo
3 personas
- 48
Recoger el buffet
3 personas
- 49
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 50
Desmontar las carpas
4 personas
- 51
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
- 52
Recoger la basura
3 personas
- 53
Limpiar el recinto
4 personas
- 54
Apagar el equipo de música
- 55
Inventariar materiales
2 personas
- 56
Devolver el material prestado
2 personas
- 57
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpa plegablecant. 2
- Mesa plegablecant. 8
- Sillacant. 50
- Mesa del bufécant. 3
- Taburetecant. 6
Material deportivo
- Raqueta de teniscant. 30
- Pelota de teniscant. 120
- Mini red de teniscant. 4
- Conocant. 30
- Escalera de entrenamientocant. 2
- Arocant. 12
- Marcadorcant. 4
- Cesta de pelotascant. 6
- Cordóncant. 4
Vajilla
- Vaso reutilizablecant. 80
- Plato reutilizablecant. 80
- Cubiertos reutilizablescant. 80
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Termocant. 4
- Fuente para servircant. 8
- Pinza para servircant. 6
- Tabla de cortarcant. 3
- Cuchillo de cocinacant. 3
Equipo
- Nevera portátilcant. 4
- Altavoz portátil
- Cable alargadorcant. 3
- Regletacant. 3
- Teléfono con batería
Decoración
- Guirnalda de banderinescant. 6
- Globoscant. 100
- Camino de mesacant. 8
- Cartel con nombrecant. 6
Iluminación
- Guirnalda de luces LEDcant. 4
- Lámpara LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cubocant. 2
- Botiquín de primeros auxilios
Oficina
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafocant. 20
- Rotuladorescant. 2
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 3
- Formularios de inscripcióncant. 100
- Folletos del programacant. 100
- Señal de rutacant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y pide las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Imprime una lista final de participantes y prepara una tarjeta de nombre para cada persona.
- Divide la jornada en franjas horarias y asigna cada clínica a una pista y a un voluntario. Reserva también unos minutos entre grupos para cambiar de actividad y recoger las pelotas.
- Revisa las pistas el día anterior: comprueba la superficie, las redes y el material. Clasifica las pelotas, prueba las raquetas y deja juntas las mini redes, conos, aros y escaleras de entrenamiento.
- Monta la recepción antes de que llegue el primer participante. Ten a mano la lista impresa, el programa, el plano, los nombres y un teléfono con batería para resolver cambios sin abandonar la mesa.
- Consulta el pronóstico y decide con antelación cuándo montar las carpas. Enfría las bebidas, prepara café y té, y coloca el buffet de forma que la comida no bloquee la entrada ni el paso hacia las pistas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de tenis?
- Empieza la planificación con 3 o 4 semanas de antelación. Intenta cerrar las inscripciones al menos 3 días antes para poder imprimir la lista, preparar los nombres, comprar la comida y ajustar las clínicas.
- ¿Cuántas pistas necesito para una jornada de puertas abiertas de tenis?
- Depende del número de participantes y del tamaño de los grupos, pero una clínica suele funcionar mejor con grupos reducidos. Calcula el programa por franjas de 45 a 60 minutos y confirma la disponibilidad de cada pista antes de publicar el horario.
- ¿Cuándo preparo las bebidas y la comida?
- Haz la compra 1 o 2 días antes y enfría las bebidas desde la víspera. El café, el té y los aperitivos pueden prepararse el mismo día, aproximadamente 60 minutos antes de la llegada del público.
- ¿Qué hago si llueve el día de la jornada de puertas abiertas?
- Consulta la previsión 48 horas antes y vuelve a comprobarla la mañana del evento. Define con antelación si las clínicas se trasladan, se reducen o se cancelan, y comunica cualquier cambio a las personas inscritas lo antes posible.
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