Organiser une journée portes ouvertes dans un club de tennis

Une journée portes ouvertes réussie commence par un parcours simple : inscription, accueil, découverte des courts, ateliers et moment convivial. Fixez d’abord les créneaux et la capacité de chaque atelier, puis répartissez les bénévoles avant de préparer le matériel. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les badges, les rallonges et le plan affiché à l’accueil. La veille, vérifiez la météo, l’état des filets et la quantité de raquettes, de balles et de boissons disponibles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Publier la journée portes ouvertes en ligne
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver les courts de tennis
6
Préparer le programme des ateliers
2 personnes
7
Répartir les bénévoles
8
Vérifier les prévisions météo
9
Imprimer la liste définitive des participants
10
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
11
Imprimer le plan et le programme
12
Préparer la table d’inscription
2 personnes
13
Trier les balles de tennis
2 personnes
14
Vérifier les raquettes
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Remplir les glacières
2 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Préparer le café et le thé
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Inspecter le court de tennis
2 personnes
21
Vérifier les filets de tennis
2 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer le point d’inscription
2 personnes
25
Installer les tables de buffet
3 personnes
26
Suspendre la décoration
3 personnes
27
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
28
Brancher la musique
2 personnes
29
Préparer le matériel sportif par terrain
3 personnes
30
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

31
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
32
Accueillir les visiteurs
2 personnes
33
Présenter le programme
34
Distribuer les raquettes
2 personnes
35
Animer des clinics de tennis
4 personnes
36
Accompagner les changements de voie
2 personnes
37
Rassembler les balles de tennis
2 personnes
38
Servir des amuse-bouches
3 personnes
39
Servir les boissons
2 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Réapprovisionner le café et le thé
42
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
44
Vider les poubelles
2 personnes
45
Informer les participants sur l'adhésion
2 personnes
46
Annoncer la clôture

Suivi

47
Récupérer le matériel sportif
3 personnes
48
Démonter le buffet
3 personnes
49
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
50
Démonter les tentes de fête
4 personnes
51
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
52
Rassembler les déchets
3 personnes
53
Nettoyer le site
4 personnes
54
Éteindre le matériel audio
55
Inventorier le matériel
2 personnes
56
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
57
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaiseqté 50
Table de buffetqté 3
Tabouretqté 6

Matériel de sport

Raquette de tennisqté 30
Balle de tennisqté 120
Mini filet de tennisqté 4
Côneqté 30
Échelle d'entraînementqté 2
Cerceauqté 12
Tableau des scoresqté 4
Panier à ballesqté 6
Cordonqté 4

Vaisselle

Verre réutilisableqté 80
Assiette réutilisableqté 80
Couverts réutilisablesqté 80

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Plat de serviceqté 8
Pince de serviceqté 6
Planche à découperqté 3
Couteau de cuisineqté 3

Équipement

Glacièreqté 4
Enceinte portable
Rallonge électriqueqté 3
Multipriseqté 3
Téléphone rechargeable

Décoration

Guirlande de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Chemin de tableqté 8
Panneau nominatifqté 6

Éclairage

Guirlande lumineuse LEDqté 4
Lampe LEDqté 6

Nettoyage

Poubelleqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauqté 2
Trousse de premiers secours

Bureau

Porte-blocqté 4
Styloqté 20
Marqueursqté 2
Badges nominatifsqté 80
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 3
Formulaires d'inscriptionqté 100
Flyers du programmeqté 100
Panneau d’orientationqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver les courts et construire le programme des ateliers. Prévoyez des groupes de taille fixe et gardez un créneau tampon de 15 minutes pour absorber les retards entre deux activités.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement et imprimez une liste définitive. Utilisez cette liste pour préparer les badges nominatifs et repérer les allergies ou régimes alimentaires signalés.
Attribuez chaque bénévole à une mission précise : accueil, atelier, circulation ou buffet. Pour une table d’inscription, prévoyez au moins une personne en continu et une personne de renfort aux heures d’arrivée.
Préparez le matériel par atelier plutôt que dans un seul tas. Comptez les raquettes, triez les balles et vérifiez les mini-filets, cônes, cerceaux et échelles avant l’installation sur les courts.
Installez l’accueil, le buffet et les tentes avant l’arrivée du public. Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et testez la machine à café, l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de tennis ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de publier l’événement, traiter les inscriptions, réserver les courts et répartir les bénévoles.
Quand faut-il clôturer les inscriptions ?: Clôturez-les 3 à 5 jours avant la journée portes ouvertes. Vous pourrez alors imprimer la liste définitive, préparer les badges et ajuster les groupes et les quantités de collations.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes de tennis ?: Comptez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 par atelier en cours et 1 personne pour le buffet et la circulation. Ajoutez 2 personnes de renfort pendant la première heure, quand les arrivées sont les plus nombreuses.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes de tennis ?: Vérifiez la météo, les courts, les filets, les raquettes et les balles. Contrôlez aussi les boissons, les gobelets, les rallonges, les badges et le plan imprimé afin de ne pas résoudre ces problèmes pendant l’accueil.

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