Checklist voor een goed georganiseerde tekenwedstrijd

Een tekenwedstrijd staat of valt met duidelijke regels, genoeg werkruimte en materiaal dat op tijd klaarligt. Regel eerst het thema, de locatie, inschrijving en jury; daarna bevestig je deelnemers en bestel je prijzen. In de laatste week controleer je tekenpapier, potloden, kleurmateriaal, wedstrijdformulieren en certificaten. Op de dag zelf helpen een aparte registratietafel, wedstrijdnummers en een timer om de start en beoordeling overzichtelijk te laten verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdthema vastleggen
2 personen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Locatie reserveren
Inschrijfformulier maken
Juryleden vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Prijzen bestellen
Deelnemers bevestigen
Benodigdheden controleren
2 personen
Wedstrijdnummers toewijzen
Boodschappen doen
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Prijscertificaten printen
Tekenpakketten samenstellen
3 personen
Decoratie voorbereiden
2 personen
Prijzen klaarzetten

Event

Koelboxen vullen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tekenmateriaal klaarleggen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Juryruimte inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Wedstrijdregels toelichten
Startsein geven
Deelnemers begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Inzendingen innemen
2 personen
Jurybeoordeling begeleiden
3 personen
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Inzendingen teruggeven
2 personen

Nazorg

Tafels afruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Jurytafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Kunstmateriaal

Tekenpapieraantal 150
Schetsboekenaantal 60
Grafietpotlodenaantal 120
Kleurpotlodenaantal 120
Finelinersaantal 80
Wascoaantal 60
Viltstiftenaantal 60
Gummenaantal 70
Slijpersaantal 20
Linialenaantal 20
Potloodbekersaantal 20
Tafelhoezenaantal 12

Apparatuur

Timeraantal 2
Laptop
Printer
Fotocamera
Verlengkabelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Papieren slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Prijstrofeeënaantal 3

Verlichting

Tafellampenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het thema en de regels uiterlijk 3 weken vooraf vast. Vermeld daarin de leeftijdsgroepen, de beschikbare tekentijd, het formaat van het tekenpapier en waarop de jury beoordeelt.
Plan de inschrijving niet alleen online: bereid ook naamkaartjes, wedstrijdnummers en geprinte wedstrijdformulieren voor. Neem ongeveer 10% extra formulieren mee boven het verwachte aantal deelnemers.
Controleer het tekenmateriaal 3 tot 5 dagen vooraf per tafel. Leg tekenpapier, schetsboeken, grafietpotloden, kleurpotloden, fineliners, wasco, viltstiften, gummen en slijpers klaar voordat de deelnemers binnenkomen.
Zet de registratietafel bij de ingang en plaats jurytafels apart van de werkplekken. Reserveer per deelnemer een stoel en voldoende tafelruimte voor papier, een schetsboek en meerdere tekenmaterialen.
Regel prijzen, prijscertificaten en juryleden uiterlijk 1 week vooraf. Zet de prijzen op de dag zelf zichtbaar klaar en test timer, laptop, printer, fotocamera en verlengkabels vóór de registratie begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tekenwedstrijd organiseren?: Begin minstens 3 weken vooraf met thema, regels, locatie, jury en inschrijfformulier. Bestel prijzen en verstuur uitnodigingen bij voorkeur uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd.
Hoeveel tekenmateriaal heb ik per deelnemer nodig?: Voorzie per deelnemer minimaal 2 vellen tekenpapier, 1 schetsboek, 2 grafietpotloden, 1 gum en toegang tot kleurpotloden, fineliners, wasco en viltstiften. Leg bovendien ongeveer 10% extra materiaal klaar voor beschadiging of onverwachte deelnemers.
Wanneer moet ik de deelnemers bevestigen?: Bevestig deelnemers uiterlijk 5 dagen vooraf, nadat je aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Gebruik die definitieve lijst om wedstrijdnummers, naamkaartjes, tekenpakketten en catering te controleren.
Wat moet ik op de dag van de tekenwedstrijd als eerste doen?: Richt 60 tot 90 minuten voor de start de registratietafel in, plaats tafels en stoelen en leg het tekenmateriaal klaar. Test daarna de timer en printer en zet prijzen, certificaten en jurytafels gereed.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.