Zo organiseer je een openatelierdag zonder knelpunten

Begin met de datum, openingstijden en deelnemende kunstenaars. Daarna leg je de atelierindeling vast en bouw je het programma rond demonstraties, workshops en tentoongestelde werken. Werk vervolgens de bezoekersregistratie, materialen en bewegwijzering uit. Plan de opbouw niet alleen rond tafels en expositiewanden: techniek, verlichting, kabels en werkplekken bepalen of bezoekers veilig kunnen rondlopen en kunstenaars goed kunnen werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden bevestigen
2
Deelnemende kunstenaars vastleggen
3
Atelierindeling maken
4
Programma en demonstraties plannen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
7
Evenement online publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Bezoekerslijst en badges maken
11
Kunstwerken en demonstraties inventariseren
2 personen
12
Werkplekken per atelier toewijzen
13
Materialen per workshop klaarzetten
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
17
Kunstwerken labelen
2 personen
18
Route- en veiligheidsborden maken
19
Techniek en verlichting testen
2 personen
20
Locatie schoonmaken
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Werktafels afdekken
2 personen
23
Expositiewanden plaatsen
3 personen
24
Kunstwerken tentoonstellen
3 personen
25
Creatieve materialen verdelen
2 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
27
Koffie- en drankpunt inrichten
2 personen
28
Hapjes op schalen leggen
2 personen
29
Naamstickers en programmakaarten klaarleggen
30
Deelnemersbriefing geven

Event

31
Deuren openen en bezoekers ontvangen
2 personen
32
Aanmeldingen afvinken
33
Bezoekers naar ateliers verwijzen
2 personen
34
Open werkplekken begeleiden
3 personen
35
Kunstenaarsdemonstraties verzorgen
4 personen
36
Workshops begeleiden
3 personen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Hapjes aanvullen
2 personen
39
Dranken bijvullen
40
Werktafels tussendoor opruimen
2 personen
41
Afvalbakken legen
42
Bezoekers informeren over afsluiting

Nazorg

43
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
44
Servies en materialen afwassen
2 personen
45
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
46
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
47
Ateliers grondig schoonmaken
3 personen
48
Materialen tellen en opbergen
2 personen
49
Overgebleven voeding opslaan
50
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen
52
Locatie opleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Krukkenaantal 20
Expositiewandenaantal 8
Easelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Programmakaartenaantal 80
Plakgumaantal 6
Kleefbandaantal 8
Pijlbordenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Werkverlichtingaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Scharenaantal 12
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Afwasteiltjesaantal 3

Kunstmateriaal

Schetsboekenaantal 30
Tekenpapieraantal 300
Potlodenaantal 60
Kleurpotlodenaantal 60
Viltstiftenaantal 60
Acrylverfaantal 12
Penselenaantal 40
Palettenaantal 20
Mengbakjesaantal 30
Waterschaaltjesaantal 20
Beschermschortenaantal 30
Nitrilhandschoenenaantal 100
Beschermfolieaantal 4
Droogrekkenaantal 4
Etikettenaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Sponzenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de atelierindeling vóór je uitnodigingen verstuurt. Wijs per atelier werkplekken, demonstratiezones en looproutes toe, zodat je later niet met tafels, stoelen of expositiewanden hoeft te schuiven.
Leg demonstraties en workshops uiterlijk 2 weken vooraf vast. Noteer per onderdeel de benodigde creatieve materialen en zet die per workshop apart klaar; zo voorkom je dat scharen, messen of andere materialen tijdens de opening nog gezocht worden.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en maak de bezoekerslijst en badges uiterlijk 2 dagen vooraf. Houd naamkaartjes en programmakaarten gescheiden per onderdeel, zodat ontvangst en doorverwijzen snel gaan.
Test techniek en verlichting vóór de opbouw klaar is. Controleer verlengsnoeren, stekkerdozen, kabelmatten, werkverlichting, koffiezetapparaten en waterkokers op hun definitieve plek; losse kabels worden bij een volle open atelier snel een struikelpunt.
Maak pijlborden voor entree, ateliers, toiletten en uitgang en plaats ze vóór je kunstwerken tentoonstelt. Label werken vooraf en leg plakgum en kleefband klaar, zodat bezoekers de route volgen zonder tegen expositiewanden of werktafels aan te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een openatelierdag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, openingstijden en deelnemende kunstenaars. Plan de atelierindeling en het programma uiterlijk 3 weken vooraf en rond materialen, borden en bezoekersinformatie 2 dagen voor de opening af.
Hoe maak je een goede indeling voor een open atelier?: Maak eerst een plattegrond met per atelier de werkplekken, demonstraties en expositiewanden. Houd bij drukke punten een vrije looproute aan van ongeveer 1 meter en wijs vaste plaatsen toe aan tafels, stoelen, krukken en kabels.
Wat moet je regelen voor demonstraties tijdens een openatelierdag?: Leg per demonstratie de kunstenaar, begintijd, duur en benodigde materialen vast. Zet de materialen minimaal 1 dag vooraf per workshop klaar en test werkverlichting en eventuele techniek op de plek waar de demonstratie plaatsvindt.
Wanneer zet je de bewegwijzering en kunstwerken klaar?: Plaats pijlborden en veiligheidsborden tijdens de opbouw, voordat bezoekers binnenkomen. Label en toon de kunstwerken daarna, bij voorkeur op de dag vóór de opening, zodat de route en expositie nog gecontroleerd kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.