Zo organiseer je een straatkunstfestival

Begin met de festivaldatum en locatie, want daarvan hangen vergunningen, kunstenaars en voorzieningen af. Regel meldingen en vergunningen vroeg en leg daarna het programma vast: straatkunstenaars, workshops en acts bepalen hoeveel ruimte en materiaal je nodig hebt. Werk vervolgens de publieksroute uit met een plattegrond, routeborden en duidelijke vrijwilligersposten. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, verzamel je kunstenaarsgegevens en dieetwensen en controleer je alle leveringen. De taken- en spullenlijst hieronder helpt je om de uitvoering niet op losse briefjes te laten afhangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunning en meldingen indienen
3
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
4
Workshops en acts vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Festivalpagina publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Reserveringen maken
10
Kunstenaarsgegevens verzamelen
2 personen
11
Workshopinschrijvingen verwerken
2 personen
12
Programma samenstellen
2 personen
13
Plattegrond maken
2 personen
14
Sociale media aankondiging plaatsen
15
Straatkunstenaarsbrief versturen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Leveringen bevestigen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Kunstmaterialen inkopen
2 personen
20
Drukwerk ophalen
21
Routeborden voorbereiden
2 personen
22
Armbandjes en polsbanden sorteren
2 personen
23
Workshopkits samenstellen
3 personen
24
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Materialen per zone klaarzetten
3 personen

Event

28
Kunstenaars welkom heten
2 personen
29
Terrein afzetten
4 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen en krukken plaatsen
3 personen
32
Partytenten opbouwen
6 personen
33
Kunstenaarsstands inrichten
6 personen
34
Workshoptafels inrichten
4 personen
35
Expositiewanden plaatsen
4 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Verlichting ophangen
3 personen
38
Kunstmaterialen uitstallen
4 personen
39
Infobalie inrichten
2 personen
40
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
41
Geluidsset testen
2 personen
42
Routeborden plaatsen
3 personen
43
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
2 personen
45
Deelnemers ontvangen
3 personen
46
Registratie verwerken
3 personen
47
Programma toelichten
48
Live schilderen begeleiden
3 personen
49
Workshops begeleiden
6 personen
50
Kunstenaarsstands bemannen
8 personen
51
Dranken serveren
4 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Werktafels schoonhouden
2 personen
56
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
57
Fotomomenten begeleiden
58
Avondverlichting inschakelen
59
Laatste workshop afronden
4 personen
60
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
61
Kunstwerken veilig verpakken
4 personen
62
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
63
Muziek en verlichting uitschakelen
2 personen

Nazorg

64
Tenten gecontroleerd afbreken
6 personen
65
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
66
Kunstmaterialen verzamelen
4 personen
67
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
68
Terrein schoonmaken
5 personen
69
Verlichting en kabels opruimen
3 personen
70
Servies en materialen afwassen
3 personen
71
Infobalie leegruimen
2 personen
72
Geleende spullen controleren
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Expositiewandenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Statafelsaantal 8

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6
Handmegafonenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Kunstmateriaal

Spuitverfkleurenaantal 40
Acrylverfsetsaantal 12
Kwastenaantal 80
Verfrollersaantal 24
Verfbakjesaantal 24
Schildersdoekenaantal 50
Tekenpapieraantal 500
Stoepkrijtsetsaantal 30
Markersaantal 80
Potlodenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 60
Scharenaantal 30
Lijmsticksaantal 60
Mengpalettenaantal 30
Beschermschortenaantal 40
Afdekzeilenaantal 20
Maskertapeaantal 30
Schilderstapeaantal 20
Ophanghakenaantal 100
Touwaantal 4
Werkhandschoenenaantal 40

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 30
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 100
Programmapostersaantal 30
Routebordenaantal 12
Pijlbordjesaantal 20
Krijtbordenaantal 8
Statafelrokkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 600
Herbruikbare bordenaantal 300
Herbruikbaar bestekaantal 300
Schenk kannenaantal 12
Dienbladenaantal 10
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Tangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 20
IJslepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Markeerkegelsaantal 20
Afzethekkenaantal 20
Kabelmattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Dien vergunningen en meldingen direct na het bevestigen van datum en locatie in. Houd minimaal 8 tot 12 weken voorbereidingstijd aan, omdat een wijziging in de locatie ook gevolgen kan hebben voor je plattegrond en routeborden.
Leg kunstenaars, workshops en acts vast voordat je materialen bestelt. Tel per workshop het verwachte aantal deelnemers en maak voor iedere deelnemer een eigen workshopkit met bijvoorbeeld papier, kwasten, verf of lijm.
Maak de plattegrond zodra het programma staat. Reserveer daarop niet alleen plekken voor expositiewanden en tafels, maar ook looppaden, stroompunten voor speakers en verlichting en een duidelijke plek voor routeborden.
Verzamel kunstenaarsgegevens en dieetwensen uiterlijk 2 weken voor het festival. Daarmee voorkom je dat naamkaartjes, uitnodigingen, reserveringen en catering op het laatste moment opnieuw moeten worden aangepast.
Plan de opbouw met concrete tijdvakken en wijs per post een vrijwilliger aan. Controleer de dag ervoor of partytenten, tafels, verlenghaspels, stekkerdozen, powerbanks, kunstmaterialen en armbandjes compleet zijn; zonder die controle ontbreekt vaak juist klein materiaal zoals scharen, markers of verfbakjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een straatkunstfestival te organiseren?: Reken op 8 tot 12 weken voor een kleinschalig straatkunstfestival. Begin in de eerste week met datum, locatie en vergunningen; plan kunstenaars en workshops uiterlijk 6 weken vooraf en rond materialen en vrijwilligers 2 weken vooraf af.
Wanneer moet ik een vergunning voor een straatkunstfestival aanvragen?: Dien de aanvraag direct na het vastleggen van datum en locatie in, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor het festival. Controleer bij de gemeente welke melding of vergunning geldt voor afsluiting van de straat, geluid, tenten en publieksactiviteiten.
Hoeveel kunstmateriaal heb ik nodig per workshopdeelnemer?: Maak per deelnemer een aparte kit en tel daar 10 procent reserve bij op. Voor 30 deelnemers leg je dus materiaal klaar voor 33 personen; verdeel verf, papier, kwasten en overige benodigdheden vooraf over de kits.
Wanneer maak je de plattegrond van een straatkunstfestival?: Maak de eerste plattegrond zodra kunstenaars, workshops en acts zijn vastgelegd, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Werk de definitieve versie uiterlijk 2 weken voor het festival af, nadat je stroompunten, looproutes, tenten en vrijwilligersposten hebt gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.