Checklist para organizar un concurso de dibujo
Un concurso de dibujo necesita más que papel y lápices. Primero define el tema, las reglas, las categorías y el jurado; después organiza las inscripciones, el lugar y los premios. Durante la última semana conviene confirmar participantes, preparar los paquetes de dibujo y dejar listos los formularios y certificados. Esta checklist te guía desde la planificación inicial hasta el montaje de las mesas, el registro y la entrega de premios.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el tema del concurso
2 personas
Redactar las reglas de la competición
2 personas
Reservar el lugar
Crear el formulario de inscripción
Definir el jurado
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Encargar premios
Confirmar participantes
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Asignar números de competición
Hacer la compra
2 personas
Imprimir formularios del partido
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir certificados de premio
Preparar paquetes de dibujo
3 personas
Preparar la decoración
2 personas
Preparar los premios
Evento
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar material de dibujo
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la sala del jurado
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Explicar las reglas del concurso
Dar la señal de inicio
Supervisar a los participantes
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger las inscripciones
2 personas
Coordinar la evaluación del jurado
3 personas
Recopilar los votos del público
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Devolver las inscripciones
2 personas
Seguimiento
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesas del juradocant. 2
- Papeleracant. 6
Material de arte
- Papel para dibujarcant. 150
- Cuadernos de bocetoscant. 60
- Lápices de grafitocant. 120
- Lápices de colorescant. 120
- Rotuladores finoscant. 80
- Cera escolarcant. 60
- Rotuladorescant. 60
- Gomas de borrarcant. 70
- Afiladorescant. 20
- Reglascant. 20
- Vasos para lápicescant. 20
- Fundas para mesascant. 12
Equipo
- Temporizadorcant. 2
- Portátil
- Impresora
- Cámara de fotos
- Cables alargadorescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Tazas de cafécant. 40
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Decoración
- Guirnaldas de papelcant. 8
- Globoscant. 100
- Flechas para señalizacióncant. 12
- Troféos de premiocant. 3
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 12
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Sets de escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Define el tema y las reglas al menos 3 semanas antes. Indica la edad o categoría, el tiempo disponible, el formato del dibujo y cómo se valorará para evitar dudas el día del concurso.
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes y confirma el número final de participantes. Ese dato determina cuántas mesas, sillas, paquetes de dibujo, tarjetas de nombre y números de competición necesitas.
- Prepara un paquete individual por participante 2 días antes. Incluye el papel o cuaderno previsto y revisa que haya suficientes lápices, colores, rotuladores, ceras, gomas, sacapuntas y reglas para trabajar sin esperas.
- No dejes los premios, certificados ni formularios para la mañana del evento. Imprime los documentos, prepara las tarjetas de nombre y organiza los premios como mínimo 24 horas antes.
- Reserva entre 60 y 90 minutos para el montaje. Coloca primero las mesas y sillas, después protege las superficies, prepara la mesa de registro, sitúa las mesas del jurado y deja visibles las papeleras y el temporizador.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de dibujo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para definir el tema, las reglas, el lugar y el jurado. Deja cerradas las inscripciones y los pedidos de premios al menos 7 días antes.
- ¿Qué materiales hacen falta para un concurso de dibujo?
- Calcula un puesto completo por participante: papel o cuaderno, lápices de grafito, lápices de colores, rotuladores, ceras, goma, sacapuntas y regla. Añade un 10 % de material de repuesto para cubrir pérdidas o roturas.
- ¿Cuándo se deben preparar los paquetes de dibujo?
- Prepáralos entre 24 y 48 horas antes del concurso, cuando ya conozcas el número confirmado de participantes. Así puedes revisar cada paquete y reponer material sin hacerlo durante el registro.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el concurso de dibujo?
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes. El montaje incluye mesas, sillas, protección de superficies, mesa de registro, mesas del jurado, decoración, materiales y bebidas.
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