Zo organiseer je een tekenworkshop zonder last-minute gedoe

Begin met de locatie, de docent en een programma met duidelijke tijdsblokken. Daarna regel je de aanmeldingen en controleer je per deelnemer of er genoeg tekenmateriaal en een eigen werkplek is. Plan de voorbereiding niet alleen rond de workshop zelf: materialen, werkbladen, naambadges, koffie en hapjes kosten op de dag meer tijd dan je vooraf verwacht. Met een vaste opbouw voor ontvangst, demonstratie, oefening en pauze houd je de workshop overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Workshopprogramma maken
3
Docent vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Materialen controleren
2 personen
9
Extra materialen inkopen
10
Werkbladen voorbereiden
2 personen
11
Naambadges maken
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
14
Hapjes voorbereiden
2 personen

Event

15
Locatie openen
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Werkplekken inrichten
3 personen
19
Tekenspullen klaarleggen
2 personen
20
Demotafel inrichten
21
Koffiepunt inrichten
2 personen
22
Hapjes klaarzetten
2 personen
23
Aanmeldtafel klaarzetten
24
Deelnemers ontvangen
2 personen
25
Naambadges uitdelen
26
Workshop introduceren
27
Tekendemonstratie geven
28
Deelnemers begeleiden
3 personen
29
Koffiepauze serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Werkbladen aanvullen
32
Tweede tekensessie begeleiden
3 personen
33
Pauzehapjes serveren
2 personen
34
Werkstukken presenteren
2 personen
35
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Tekenmaterialen verzamelen
3 personen
37
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Ruimte schoonmaken
3 personen
41
Materialen sorteren
2 personen
42
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Tafelkleedaantal 8
Presentatietafel

Apparatuur

Documentcamera
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaat

Verlichting

Bureaulampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 2

Kunstmateriaal

Schetsboekenaantal 35
Tekenpapieraantal 250
Potloden HBaantal 40
Potloden 2Baantal 40
Potloden 4Baantal 40
Kleurpotlodenaantal 12
Finelinersaantal 40
Grafietstiftenaantal 12
Kneedgummenaantal 35
Gummenaantal 35
Puntenslijpersaantal 12
Linialenaantal 12
Klembordenaantal 35
Tekenplatenaantal 35
Penselenaantal 35
Waterverfsetsaantal 12
Waterbakjesaantal 35
Mengpalettenaantal 12
Schortenaantal 35
Wasbare onderleggersaantal 35

Presentatie

Tekeningklemmenaantal 35
Presentatiepanelenaantal 4
Naambadgesaantal 35
Stiftenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Koffiekopjesaantal 35
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 2
Bloemenvazenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 8
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer of er ruimte is voor één werkplek per deelnemer, een demotafel en een apart koffiepunt. Zo voorkom je dat tafels op het laatste moment moeten worden verschoven.
Leg het programma vast in blokken van ongeveer 30 tot 45 minuten en plan minstens één korte pauze. Zet demonstraties zo neer dat iedereen het werk kan zien; een documentcamera, beamer en projectiescherm moeten vooraf getest worden.
Controleer de materialen minimaal één week vooraf en tel per deelnemer het papier, schetsboek en de gebruikte potloden of stiften. Leg extra gummen, puntenslijpers en tekenmateriaal apart klaar, want juist die kleine spullen raken tijdens oefeningen snel op.
Werk de deelnemerslijst bij zodra aanmeldingen binnenkomen en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de workshop. Zet naambadges en de lijst bij de ingang, zodat de ontvangst niet tegelijk met het klaarzetten van koffie en hapjes hoeft te gebeuren.
Kom minstens 60 minuten voor de start op locatie aan. Gebruik het eerste halfuur voor tafels, stoelen en werkplekken en houd daarna tijd over voor tekenspullen, de demotafel, verlichting en een laatste controle van kabels en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een tekenworkshop voor te bereiden?: Reken op minimaal één week voor het controleren en aanvullen van materialen en het definitief maken van de deelnemerslijst. Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor het inrichten van de locatie.
Hoe richt je een ruimte in voor een tekenworkshop?: Geef iedere deelnemer een vaste werkplek met voldoende tafelruimte, een stoel en de benodigde tekenmaterialen. Houd daarnaast ruimte vrij voor een demotafel, een aanmeldtafel en een koffiepunt, zodat looproutes niet door de tekenopstelling lopen.
Welke materialen heb je nodig voor een tekenworkshop?: Zorg per deelnemer voor papier of een schetsboek en controleer vooraf de voorraad potloden, kleurpotloden, fineliners, gummen en puntenslijpers. Voor een workshop met waterverf heb je daarnaast per werkplek een set, penselen en een waterbakje nodig, plus enkele reserve-exemplaren.
Hoe vroeg moet een docent voor een tekenworkshop worden vastgelegd?: Leg de docent vast voordat je het programma en de uitnodigingen definitief maakt, bij voorkeur minstens vier weken vooraf. Spreek dan ook af welke techniek, materialen en demonstraties nodig zijn, zodat je uiterlijk één week voor de workshop kunt controleren of alles aanwezig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.