Checklist pour organiser un concours de dessin
Un concours de dessin demande plus qu’une table et des crayons. Il faut cadrer le thème et les règles, gérer les inscriptions, préparer un kit identique pour chaque participant et organiser le jugement. Cette checklist de 46 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu à la remise des certificats. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : numéros de course, besoins alimentaires, minuterie, rallonges et installation de la table d’inscription.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le thème de la compétition
2 personnes
Rédiger les règles du concours
2 personnes
Réserver le lieu
Créer le formulaire d'inscription
Définir les membres du jury
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les prix
Confirmer les participants
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Attribuer les numéros de course
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les certificats de prix
Composer les kits de dessin
3 personnes
Préparer la décoration
2 personnes
Préparer les prix
Événement
Remplir les glacières
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Préparer le matériel de dessin
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la salle du jury
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Expliquer les règles du match
Donner le signal de départ
Accompagner les participants
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Recevoir les inscriptions
2 personnes
Accompagner l’évaluation du jury
3 personnes
Recueillir les votes du public
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Restituer les participations
2 personnes
Suivi
Dégager les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 70
- Table d'inscription
- Tables du juryqté 2
- Poubellesqté 6
Matériel d’art
- Papier à dessinqté 150
- Carnets de croquisqté 60
- Crayons graphiteqté 120
- Crayons de couleurqté 120
- Feutres finsqté 80
- Crayons de cireqté 60
- Feutresqté 60
- Gommesqté 70
- Meuleusesqté 20
- Règlesqté 20
- Gobelets à crayonsqté 20
- Housses de tableqté 12
Équipement
- Minuterieqté 2
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Appareil photo
- Rallongesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Tasses à caféqté 40
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
Décoration
- Guirlandes en papierqté 8
- Ballonsqté 100
- Flèches de signalisationqté 12
- Trophéesqté 3
Éclairage
- Lampes de tableqté 12
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Sets de balaiqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les règles avant d’ouvrir les inscriptions : précisez le thème, la durée, les formats autorisés et les critères de jugement. Les participants doivent recevoir ces informations au moins 7 jours avant le concours.
- Préparez un kit identique par participant et ajoutez quelques exemplaires de rechange. Comptez notamment le papier, les crayons, les gommes, les règles et les contenants pour que le matériel reste accessible sur chaque table.
- Attribuez les numéros de course avant le jour J et préparez les badges nominatifs. Gardez une liste imprimée des participants à la table d’inscription afin de retrouver rapidement une inscription ou un besoin alimentaire.
- Installez les tables du jury à distance des participants et testez la minuterie avant le début. Vérifiez aussi les rallonges, l’imprimante et l’ordinateur portable au moins 2 heures avant l’accueil.
- Ne repoussez pas les prix et les certificats à la dernière minute. Commandez les prix dès que le nombre de catégories est fixé, puis imprimez et vérifiez les certificats avant l’installation de la décoration.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un concours de dessin ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, ouvrir les inscriptions, confirmer les participants, commander les prix et préparer les kits de dessin sans urgence.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un concours de dessin ?
- Envoyez-les au moins 14 jours avant la date du concours. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement pour traiter les réponses, les besoins alimentaires et les numéros de course.
- Quel matériel faut-il prévoir pour chaque participant ?
- Préparez un kit par personne avec le papier à dessin et les outils prévus par le règlement, puis ajoutez environ 10 % de matériel de réserve. Cette marge couvre les crayons perdus, les gommes abîmées ou les inscriptions de dernière minute.
- Combien de temps avant faut-il installer la salle ?
- Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Gardez ensuite 30 minutes pour tester la minuterie, vérifier le matériel de dessin, remplir les glacières et préparer la table d’inscription.
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