Zo organiseer je een tekenwedstrijd

Begin niet met potloden inkopen, maar met het thema, de doelgroep en de wedstrijdregels. Leg daarna de locatie, jury en inschrijving vast, zodat je weet hoeveel deelnemers en werkplekken je moet voorbereiden. In de laatste week controleer je het tekenmateriaal, de wedstrijdnummers, formulieren en prijzen. Op de dag zelf richt je eerst de registratie en tafels in, daarna leg je per deelnemer een tekenpakket klaar en houd je de tijd zichtbaar bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdthema vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Inschrijfformulier maken
5
Juryleden vastleggen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Prijzen bestellen
10
Deelnemers bevestigen
11
Benodigdheden controleren
2 personen
12
Wedstrijdnummers toewijzen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Wedstrijdformulieren printen
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Prijscertificaten printen
17
Tekenpakketten samenstellen
3 personen
18
Decoratie voorbereiden
2 personen
19
Prijzen klaarzetten

Event

20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Tekenmateriaal klaarleggen
3 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Juryruimte inrichten
2 personen
27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Deelnemers registreren
3 personen
29
Wedstrijdregels toelichten
30
Startsein geven
31
Deelnemers begeleiden
3 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Inzendingen innemen
2 personen
35
Jurybeoordeling begeleiden
3 personen
36
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
37
Winnaars bekendmaken
2 personen
38
Prijzen uitreiken
2 personen
39
Inzendingen teruggeven
2 personen

Nazorg

40
Tafels afruimen
4 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Afval verzamelen
3 personen
43
Locatie schoonmaken
4 personen
44
Materialen sorteren
2 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Jurytafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Kunstmateriaal

Tekenpapieraantal 150
Schetsboekenaantal 60
Grafietpotlodenaantal 120
Kleurpotlodenaantal 120
Finelinersaantal 80
Wascoaantal 60
Viltstiftenaantal 60
Gummenaantal 70
Slijpersaantal 20
Linialenaantal 20
Potloodbekersaantal 20
Tafelhoezenaantal 12

Apparatuur

Timeraantal 2
Laptop
Printer
Fotocamera
Verlengkabelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Papieren slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Prijstrofeeënaantal 3

Verlichting

Tafellampenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Zet in de regels vast hoeveel tijd deelnemers krijgen, welk formaat papier ze gebruiken en of eigen materiaal is toegestaan. Daarmee voorkom je discussie bij de jury en zorg je dat iedereen onder dezelfde voorwaarden werkt.
Plan de inschrijving uiterlijk 2 weken vooraf en vraag meteen dieetwensen en contactgegevens uit. Bevestig deelnemers na sluiting van de inschrijving en wijs wedstrijdnummers toe vóór je de formulieren print.
Reken per deelnemer op één werkplek en leg tekenpapier, potloden, kleurpotloden, gummen en slijpers per pakket klaar. Maak daarnaast minimaal 10 procent extra materiaalpakketten voor vergeten of kapotte spullen.
Richt de locatie minstens 60 minuten voor aanvang in. Zet de registratietafel bij de ingang, plaats jurytafels apart van de deelnemers en controleer verlengkabels, timer, printer en verlichting voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Zet prijzen, prijscertificaten en de juryformulieren vooraf op één vaste plek klaar. Reserveer na de tekentijd minstens 30 minuten voor beoordeling, uitslag en het maken van foto’s; dat deel loopt vaak uit als je geen tijd blokkeert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een tekenwedstrijd organiseren?: Trek voor een kleine tekenwedstrijd minimaal 3 weken voorbereiding uit. Gebruik de eerste week voor thema, regels, locatie en jury, de tweede week voor inschrijvingen en bestellingen en de laatste week voor bevestigingen en materiaalcontrole.
Hoeveel tekenmateriaal heb je nodig per deelnemer?: Voorzie per deelnemer één set tekenpapier, een schetsboek of ondergrond, grafietpotloden, kleurmateriaal, een gum en een slijper. Leg daarnaast 10 procent extra sets klaar, zodat een tekort of beschadigd materiaal niet direct de wedstrijd stillegt.
Hoeveel tijd geef je deelnemers bij een tekenwedstrijd?: Voor een eenvoudige wedstrijd is 60 tot 90 minuten tekentijd werkbaar. Reserveer daarnaast 15 minuten voor registratie en uitleg en minimaal 30 minuten voor jurering en de prijsuitreiking.
Wanneer moet je de deelnemers bevestigen?: Bevestig iedere deelnemer uiterlijk 5 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin het wedstrijdnummer, de starttijd, de locatie, wat je verstrekt en of deelnemers eigen tekenmateriaal mogen meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.