Tattoo- en piercingbeurs organiseren: checklist

Een tattoo- en piercingbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten uitnodigen. Je regelt tegelijk standplaatsen, vergunningen, bezoekersstromen, betalingen, catering en veilige stroomvoorziening. Begin met datum en locatie, leg daarna de voorwaarden voor deelnemers vast en werk toe naar een definitieve artiestenlijst. In de laatste week draait het vooral om tellen, printen, afstemmen en klaarzetten: van polsbandjes en formulieren tot gekoelde dranken en duidelijke bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Tattoo-artiesten benaderen
2 personen
Piercers benaderen
2 personen
Muziek en entertainment reserveren
Catering reserveren
Fotograaf reserveren
Plattegrond met stands maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden versturen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediacampagne starten
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiestenlijst bevestigen
2 personen
Bezoekersinformatie versturen
2 personen
Leveringen met deelnemers afstemmen
2 personen
Polsbandjes en tickets tellen
Inschrijvingen en formulieren printen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Toegang en nooduitgangen controleren
2 personen
Standplaatsen uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standwanden plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroompunten veilig verdelen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Artiesten aanmelden
2 personen
Artiestenpassen uitdelen
2 personen
Piercingwerkplekken controleren
2 personen
Tattoo-werkplekken controleren
2 personen
Hygiënematerialen uitdelen
2 personen
Horecapunt inrichten
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Briefing voor medewerkers geven
3 personen
Deuren en entree openen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Tattoo-afspraken registreren
2 personen
Piercingafspraken registreren
2 personen
Leeftijdscontrole uitvoeren
2 personen
Informatie over nazorg uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Werkplekken tussentijds schoonmaken
2 personen
Podiumprogramma begeleiden
2 personen
Fotomomenten begeleiden
Muziek tijdens beurs verzorgen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Entree sluiten
2 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Artiesten uitchecken
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Horecapunt leegmaken
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Standwanden afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Sanitaire ruimtes schoonmaken
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Facturen en bonnetjes verzamelen
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Standwandenaantal 20
Kleedtafelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Baliebalie
Opbergkrattenaantal 20

Apparatuur

Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 15
USB-opladersaantal 8
Koelboxenaantal 6
Kassalade

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 12
Lichtstatievenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Beursbannersaantal 6
Entreebord
Richtingsbordenaantal 12
Artiestenbordenaantal 30
Stoffen tafelkledenaantal 30
Vlaggenlijnenaantal 8
Fotowand
Ballonnenaantal 100

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koelrekkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiedispensersaantal 10

Tattoo- en piercingmateriaal

Schermafvalcontainersaantal 12
Naaldencontainersaantal 12
RVS werkbladenaantal 12
Werkplekmattenaantal 24
Tattoo-stoelenaantal 12
Piercingstoelenaantal 6
Vergrootlampenaantal 8
Displayvitrinesaantal 12
Sieradendisplaysaantal 12

Registratie

Bezoekersbadgesaantal 1000
Artiestenpassenaantal 100
Polsbandjesaantal 1000
Ticketrollenaantal 1000
Klembordenaantal 12
Baliepennenaantal 30
Clipboardsaantal 12
Bezoekersformulierenaantal 500
Toestemmingsformulierenaantal 300
Nazorgfoldersaantal 500
Kassa- en wisselgeldbak

Catering

Boodschappen

Tips

Leg standplaatsen vroeg vast en stuur deelnemers één plattegrond met tafelafmetingen, laad- en lostijden en hun toegewezen plek. Zo voorkom je opbouwproblemen wanneer meerdere artiesten tegelijk arriveren.
Controleer vergunningen en meldingen voordat je artiesten en catering definitief bevestigt. Plan hiervoor minimaal 8 weken vóór de beurs, omdat aanvullende voorwaarden je indeling of openingstijden kunnen beïnvloeden.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen vóór de beurs door aan de catering. Zet daarnaast een aparte plek klaar voor gekoelde dranken en koelboxen.
Maak bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vóór de beurs definitief met route, entree, openingstijden, ticket- of polsbandjesinformatie en betaalmogelijkheden. Print ook inschrijvingen en formulieren, zodat je niet afhankelijk bent van laptops of tablets.
Test stroom, geluid en betalingen vóór de opening: controleer verlenghaspels, stekkerdozen, USB-opladers, pinapparaten en microfoons afzonderlijk. Houd reservebatterijen en een kassalade op één vaste balie bij de entree.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tattoo- en piercingbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van tattoo-artiesten en piercers. Reserveer catering, muziek en fotograaf bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf.
Hoe deel ik stands op een tattoo- en piercingbeurs in?: Maak uiterlijk 6 weken vooraf een plattegrond en wijs iedere deelnemer een vaste standplaats toe. Houd bij de entree ruimte voor de baliebalie, kassa en bezoekersstroom en plan minimaal één duidelijke doorgang tussen de stands.
Wanneer moet ik de artiestenlijst en bezoekersinformatie bevestigen?: Bevestig de artiestenlijst 2 tot 3 weken vóór de beurs en verwerk daarna wijzigingen direct in de plattegrond en communicatie. Verstuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat bezoekers route, tijden en entreevoorwaarden kennen.
Wat moet ik de dag voor een tattoo- en piercingbeurs klaarzetten?: Zet tafels, stoelen, standwanden, bewegwijzering, banners en verlichting alvast klaar als de locatie dat toelaat. Tel polsbandjes en tickets, print formulieren, verzamel materialen en koel dranken minimaal 12 uur vóór de opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.