Checklist para organizar una feria de tatuajes y piercings

Organizar una feria de tatuajes y piercings exige coordinar artistas, puestos, visitantes y proveedores en un mismo espacio. Esta checklist reúne las tareas y materiales necesarios, desde fijar la fecha y tramitar permisos hasta preparar el montaje, las inscripciones y la recepción. También te ayuda a cerrar a tiempo la lista de tatuadores y piercers, distribuir los stands y enviar la información final. Úsala como calendario de trabajo para detectar lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Contactar a los tatuadores
2 personas
Contactar con piercers
2 personas
Reservar música y entretenimiento
Reservar el catering
Reservar fotógrafo
Crear plano con stands
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Enviar las condiciones de participación
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Lanzar una campaña en redes sociales
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la lista de artistas
2 personas
Enviar información a los visitantes
2 personas
Coordinar las entregas con los participantes
2 personas
Contar pulseras y entradas
Imprimir inscripciones y formularios
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar accesos y salidas de emergencia
2 personas
Marcar los puestos
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Instalar los paneles del stand
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Distribuir de forma segura los puntos de corriente
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Inscribir artistas
2 personas
Repartir acreditaciones de artista
2 personas
Comprobar los puestos de piercing
2 personas
Comprobar los puestos de tatuaje
2 personas
Repartir material de higiene
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Dar briefing al personal
3 personas
Abrir las puertas y la entrada
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir pulseras
3 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Registrar citas de tatuaje
2 personas
Registrar citas de piercing
2 personas
Realizar control de edad
2 personas
Distribuir información sobre cuidados posteriores
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Limpiar los puestos de trabajo entre sesiones
2 personas
Coordinar el programa del escenario
2 personas
Coordinar los momentos fotográficos
Gestionar la música durante la feria
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar la entrada
2 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

Hacer el check-out de los artistas
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Vaciar el punto de hostelería
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las paredes del stand
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Recopilar facturas y recibos
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 30
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Paredes para standscant. 20
Mesas de maquillajecant. 12
Percheroscant. 6
Postes separadorescant. 12
Mostrador de recepción
Cajas de almacenamientocant. 20

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Portátilescant. 3
Tabletscant. 3
Datáfonoscant. 3
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 15
Cargadores USBcant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cajón de la caja registradora

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Iluminación ambientalcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Banners de la feriacant. 6
Cartel de entrada
Señales direccionalescant. 12
Carteles para artistascant. 30
Manteles de telacant. 30
Guirnaldascant. 8
Photowall
Globoscant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Rejillas de enfriamientocant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de desinfectantecant. 10

Material de tatuaje y piercing

Contenedores para residuos de pantallacant. 12
Contenedores para agujascant. 12
Encimeras de acero inoxidablecant. 12
Colchonetas de trabajocant. 24
Sillas para tatuajescant. 12
Sillas para piercingcant. 6
Lupascant. 8
Vitrinascant. 12
Expositores de joyascant. 12

Registro

Credenciales para visitantescant. 1000
Pases de artistascant. 100
Pulserascant. 1000
Rollo de ticketscant. 1000
Portapapelescant. 12
Bolígrafos para la recepcióncant. 30
Portapapelescant. 12
Formularios de visitantescant. 500
Formularios de autorizacióncant. 300
Folletos de seguimientocant. 500
Caja registradora y caja de cambio

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de contactar con artistas: necesitarás esos datos para enviar las condiciones de participación y publicar el formulario de inscripción.
Prepara el plano de los stands antes de asignar espacios. Reserva zonas claras para recepción, circulación, catering y entregas, y comunica a cada participante dónde debe descargar y montar su material.
Confirma la lista de tatuadores y piercers al menos 2 semanas antes. Con esa lista puedes actualizar los carteles de artistas, las invitaciones y la información que recibirán los visitantes.
Haz un recuento final de entradas y pulseras 2 o 3 días antes, e imprime las inscripciones y formularios con margen. Lleva también tablets, portátiles, datáfonos, cargadores y regletas para evitar depender de un único punto de registro.
Coordina las entregas con los participantes antes del montaje y comprueba la electricidad y la iluminación en cada puesto. Reúne enrollacables, baterías de repuesto, focos LED y neveras portátiles antes de enfriar las bebidas y preparar el catering.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de tatuajes?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha y lugar, comprobar permisos, contactar con artistas y reservar proveedores. Deja las 2 últimas semanas para confirmar participantes, plano, entregas y comunicación a visitantes.
¿Cuándo debo confirmar a los tatuadores y piercers?: Intenta cerrar la lista al menos 2 semanas antes de la feria. Así tendrás tiempo para asignar stands, preparar los carteles de artistas, publicar la información definitiva y resolver bajas o cambios.
¿Qué debo revisar el día anterior a una feria de tatuajes?: Comprueba el plano, las mesas, sillas, paredes de los stands, recepción, señalización y equipos de registro. Cuenta entradas y pulseras, reúne formularios y cargadores, y deja bebidas y catering preparados según el horario de apertura.
¿Qué material necesita cada stand de tatuaje o piercing?: Como base, revisa mesas, sillas o taburetes, iluminación suficiente, regletas, enrollacables y cajas de almacenamiento. Confirma con cada participante sus necesidades específicas antes de asignar el espacio y coordina sus entregas con antelación.

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