Zo organiseer je een tattoo- en piercingbeurs

Begin met de datum, locatie en vergunningen voordat je artiesten vastlegt. Daarna bouw je het programma op rond tattoo-artiesten, piercers, stands en bezoekersstromen. Een duidelijke plattegrond voorkomt dat entree, wachtrijen en werkplekken elkaar op de beursdag hinderen. Regel daarnaast vroeg de stroomvoorziening, pinmogelijkheden, catering en communicatie met deelnemers. De laatste week draait vooral om bevestigen, tellen en printen: artiestenlijst, inschrijvingen, tickets, polsbandjes en leveringen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
3
Tattoo-artiesten benaderen
2 personen
4
Piercers benaderen
2 personen
5
Muziek en entertainment reserveren
6
Catering reserveren
7
Fotograaf reserveren
8
Plattegrond met stands maken
2 personen
9
Standplaatsen toewijzen
2 personen
10
Deelnemersvoorwaarden versturen
11
Inschrijfformulier publiceren
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Socialmediacampagne starten
2 personen
14
Posters verspreiden
3 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Artiestenlijst bevestigen
2 personen
18
Bezoekersinformatie versturen
2 personen
19
Leveringen met deelnemers afstemmen
2 personen
20
Polsbandjes en tickets tellen
21
Inschrijvingen en formulieren printen
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Catering voorbereiden
3 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Toegang en nooduitgangen controleren
2 personen
28
Standplaatsen uitzetten
3 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Standwanden plaatsen
3 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Stroompunten veilig verdelen
2 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Registratiebalie inrichten
2 personen
35
Artiesten aanmelden
2 personen
36
Artiestenpassen uitdelen
2 personen
37
Piercingwerkplekken controleren
2 personen
38
Tattoo-werkplekken controleren
2 personen
39
Hygiënematerialen uitdelen
2 personen
40
Horecapunt inrichten
3 personen
41
Hapjes klaarzetten
3 personen
42
Briefing voor medewerkers geven
3 personen
43
Deuren en entree openen
3 personen
44
Bezoekers registreren
4 personen
45
Polsbandjes uitdelen
3 personen
46
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
47
Tattoo-afspraken registreren
2 personen
48
Piercingafspraken registreren
2 personen
49
Leeftijdscontrole uitvoeren
2 personen
50
Informatie over nazorg uitdelen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Koffie en thee aanvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Werkplekken tussentijds schoonmaken
2 personen
58
Podiumprogramma begeleiden
2 personen
59
Fotomomenten begeleiden
60
Muziek tijdens beurs verzorgen
61
Laatste bezoekers informeren
2 personen
62
Entree sluiten
2 personen
63
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

64
Artiesten uitchecken
2 personen
65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Horecapunt leegmaken
3 personen
67
Servies verzamelen
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
70
Standwanden afbreken
3 personen
71
Decoratie verwijderen
2 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Sanitaire ruimtes schoonmaken
2 personen
74
Geleende materialen verzamelen
2 personen
75
Materialen terugbrengen
2 personen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
78
Gevonden voorwerpen registreren
79
Facturen en bonnetjes verzamelen
80
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Standwandenaantal 20
Kleedtafelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Baliebalie
Opbergkrattenaantal 20

Apparatuur

Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 15
USB-opladersaantal 8
Koelboxenaantal 6
Kassalade

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 12
Lichtstatievenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Beursbannersaantal 6
Entreebord
Richtingsbordenaantal 12
Artiestenbordenaantal 30
Stoffen tafelkledenaantal 30
Vlaggenlijnenaantal 8
Fotowand
Ballonnenaantal 100

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koelrekkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiedispensersaantal 10

Tattoo- en piercingmateriaal

Schermafvalcontainersaantal 12
Naaldencontainersaantal 12
RVS werkbladenaantal 12
Werkplekmattenaantal 24
Tattoo-stoelenaantal 12
Piercingstoelenaantal 6
Vergrootlampenaantal 8
Displayvitrinesaantal 12
Sieradendisplaysaantal 12

Registratie

Bezoekersbadgesaantal 1000
Artiestenpassenaantal 100
Polsbandjesaantal 1000
Ticketrollenaantal 1000
Klembordenaantal 12
Baliepennenaantal 30
Clipboardsaantal 12
Bezoekersformulierenaantal 500
Toestemmingsformulierenaantal 300
Nazorgfoldersaantal 500
Kassa- en wisselgeldbak

Catering

Boodschappen

Tips

Leg eerst de indeling vast en wijs daarna standplaatsen toe. Reserveer per stand niet alleen een tafel en stoel, maar ook ruimte voor standwanden, een kleedtafel of opbergkratten als een deelnemer die nodig heeft.
Controleer de stroom per zone voordat je apparatuur plaatst. Tel het aantal verlenghaspels en stekkerdozen, plan USB-opladers bij de balie en houd reservebatterijen en LED-bouwlampen apart voor storingen of donkere hoeken.
Stuur deelnemersvoorwaarden en bezoekersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet daarin de aanlevertijd, toegewezen stand, entree-informatie, betaalmogelijkheden en een contactpersoon voor leveringen.
Maak de entree zelfstandig herkenbaar met een entreebord, richtingsborden en artiestenborden. Tel polsbandjes en tickets niet op gevoel: leg de aantallen naast de verwerkte aanmeldingen en houd een kleine reserve achter de balie.
Verzamel dieetwensen en bevestig catering vóór je boodschappen doet. Koel dranken pas wanneer de koelboxen klaarstaan en plan de voorbereiding zo dat catering, artiestenontvangst en het printen van formulieren niet op hetzelfde moment moeten gebeuren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tattoo- en piercingbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van artiesten en piercers. Start de publiekscampagne zodra de eerste deelnemers bevestigd zijn en stuur praktische bezoekersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs.
Hoe deel je een tattoo- en piercingbeurs praktisch in?: Maak eerst een plattegrond met entree, balie, stands, wachtruimte, catering en looproutes. Wijs daarna de standplaatsen toe en controleer minstens 2 keer of tafels, stoelen, standwanden, stroompunten en leveringen op dezelfde indeling aansluiten.
Wat moet ik een week voor een tattoo- en piercingbeurs controleren?: Bevestig de artiestenlijst, deelnemersvoorwaarden, catering, fotograaf, muziek en leveringen. Print inschrijvingen en formulieren, tel tickets en polsbandjes en stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de bezoekersinformatie.
Hoe voorkom ik problemen met stroom en betalingen op een tattoo- en piercingbeurs?: Breng per stand en servicepunt in kaart welke apparatuur stroom nodig heeft en leg verlenghaspels, stekkerdozen en opladers vooraf klaar. Test alle pinapparaten en laptops uiterlijk 1 dag van tevoren en houd een kassalade en reservebatterijen achter de balie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.